Pada umumnya Sistem Informasi berperan untuk mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian guna mendukung fungsi operasi organisasi yang memiliki sifat manajerial yang berkaitan dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi. Pemanfaatan sistem informasi dalam pengelolaan arsip digital sangat penting dan memiliki banyak manfaat.
Sebagai rekaman informasi, arsip berperan sebagai ingatan, alat pembuktian, dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, barometer kegiatan suatu organisasi, dan bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya (Sedarmayanti, 2003: 43).
 Berikut adalah beberapa cara di mana sistem informasi dapat digunakan dalam pengelolaan arsip digital:
1. Penyimpanan dan Organisasi
Sistem informasi dapat berfungsi sebagai tempat penyimpanan serta pengorganisasian  arsip digital dengan efisien. Dengan memanfaatkan penggunaan sistem basis data, arsip dapat diatur dalam kategori, subkategori, atau metadata yang relevan. Hal ini memudahkan dalam pencarian dan pengambilan arsip di temu kembali.
2. Indeks dan Pencarian
Sistem informasi juga menyediakan fungsi pencarian yang canggih untuk mengidentifikasi dan menemukan arsip digital yang diperlukan. Indeks yang teratur dan metadata yang terkait dengan arsip memudahkan pengguna untuk melakukan pencarian berdasarkan keywords, tanggal, jenis file, atau atribut lainnya.
3. Keamanan dan Aksesibilitas
Sistem informasi menyediakan kontrol akses yang tepat untuk melindungi arsip digital dari akses yang tidak sah. Hanya user yang memiliki izin akses i yang dapat mengakses, mengedit, atau menghapus arsip. Selain itu, backup rutin dan kebijakan pemulihan bencana dapat diterapkan untuk menjaga keamanan dan ketersediaan arsip digital.
4. Kolaborasi dan Berbagi
Sistem informasi memungkinkan kolaborasi antara user dalam pengelolaan arsip digital. User dapat berbagi arsip, memberikan komentar, dan bekerjasama dalam satu platform. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi kerja dan memfasilitasi pertukaran informasi antar pengguna.
