Pengalaman Mengurus Visa Schengen Sendiri

Ketika akhir Desember 2023 suami mendapat ballot/undian untuk berpartisipasi dalam Berlin Marathon 2024, kami berencana mengurus aplikasi visa Schengen lewat agen.

Karena event-nya di bulan September, maka kami jadwalkan baru akan mulai mencari agen dan mengajukan permohonan visa akhir Juli dengan estimasi proses aplikasi selesai dalam waktu 2 minggu. Masih cukup waktu seandainya aplikasi ditolak dan harus mengajukan ulang.

Ini bukan pertama kali kami mengajukan visa Schengen tapi baru pertama kalinya lewat Jerman. Aturan memilih negara tempat mengajukan visa didasarkan pada negara mana yang akan kita kunjungi paling lama.

Di satu kesempatan di bulan Mei, saya berkumpul dengan teman-teman komunitas pelari yang sebagian dari mereka akan pergi juga ke Berlin.

Beberapa sudah mulai mengurus visa Schengen dan ketika saya bilang kan masih lama, mereka menjawab dengan, slot pengajuan visa turis Schengen lewat Jerman sulit didapat. 

Mendengar info tersebut saya dan suami segera mencari informasi lebih lanjut. Saya kontak satu travel agent yang saya kenal dan suami juga menghubungi agen langganan kantornya.

Ternyata info yang didapat sama dengan informasi dari teman kami. VFS (perusahaan yang mengurus pengajuan visa untuk semua negara di seluruh dunia) Jerman membuka slot secara random. Jadi agen harus rajin membuka website untuk melihat apakah slot untuk jadwal interview terbuka atau tidak.

Agen yang saya hubungi langsung membuka website dan mengirim pesan bahwa ada slot terbuka di tanggal 30 Juni dan dia minta saya mengirimkan copy paspor kami berdua dalam bentuk pdf. Tidak lama setelah saya kirim dokumennya dia mengirim pesan bahwa webnya error jadi tidak bisa mendaftar.

Melihat ketidakpastian dan ketergantungan pada pihak ke 3, maka selain minta tolong agen langganan kantor suami, saya mencoba mendaftar sendiri.

Saya buka web VFS Visa Jerman lalu membuat akun. Setelah itu selama beberapa hari saya rajin login secara random di jam kerja, mencoba peruntungan mencari tanggal yang terbuka untuk interview  visa.

Sembari menunggu dapat tanggal interview  visa, kami menyiapkan dokumen yang dibutuhkan. Di website VFS Visa Jerman, seperti negara-negara lain pada umumnya, daftar dokumen yang dibutuhkan antara lain sbb:

1. Paspor asli lama dan baru
2. Photo terbaru ukuran 3,5x4,5 latar putih 2 lembar
3. Undangan
4. Sponsor (disebutkan gaji perbulan dan tanggal mulai bekerja)
5. Copy KTP, KK (diterjemahkan ke bahasa inggris/jerman)
6. SIUP perusahaan (diterjemahkan ke bahasa inggris/jerman) - untuk pengusaha
7. Slip gaji 3 bln terakhir (diterjemahkan ke bahasa inggris/jerman)
8. Konfirmasi tiket
9. Konfirmasi hotel
10. Asuransi perjalanan
11. Rek koran perusahaan 3 bulan terakhir yg di cap bank asli -- untuk pengusaha
12. Rek koran pribadi 3 bln terakhir yg dicap bank asli

Hampir seminggu tidak ada kabar dari agen langganan. Saya sendiri juga tidak pernah melihat ada tanggal terbuka di kalender VFS, selain itu kami juga sibuk mengurus persiapan pernikahan anak bungsu kami di akhir Juni.

Senin 10 Juni, lewat jam 9 malam sebelum naik ke kamar saya iseng membuka web VFS Visa. Kaget sekali melihat ada 1 tanggal open yaitu tanggal 12 Juni. Saya langsung klik tanggalnya dan memilih jam interview. 

Hanya 1 hari tersisa untuk melengkapi berkas. Ternyata KTP dan KK kami belum diterjemahkan. Beruntung ada sepupu yang menjadi penerjemah tersumpah dan dia bisa langsung kerjakan hari Selasa pagi.

Tanggal 12 Juni pagi, sebelum jadwal interview  kami sudah sampai di Kuningan City, tempat kantor VFS Visa berada. Lokasi ini selalu ramai, baik yang untuk Schengen maupun untuk Jepang di lantai yang lain. 

Tepat jam 10 sesuai jadwal, pak security baru mengijinkan kami masuk. Di dalam kami mengambil nomer antrian lalu masuk ruangan besar pemeriksaan berkas. Antrian sudah panjang tapi counternya banyak dan dibagi-bagi per negara. Untuk Jerman ada sekitar 4 petugas pemeriksaan dokumen. 

