Pemanfaatan Sistem Informasi dalam Pengelolaan Arsip Digital

5. Retensi dan Penyimpanan Jangka Panjang

Sistem informasi membantu dalam menetapkan kebijakan retensi arsip digital. Informasi tentang tanggal pembuatan, pembaruan, dan pemusnahan arsip dapat dicatat dan dipantau dengan mudah. Selain itu, sistem informasi juga dapat menyediakan kemampuan untuk menyimpan arsip dalam jangka panjang dengan format yang sesuai untuk menjaga integritas dan keterbacaan data di masa mendatang.

6. Pelacakan Revisi dan Audit

Sistem informasi memungkinkan pelacakan revisi arsip digital. Semua perubahan yang dilakukan pada arsip dapat dicatat, termasuk siapa yang melakukan perubahan dan kapan perubahan dilakukan. Hal ini penting untuk audit dan mempertahankan catatan keaslian arsip.

7. Penyusutan dan Pemusnahan

Sistem informasi dapat membantu dalam menyusutkan arsip digital yang sudah tidak diperlukan lagi atau yang telah melewati batas retensi. Penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan kebijakan dan pedoman yang ditetapkan. Sistem informasi juga dapat memfasilitasi proses pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi secara aman dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Pemanfaatan sistem informasi dalam pengelolaan arsip digital membawa banyak manfaat, termasuk efisiensi operasional, kemudahan akses, keamanan data, dan kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi.