Perencanaan dan Pengelolaan Tenaga Kerja serta Manajemen Mutu (Universitas Pamulang)

Di susun oleh (Kelompok 7) :

Dhea Malinda                 : 171011200569

Julya Hermawati           : 171011250181

Puri Sri Herpani            : 171011250209

Veratika                            : 171011250143

PERANCANGAN TENAGA KERJA 

Tenaga kerja merupakan istilah yang identik dengan istilah personalia atau sumber daya manusia. Oleh karena itu, pengertian tenaga kerja dapat dilihat secara makro maupun mikro.Secara makro,tenaga kerja atau manpower adalah kelompok yang menduduki usia kerja. Secara mikro, tenaga kerja adalah karyawan atau employee yang mampu memberikan jasa dalam proses produksi. Jadi, secara makro pengertian tenaga kerja bersifat kuantitas, yaitu jumlah penduduk yang mampu bekerja.Sedang secara mikro,pengertian tenaga kerja bersifat kualitas, yaitu sebagai jasa yang diberikan atau dicurahkan dalam proses produksi. Dalam konteks pengertian ini, maka tenaga kerja sering dipandang sebagai human atau intelectual capital perusahaan. Pada prakteknya, khususnya di Indonesia, istilah tenaga kerja meliputi buruh, karyawan dan pegawai (Siswanto, 2002).

Bagi perusahaan, karyawan adalah asset yang paling bernilai. Untuk hal ini, Robert Owen (1771–1858) juga menekankan bahwa unsur karyawan merupakan unsur terpenting dalam operasi perusahaan.Karyawan bahkan disebutnya sebagai vital machine. Lebih lanjut, dikatakan juga bahwa peningkatan produktivitas akan tercapai apabila terdapat peningkatan kondisi karyawan.Kondisi yang dimaksud adalah kondisi ditempat kerja dan diluar tempat kerja. Dengan demikian,perusahaan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap karyawan, baik secara material maupun moral.

Memasuki abad ke -21 atau disebut era milenium ketiga,kehidupan dunia bisnis ditandai berbagai perubahan. Beberapa pakar telah mengidentifikasi perubahan tersebut. Naisbitt dan Aburdence (1985) mencatat berbagai perubahan tersebut ditandai oleh:

1. Pergeseran dari masyarakat industri ke arah masyarakat informasi.

2. Pergeseran dari teknologi yang mengunakan banyak tenaga kerja (forced technology ) menjadi teknologi tinggi dan teknologi tekan tombol (high tech and high touch).

3. Pergeseran dari ekonomi nasional menjadi perekonomian dunia.

4. Pergeseran dari perencanaan jangka pendek ke arah perencanaan jangka panjang.

5. Pergeseran dari organisasi yang bersifat sentralisasi ke organisasi yang bersifat desentralisasi.

Terkait dengan paparan di atas, Michael E. Porter (1985) mengemukakan lima kekuatan persaingan yang harus dihadapi oleh setiap perusahaan. Lima kekuatan itu adalah:

1) persaingan yang terjadi antara perusahaan yang ada.

2) persaingan yang timbul dari perusahaan baru.

3) persaingan yang timbul dari kekuatan pemasok.

4) persaingan yang timbul dari kekuatan pembeli.

5) persaingan yang timbul dari produk subtitusi.

Dengan demikian, faktor tenaga kerja tidak semata-mata dipandang sebagai faktor produksi sebagaimana halnya faktor-faktor produksi lainnya, tetapi merupakan aset atau kekayaan perusahaan utama yang “tak lekang oleh panas, tak lapuk oleh hujan”. Karena itu, dalam upaya untuk memenangkan persaingan, maka faktor tenaga kerja sebagai asset perusahaan utama perlu dikelola dengan benar. Mengelola tenaga kerja dengan benar berarti mewujudkan tenaga kerja yang mampu bekerja dengan produktivitas kerja tinggi melalui pelaksanaan fungsi administratif dan fungsi operasional. Fungsi administratif dan fungsi operasional adalah dua hal yang terdapat dalam pengelolaan tenaga kerja, sedangkan produktivitas kerja yang tinggi adalah tujuan yang ingin dicapai dalam pengelolaan tenaga kerja.

A.Manfaat Perencanaan Tenaga Kerja

Salah satu hal penting yang merupakan manfaat perencanaan tenaga kerja, bahwa dengan itu dapat dimungkinkan tenaga kerja yan ada dimanfaatkan secara lebih baik, setidak-tidaknya ada pedoman yang dapat digunakan dalam penggunaan tenaga kerja yang ada secara lebih efisien dan lebih efektif.

Dengan adanya perencanaan tenaga kerja,maka usaha pertama yang harus dilakukan adalah mengadakan inventarisasi tenaga kerja dalam hal-hal sebagai berikut :

1.  Jumlah tenaga kerja yang ada.
2. Kualifikasi masing-masing tenaga kerja.
3. Lama dinas masing-masing tenaga kerja.
4. Kemampuan, pengetahuan dan pendidikan masing-masing tenaga kerja.
5. Potensi bakat masing-masing tenaga kerja.
6. Minat atau perhartian tenaga kerja.

B. Pengelolaan Tenaga Kerja

Istilah pengelolaan tenaga kerja adalah kata lain untuk manajemen personalia, manajemen sumber daya manusia, atau manajemen tenaga kerja. Untuk memahami apa yang dimaksud dengan pengelolaan tenaga kerja, perhatikan pendapat pakar berikut ini.

• Definisi Pengelolaan Tenaga Kerja

Edwin B. Flippo (1984) memberi batasan manajemen personalia sebagai berikut:
Manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumberdaya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat.

Syafaruddin Alwi (2001) mendefinisikan manajemen sumberdaya manusia sebagai: cara pengelolaan sumberdaya insani dalam organisasi dan lingkungan yang mempengaruhinya agar mampu memberikan konstribusi secara optimal bagi pencapaian tujuan organisasi.

Siswanto (2002) memberi batasan manajemen tenaga kerja tenaga sebagai berikut:
Manajemen tenaga kerja dapat didefinisikan sebagai seni dan ilmu dalam fungsi pokok manajemen dalam hubungannya dengan pelaksanaan fungsi administratif dan fungsi operasional terhadap tenaga kerja dalam rangka mencapai daya guna dan hasil guna sebesar-besarnya.

Berdasarkan ketiga definisi di atas, dapat dikemukakan batasan pengelolaan tenaga kerja sebagai berikut: pengelolaan tenaga kerja adalah upaya untuk meningkatkan konstribusi produktif tenaga kerja terhadap perusahaan yang dilakukan dengan berpegang pada prinsip dan melaksanakan fungsi administratif serta fungsi operasional. Dari definisi tersebut, teridentifikasi tujuan, prinsip dan fungsi utama pengelolaan tenaga kerja.

• Tujuan Pengelolaan Tenaga Kerja

Telah diutarakan sebelumnya bahwa tujuan pengelolaan tenaga kerja adalah meningkatkan konstribusi atau sumbangan produktifnya terhadap perusahaan. Konstribusi yang dimaksud meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Meningkatkan komitmen, yaitu kesetiaan dan ketaatan terhadap perusahaan. Kesetiaan adalah tekad dan kesangggupan menaati, melaksanakan,dan mengamalkan sesuatu yang ditaati dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab. Tekad dan kesanggupan ini ditunjukkan oleh sikap, perilaku sehari-hari dan perbuatan dalam melaksanakan tugas sebagaimana diharapkan perusahaan. Ketaatan menunjukkan kesanggupan individu untukmenaati peraturan,baik secara tertulis maupun tidak tertulis sesuai dengan serta kesanggupan untuk tidak melanggar.
2. Menghasilkan tenaga kerja yang berproduktivitas tinggi.
3. Meningkatkan kompetensi,yaitu motivasi,kepercayaan diri, pengetahuan, dan keterampilan tenaga kerja.

1. Mewujudkan iklim kerja yang kondusif. Iklim kerja adalah kondisi, situasi, dan keadaan lingkungan kerja di perusahaan. Iklim kerja bersama-sama dengan motivasi dan kompetensi adalah penentu kinerja individu tenaga kerja. Iklim kerja yang kondusif adalah faktor pendukung atau pendorong yang menyediakan peluang bagi setiap individu tenaga kerja untuk mewujudkan semua potensi yang dimilikinya secara optimal. Iklim kerja yang kondusif ditandai oleh terciptanya semangat dan gairah kerja yang tinggi dari tenaga kerja.