Hampir 1 jam kami menunggu dipanggil, dan waktu diperiksa ternyata ada beberapa dokumen yang belum lengkap, yaitu:

1. Surat pengantar yang memuat tujuan kami pergi ke Jerman;

2. Asuransi perjalanan dengan coverage untuk Covid (meskipun Covid sudah berakhir);

3. Khusus untuk saya ternyata meskipun pensiunan dan perjalanan saya ditanggung suami, saya tetap harus melampirkan rekening bank 3 bulan terakhir.

Surat pengantar kami buat dengan tulisan tangan untuk melengkapi itinerary perjalanan kami.

Asuransi perjalanan sebetulnya saya sudah membeli dari Zurich insurance seperti yang selalu saya gunakan selama ini, tapi karena ada requirement khusus penyakit Covid, maka kami membeli polis baru.

Di lobi kantor VFS ada desk khusus yang menjual asuransi perjalanan. 2 urusan pertama beres. Yang ke 3 agak sulit karena pada umumnya nasabah harus datang langsung ke kantor bank untuk minta diprintkan rekening koran lalu distempel oleh pihak bank dan ditandatangan pejabatnya. 

Petugas di counter VFS memberi kami waktu sampai jam 2 siang untuk melengkapi kekurangan dokumen. Sementara itu kami masih harus menunggu panggilan petugas biometrik di counter sebelahnya. Saat itu sudah mendekati jam makan siang.

Beruntung relationship officer bank saya bisa dihubungi di jam makan siang, dan setelah berbicara panjang lebar penuh dengan penjelasan dan alasan kenapa saya tidak bisa datang sendiri ke bank, akhirnya beliau bersedia menyiapkan dokumennya untuk diambil supir saya. 

Setelah selesai proses biometrik saya berdua suami keluar dari kantor VFS untuk makan siang sambil menunggu supir datang. Jam 13.30 akhirnya supir datang membawa dokumen terakhir yang dibutuhkan. Lega sekali setelah semua berkas masuk dan saya menerima tanda terima pengajuan visa dan bukti pembayaran.

"14 hari prosesnya, bu", kata petugas counter.

3 minggu setelahnya, di pertengahan bulan Juli pengajuan visa kami disetujui. Alhamdulillah. 

Tips untuk mengurus visa sendiri

Banyak orang kuatir mengurus visa sendiri karena takut ditolak, takut ribet, malas antri panjang, dsb.

Sebenarnya kalau dokumen kita lengkap sesuai persyaratan, 99% kemungkinan visa kita akan disetujui. Karena negara tujuan tsb pasti tidak mau kehilangan tamu/turis ke negara mereka. Dan mengurus sendiri itu jauh lebih hemat daripada lewat agen.

Yang perlu diperhatikan adalah ketelitian dalam menyiapkan dokumen yang diminta. Seperti saya tulis di atas, khusus untuk Schengen kita harus mengajukan visa di negara di mana kita paling lama tinggal. 

Visa Schengen Belanda konon lebih mudah dibanding negara Eropa lain.

Paspor. Selalu bawa paspor lama untuk pendukung, terutama kalau di paspor lama tersebut ada beberapa stempel visa dari negara yang akan jadi tujuan. 

Pas Foto sesuai ukuran dan warna latar, biasanya studio foto sudah tahu hal ini. Pastikan foto yang dipakai belum pernah digunakan di visa sebelumnya. 

Rekening bank, jika mengajukan di tanggal 13 Mei, pastikan rekening bank dicetak per bulan Mei juga. Bagi istri yang tidak bekerja dan disupport suami, ada negara yang membolehkan 1 rekening bank digunakan untuk 1 keluarga, tapi untuk Schengen Jerman di atas, ternyata saya harus menyediakan atas nama saya sendiri. 

Asuransi perjalanan, dengan durasi dari tanggal berangkat hingga tanggal kepulangan. Perhatikan apakah ada special requirement seperti coverage for Covid seperti ditulis di atas. Setelah Covid berlalu saya sudah bepergian ke Jepang dan Australia, dan dua negara tersebut tidak minta asuransi khusus Covid. 

Oya, mengenai biaya, biaya yang diminta agen untuk 1 orang, cukup untuk membayar proses pengurusan 2 orang dan masih ada lebihnya. Prosesnya pun tidak terlalu lama, saya masuk sesuai jadwal jam 10, jam 13.30 saya sudah keluar dari kantor VFS. Dan ini sudah termasuk saya makan siang di lantai dasar.

Demikian kisah saya mengurus pengajuan visa Schengen sendiri. Semoga bermanfaat.