Peran Pemimpin dalam Komunikasi Organisasi

Peran Pemimpin dalam Komunikasi Organisasi

Oleh: Dewi Zakiyah Kusumaningrum

Komunikasi adalah proses interaksi yang melibatkan dua orang atau lebih, baik melalui cara verbal seperti kata-kata dan pembicaraan lisan maupun non-verbal, yang mencakup bahasa tubuh dan ekspresi wajah. Secara lebih luas, komunikasi dapat dipahami sebagai proses penyampaian atau pertukaran informasi di mana satu pihak berperan sebagai pengirim pesan, sementara pihak lainnya sebagai penerima, dengan saluran komunikasi sebagai penghubung di antara mereka. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), komunikasi meliputi pengiriman dan penerimaan pesan yang diharapkan dapat dimengerti oleh semua pihak yang terkait.

Di dalam kehidupan manusia, baik sebagai individu maupun sebagai makhluk sosial, komunikasi memegang peranan yang sangat fundamental. Hal ini juga berlaku dalam konteks organisasi, di mana tidak ada satu pun organisasi yang dapat terbentuk tanpa adanya komunikasi antara pemimpin dan anggotanya. Untuk mewujudkan komunikasi yang efektif, diperlukan penerapan gaya komunikasi yang tepat.

Gaya komunikasi merujuk pada cara berkomunikasi yang baik dan efektif. Ini mencakup aspek verbal, seperti pilihan kata dan ucapan, serta aspek non-verbal, yang meliputi bahasa tubuh, pengaturan waktu, serta penggunaan ruang dan jarak. Pengalaman seseorang juga menjadi faktor kunci dalam proses komunikasi, yang dapat terlihat dari bagaimana mereka berinteraksi dan membangun hubungan yang harmonis. Selain itu, gaya komunikasi harus dapat disesuaikan dengan respons atau tanggapan tertentu yang sesuai dengan situasi yang dihadapi.

Penting untuk memahami bagaimana perilaku individu dalam suatu organisasi berinteraksi ketika berbagi informasi dan ide. Hal ini untuk memahami gaya komunikasi masing-masing individu. Gaya komunikasi diartikan menjadi segolongan perilaku antarpribadi yang khusus yang diterapkan dalam keadaan tertentu. Setiap gaya komunikasi mencakup sejumlah tindakan yang dimaksudkan untuk menghasilkan respon atau tanggapan tertentu dalam konteks yang relevan. Keselarasan gaya komunikasi yang digunakan bergantung pada tujuan pengirim dan harapan penerima pesan.

Dalam konteks organisasi, kita berbicara tentang sekelompok individu yang bersinergi untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi berfungsi sebagai wadah untuk mengembangkan kolaborasi tim, di mana peran manusia sebagai penggerak utama sangatlah penting. Dengan demikian, organisasi dapat dipahami sebagai kumpulan individu yang memiliki tujuan serupa, yang meliputi penyediaan barang, layanan, dana, pengetahuan, dan berbagai aspek lainnya. Tujuan-tujuan ini dapat dipandang sebagai hasil akhir yang ingin dicapai, yang tentunya memerlukan sejumlah input untuk mencapainya. Input tersebut dapat berupa bahan mentah, sumber daya manusia, dana, informasi, dan berbagai elemen penting lainnya. Oleh karena itu, sistem itu sendiri dapat didefinisikan sebagai kesatuan yang terdiri dari berbagai unsur atau elemen yang saling terhubung, yang memfasilitasi aliran informasi, material, atau energi dengan cara yang lebih efisien.

Komunikasi organisasi adalah sebuah proses di mana pesan, baik berupa ide maupun gagasan, disampaikan dari satu pihak kepada pihak lainnya. Tujuan utamanya adalah untuk menciptakan interaksi yang saling memengaruhi antara kedua belah pihak. Biasanya, komunikasi ini dilakukan melalui kata-kata atau kalimat yang mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat. Melalui komunikasi yang efektif, sikap dan perasaan individu atau kelompok dapat dipahami oleh orang lain.

Dalam sebuah organisasi, pemimpin berfungsi sebagai komunikator utama. Seorang pemimpin yang efektif biasanya memiliki keterampilan komunikasi yang baik, yang nantinya akan mendorong partisipasi aktif dari anggotanya. Kemampuan komunikasi, baik secara verbal maupun non-verbal, sangatlah krusial. