Pembahasan Lengkap Perencanaan dan Manajemen Strategis

Perencanaan mencakup menetapkan tujuan organisasi, merumuskan strategi, dan mengembangkan rencana formal dengan tujuan tertulis dan program tindakan spesifik. Berikut ini adalah perencanaan menurut para ahli:

• Pendapat dari George R. Terry, perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta-fakta serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi dan merumuskan aktivitas-aktivitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

• Pendapat Sondang P. Siagian, perencanaan adalah proses pemikiran dan penentuan secaa matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

• Pendapat Malayu S.P. Hasibuan, perencanaan adalah proses penentuan tujuan organisasi, penetapan strategi untuk mencapai tujuan itu, dan pengembangan rencana aktivitas kerja organisasi.

Hal ini dapat bersifat formal atau informal. Formal berarti melibatkan dokumen tertulis dan berbagai tujuan dengan anggota organisasi. Sedangkan informal berarti sebaliknya, tanpa melibatkan dokumen tertulis dan anggota organisasi. Artikel kali ini akan membahas perencanaan formal di dalam organisasi.

Tujuan dari adanya perencanaan:

• Memberikan arah organisasi, dengan adanya perencanaan arah tujuan organisasi akan menjadi lebih jelas, disertai dengan koordinasi dan kerja sama yang baik akan membantu organisasi untuk mencapai tujuan.

• Mengurangi ketidakpastian, perencanaan membantu organisasi untuk mengantisipasi perubahan di masa depan dan meresponnya secara efektif, dengan perencanaan organisasi lebih siap menghadapi berbagai kemungkinan dan menghindari resiko.

• Meminimalkan pemborosan, perencanaan membantu organisasi untuk mengidentifikasi dan mengatasi ketidakefisienan, dengan perencanaan organisasi dapat menggunakan sumber dayanya secara lebih efisien dan menghindari pemborosan.

• Menetapkan tujuan pengendalian, perencanaan membantu organisasi menetapkan tujuan yang jelas dan terukur dengan perencanaan akan terdapat standar yang jelas untuk mengukur pencapaian tujuan.

Jenis-jenis rencana:

• Berdasarkan jangka waktu: Rencana jangka pendek, menengah, dan panjang.

• Rencana jangka pendek berarti akan segera dilaksanakan dalam kurun waktu satu tahun. Untuk jangkan menengah dalam kurun waktu 2 -- 5 tahun dan panjang lebih dari lima tahun.

• Berdasarkan cakupan: Rencana strategis, rencana taktis, dan rencana operasional.

• Rencana stratetegi mencakup di level organisasi, rencana taktis di level departemen atau divisi, dan rencana operasional di level individu.

• Berdasarkan sifat: Rencana sekali pakai dan rencana tetap.

• Rencana sekali pakai hanya dipergunakan sekali, seperti rencana mingguan. Sedangkan untuk rencana tetap merupakan perencanaan yang digunakan berulang kali dalam jangka waktu yang lama.

• Berdasarkan sumber: internal dan eksternal.

• Rencana dapat bersumber dari internal organisasi dan eksternal organisasi.

• Berdasarkan fungsi: rencana produksi, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, penelitian dan pengembangan.

• Perencanaan berdasarkan fungsi berarti disesuaikan dengan tujuan tertentu, contohnya rencana produksi.

• Berdasarkan tingkat keluwesan: Rencana tetap dan rencana fleksibel.

• Terdapat perencanaan yang sifatnya tetap dan kaku tidak dapat dirubah karena beberapa alasan sedangkan ada juga peraturan yang lebih fleksibel dan bisa dilakukan banyak penyesuaian di dalamnya.

Faktor kontingensi dalam perencanaan:

• Tingkat organisasi

Umumnya, manajer tingkat bawah terlibat dalam perencanaan operasional besar. Ketika seorang manajer naik ke tingkat yang lebih tinggi, keputusan yang diambilnya menjadi lebih strategis. Perencanaan manajemen puncak dalam organisasi pada dasarnya bersifat strategis.

• Tingkat ketidakpastian lingkungan

Ketika terjadi perubahan teknologi, sosial, keuangan, hukum, atau lainnya yang cepat dan signifikan, jalur yang ditentukan dengan baik dan tepat justru menghambat kinerja organisasi, bukannya membantu. Ketika ketidakpastian lingkungan hidup tinggi, rencana spesifik harus disesuaikan dengan perubahan, yang seringkali mengakibatkan biaya tinggi dan penurunan efisiensi. Dalam lingkungan yang sangat kompetitif saat ini, di mana sebagian besar industri diserang oleh para pengganggu, variabel-variabel situasional ini menunjukkan bahwa rencana harus lebih fleksibel sehingga kurang tepat dan jangka waktunya lebih pendek.

• Panjangnya komitmen masa depan

Semakin besar dampak rencana saat ini terhadap kewajiban masa depan, semakin lama manajemen harus membuat rencana. Konsep ini berarti bahwa rencana harus diperluas untuk memenuhi komitmen yang dibuat saat ini. Perencanaan untuk jangka waktu yang terlalu lama atau terlalu pendek tidaklah efektif. Manajer tidak merencanakan keputusan di masa depan. Sebaliknya, mereka merencanakan dampak masa depan dari keputusan yang diambil saat ini. Keputusan yang diambil hari ini menjadi komitmen terhadap aktivitas atau produksi di masa depan.

Dalam membuat perencanaan sangat diperlukan objektif. Objektif menyediakan arah untuk semua keputusan manajemen dan membentuk kriteria terhadap pencapaian yang sebenarnya dapat diukur. Sehingga objektif merupakan dasar dari perencanaan. Di dalam perencanaan terdapat objektif yang dinyatakan adalah pernyataan resmi dari apa yang organisasi katakan dan apa yang ingin dipercayai berbagai publik. Sedangkan objektif yang sebenarnya dapat diperhatikan dari tindakan yang dilakukan oleh anggota organisasi, karena tindakan menentukan prioritas. Objektif tradisional adalah kontrol dari manajemen puncak yang menetapkan target dan kemudian mengevaluasi kinerja. Manajemen berbasis objektif adalah sistem di mana objektif kinerja yang spesifik ditentukan bersama oleh bawahan dan atasan mereka, kemajuan menuju objektif tersebut secara berkala diulas, dan penghargaan diberikan berdasarkan kemajuan ini.

Beberapa masalah yang mungkin terjadi di dalam perencanaan organisasi:

• Ketidakpastian dan risiko, rencana yang tidak akurat bisa disebabkan oleh kondisi pasar, ekonomi, politik, teknologi yang terus berubah dan faktor yang sulit diprediksi seperti bencana alam.

• Kurangnya informasi dan data yang tidak lengkap bisa menyebabkan perencanaan yang tidak akurat.

• Terdapat konflik kepentingan dapat menghambat proses perencanaan, terutama jika terjadi perbedaan tujuan dan prioritas di antara para eksekutif akan membuat negosiasi sulit untuk tercapai.

• Keterbatasan sumber daya ekonomi dan manusia, perencanaan akan menjadi lebih sulit untuk mengalokasikan sumber daya secara efektif.

• Pengawasan yang kurang akan menyulitkan di dalam memantau efektivitas dari perencanaan.

Cara untuk melakukan perencanaan yang baik:

• Memahami tujuan dan visi organisasi sehingga perencanaan akan selaras dengan tujuan yang ingin dicapai organisasi.

• Mengumpulkan informasi dan data yang relevan sehingga tidak terjadi kekeliruan yang akan membuat perencanaan gagal diimplementasikan.

• Melibatkan tim, sehingga akan lebih banyak aspirasi dan ide yang bisa dipertimbangkan.

• Mengindentifikasi risiko dengan tujuan untuk meminimalkan risiko dan dampaknya.

• Menetapkan tujuan, sasaran, dan indikator kerja.

• Mengalokasikan sumber daya secara efektif sesuai dengan ketersediaan sumber daya yang ada.

• Membangun komunikasi dan koordinasi yang efektif sehingga menghindari terjadinya salah presepsi di dalam organisasi.

• Memantau, mengevaluasi, dan menyesuaikan rencana sehingga belajar dari pengalaman yang sudah ada kemudian dicari apa yang harus diperbaiki dan dipertahankan ke depannya.

Perencanaan juga diperlukan di dalam manajemen strategis. Manejemen strategis merupakan perumusan implementasi inisiatif oleh manajemen puncak dengan mempertimbangkan sumber daya dan peluang lingkungan yang memungkinkan organisasi mencapai tujuannya. Dengan bantuan manajemen strategis, organisasi dapat meningkatkan daya saingnya, beradaptasi terhadap perubahan, mengoptimalkan sumber daya, dan mencapai tujuan jangka panjang dengan lebih efektif.

  

Proses manajemen strategis:

• Mengidentifikasi organisasi

Mendefinisikan misi memaksa manajer untuk mengidentifikasi apa yang menjadi bisnisnya.

• Melakukan analisis eksternal

Manajemen perlu untuk melakukan analisis eksternal sehingga mereka mengetahui apa yang diinginkan pasar dan apa yang dilakukan pesaing.

• Melakukan analisis internal

Melakukan analisis informasi penting tentang sumber daya dan kemampuan spesifik organisasi.

• Merancang strategi

Manajer harus mempertimbangkan realitas lingkungan eksternal dan sumber daya serta kemampuan yang tersedia untuk merancang strategi yang akan membantu organisasi mencapai tujuannya.

• Mengimplementasikan strategi

Setelah dirancang kemudian strategi diimplementasikan

• Mengevaluasi hasil

Evaluasi penting untuk dilaksanakan agar kita bisa mengetahui seberapa efektif strategi yang telah dirancang serta dapat menjadi acuan di dalam menyusun strategi berikutnya.