Teknik pengukuran kerja dapat digunakan untuk tujuan berikut :

• Mengevaluasi Prestasi Kerja
  Hal ini dilakukan dengan membandingkan output aktual dalam suatu periode dengan output standar yang ditentukan dari pengukuran kerja. Hasil yang diperoleh berupa adanya kesesuaian atau ketidaksesuaian antar output, yang dapat menjadi dasar bagi pengambilan keputusan terhadap karyawan.
• Merencanakan Kebutuhan Karyawan
  Untuk suatu tingkat output tertentu dimasa mendatang, dan dengan membandingkannya dengan ketersediaan waktu kerja, hasil pengukuran kerja dapat digunakan untuk menentukan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan.
• Menentukan Kapasitas yang Tersedia
  Dengan jumlah karyawan dan ketersediaan peralatan tertentu, ditambah dengan ketersediaan waktu, standar kerja yang dimiliki organisasi dapat digunakan untuk memprediksi kapasitas yang tersedia.
• Menentukan Harga Produk
  Standar kerja yang diperoleh melalui pengukuran kerja merupakan salah satu unsur dalam penetapan harga pokok dan harga jual. Keberhasilan penetapan harga produk akan menentukan kelangsungan hidup perusahaan tersebut.
• Membandingkan Metode Kerja
  Apabila sedang dilakukan evaluasi dan penilaian atas beberapa metode yang berbeda, standar kerja dapat memberikan dasar untuk melakukan perbandingan ekonomis atas metode metode tersebut.
• Mempermudah Penjadwalan
  Salah satu input data bagi semua sistem penjadwalan adalah estimasi waktu bagi kegiatan kerja. Estimasi waktu ini biasanya diturunkan dari pengukuran kerja.
• Menentukan Upah Insentif
  Karyawan akan memperoleh insentif dan upah yang lebih tinggi apabila dapat mencapai atau melampaui output tertentu. Kegunaan standar kerja dalam hal ini adalah penentuan tingkat upah berdasarkan standar kerja sebesar 100%.

Ada beberapa pendekatan yang bisa dilakukan dalam penilaian kinerja:

• Pendekatan perilaku memfokuskan penilaian terhadap kinerja setiap tenaga kerja dilihat menurut deskripsi jabatannya.
• Pendekatan atribusi memfokuskan penilaian kinerja berdasarkan karakteristik atau sifat-sifat yang harus dimiliki individu tenaga kerja, bukan pada kinerjanya. Alasan penilaian adalah sifat-sifat yang dimiliki harus relevan dengan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, sehingga, akan mendorong prestasi indivi du menjadi lebih baik. Contoh sifat yang harus dimiliki misalnya tanggung jawab, kedisiplinan, ketegasan, komitmen dan sebagainya.
• hasil yang dikenal sebagai MBO (Management by Objective) memfokuskan penilaian kinerja berdasarkan pada tujuan atau hasil yang telah ditetapkan.
• berorientasi ke depan merupakan terbaru dalam sistem penilaian kinerja. ini memfokuskan penilaian kinerja berdasarkan prinsip pengembangan. Implementasi dari ini pada dasarnya merupakan pengintegrasian ketiga di atas.
• Pelatihan dan Pengembangan Tenaga Kerja Pelatihan terutama berorientasi pada upaya untuk meningkatkan keterampilan dan keahlian tenaga kerja yang berkaitan dengan jabatan atau pekerjaan saat ini (current job oriented ). Sasaran yang ingin dicapai melalui pelatihan ini adalah peningkatan kinerja individu tenaga kerja dalam jabatan atau pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya saat ini. Berbeda dengan pelatihan, pengembangan berorientasi pada upaya peningkatan kemampuan dan keahlian individu tenaga kerja yang harus dipersiapkan untuk kepentingan jabatan atau pekerjaan di masa datang. Jadi pengembangan lebih bersifat jangka panjang. Oleh karena itu, program pengembangan sering dilakukan melalui penugasan untuk mengikuti pendidikan yang lebih tinggi.
• Pemutusan Hubungan Kerja dimaksudkan untuk memberhentikan tenaga kerja dari jabatan/pekerjaan semula, baik atas prakarsa tenaga kerja yang bersangkutan maupun perusahaan. Pemutusan hubungan kerja pada prinsipnya dapat terjadi karena salah satu atau kedua belah pihak merasa rugi apabila hubungan kerjanya dilanjutkan. Pemutusan hubungan kerja dapat terjadi karena pengunduran diri secara sukarela. Penghentian yaitu pemutusan hubungan kerja sementara karena perusahaan mengalami kemunduran, pemecatan, dan pensiun.

MANAJEMEN MUTU

 

Manajemen mutu yang dikenal total management quality atau TQM dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang membantu sebuah organisasi, perusahaan, atau badan usaha untuk  mengawasi setiap kegiatan serta tugas dan tanggung jawab yang diperlukan dalam mempertahankan kualitas atau mutu dari perusahaan tersebut.Total management quality sendiri merupakan sebuah sistem yang menentukan kebijakan, merencanakan, mengontrol, dan mengembangkan kualitas mutu yang diberikan perusahaan. Sistem ini juga dikenal sebagai sebuah filosofi dasar yang menyatakan bahwa kepuasan pelanggan akan menentukan keberhasilan jangka panjang dari sebuah badan usaha. Di dalamnya, semua stakeholders atau pemangku kepentingan bekerjasama dalam peningkatan kualitas produk dan layanan serta budaya kerja di lingkungan perusahaan. Selain itu, ada definisi lain yang menjelaskan bahwa sistem manajemen dalam menjaga mutu adalah sebuah sistem manajemen yang lebih mengedepankan kualitas sebagai strategi bisnis yang berorientasi pada kepuasan pelanggan yang melibatkan seluruh SDM di perusahaan.

Manfaat Manajemen Mutu

Ada banyak manfaat yang bisa didapatkan dari proses jika diterapkan di dalam sebuah perusahaan. Antara lain :

1. Memberikan kepuasan kepada para pelanggan sehingga menjaga kepercayaan terhadap perusahaan.
2. Menumbuhkan rasa motivasi di dalam diri karyawan
3. Meningkatkan standar kerja di dalam perusahaan
4. Meningkatkan dan menjaga nama baik perusahaan

Tujuan Manajemen Mutu

Manajemen mutu sendiri memiliki beberapa tujuan yang diharapkan dapat tercapai di dalam prosesnya. Yaitu :

1. Menetapkan Visi dan Standar kerja bagi para anggota suatu organisasi atau badan usaha
2. Membangun motivasi dan budaya kerja di dalam organisasi maupun badan usaha
3. Membantu meningkatkan kepercayaan terhadap produk yang dihasilkan perusahaan baik dari anggota maupun pelanggan atau klien.
4. Memberikan inovasi atau pengembangan lebih lanjut dari perusahaan atau organisasi itu sendiri.

Fungsi Manajemen Mutu

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, manajemen mutu memiliki fungsi sebagai sebuah acuan atau tolak ukur dalam mengelola kualitas yang diberikan oleh suatu perusahaan, organisasi maupun badan usaha. Hal ini akan sangat mempengaruhi kualitas dan kinerja seluruh anggota perusahaan dalam menjalankan tugasnya masing-masing guna mencapai tujuan dan visi dari perusahaan tersebut.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Mutu

•Manajemen.

•Karyawan.

•Desain (barang/jasa).

•Fasilitas, proses dan peralatan.

•Material.

•Supllier.

Langkah-langkah Manajemen TerpaduEdwards Deming menggunakan 14 Langkah, yang kemudian dikembangkan menjadi 5 Konsep, yaitu :

• Perbaikan yang terus-menerus (continous improvement).
• Pemberdayaan karyawan.
• Perbandingan kinerja (Bencmarking).
• Penyediaan kebutuhan yang tepat pada waktunya (Just-In-Time).
• Pengetahuan mengenai peralatan.
• 14 Langkah Edwards Deming.
• Ciptakan konsistensi tujuan.
• Arahkan untuk perubahan yang lebih baik.
• Realisasikan mutu  ke dalam produk; hentikan ketergantungan pada pemeriksaan yang menemukan masalah.
• Ciptakan hubungan jangka panjang yang berdasarkan kinerja sebagai ganti dari pemberian penghargaan pada bisnis yang berdasarkan ukuran harga.
• Lakukan perbaikan terus-menerus, baik pada produk maupun pada jasa.
• Mulailah pelatihan karyawan.
• Tekankan setiap kepemimpinan.
• Hilangkan ketakutan.
• Hilangkan hambatan-hambatan antar departemen.
• Hindari memberi nasihat tak perlu kepada karyawan.
• Dukung, bantu dan perbaiki.
• Hilangkan perasaan bangga akan pekerjaannya.
• Bentuk berbagai program pendidikan dan perbaikan diri.
• Usahakan agar setiap orang di perusahaan bekerja dalam kegiatan perubahan perusahaan.

Total Quality Management (TQM)

Merupakan sistem manajemen yang :

• Menempatkan mutu sebagai strategi usaha .
• Melibatkan setiap fungsi dan anggota organisasi dalam upaya peningkatan mutu.
• Berorientasi sepenuhnya pada kepuasan pelanggan dan karyawan.
• Maksud Total dalam TQM.
• Tidak saja mutu produk / jasa, tetapi juga biaya, deliveri, keselamatan kerja, lingkungan hidup.
• Tidak saja bagian produksi/operasi, tetapi seluruh bagian perusahaan.
• Tidak saja para ahli di bidang mutu, tetapi seluruh anggota organisasi, dari pimpinan puncak, manager madya, supervisor sampai operator.
• Peranan Inspeksi.
• Sebuah  sistem  operasi  yang  baik  mempunyai  suatu  pengendalian  atas  proses  yang dilakukan.  Tugas  manajemen  operasi  bukan  hanya  membuat  sistem-sistem,  namun juga  memastikan  sistem  tersebut  memenuhi  standar  dengan  inspeksi.  Inspeksi  ialah suatu cara memastikan operasi telah mencapai kualitas yang diharapkan.Inspeksi  meliputi  pengukuran,  perasaan,  perabaan,  penimbangan,  atau  pemeriksaan produk  dengan  tujuan   menemukan  proses   yang  buruk  sesegera   mungkn.  Perlu diingat,  inspeksi  tidak  memperbaiki  kekurangan  dalam  sistem  atau  atau  cacat  pada produk  atau  mengubah  suatu  produk  dan  meningkatkan  nlainya.  Inspeksi  hanya berfungsi menemukan kekurangan atau cacat.Inspeksi  utamanya  berfokus  pada  dua  masalah  besar,  yaitu  :

1. Kapan  inspeksi dilakukan  dan 
2. Dimana  inspeksi  dilakukan. 

Proses Manajemen Mutu

Di dalam manajemen mutu, ada beberapa tahapan maupun proses yang perlu dilakukan yaitu :

Perencanaan dan Strategi Mutu

Untuk mencapai suatu tujuan, diperlukan proses perencanaan dan strategi yang matang agar keputusan-keputusan yang diambil dapat lebih terarah dan sesuai. Hal ini juga berlaku di dalam dunia bisnis. Untuk melaksanakan, harus diawali dengan perencanaan yang baik. rencana dan strategi yang dibuat pun juga harus memiliki struktur tahapan atau proses yang tepat. Hal ini dilakukan agar kualitas mutu yang diinginkan dapat tercapai dan memenuhi standar yang berlaku.Selain itu, di dalam tahap perencanaan strategi ini juga perlu dilakukan analisis untuk mengetahui kebutuhan dari konsumen atau pelanggan agar membantu meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap produk maupun jasa yang dihasilkan.

Implementasi Perencanaan Mutu

Setelah melakukan perencanaan strategi yang matang, implementasi mutu diperlukan untuk mengaplikasikan hasil rancangan yang sudah dibuat. Di dalam proses implementasi mutu, ada hal yang perlu diperhatikan, seperti standar pengerjaan atau pembuatan produk, dan pengecekan kualitas mutu. Jika sudah sesuai dengan standar mutu yang digunakan oleh perusahaan, barulah produk maupun hasil akan diberikan dan disebarluaskan kepada para konsumen di luar.

Evaluasi Mutu

Setelah mengimplementasikan produk dan menyebarluaskan produk kepada para konsumen, maka tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah proses evaluasi mutu. Proses evaluasi mutu berguna untuk meninjau kembali hasil dari produk yang dikeluarkan. Di dalam proses evaluasi ini, perusahaan perlu untuk memeriksa kembali tingkat kepuasan serta respon yang didapatkan dari produk yang sudah dihasilkan. Nantinya, hasil review atau evaluasi ini akan berguna dalam perbaikan atau pengembangan produk lebih lanjut.

DAFTAR PUSTAKA

hardianimalscience

cah-mbudur

triguntoroahmad

linovhr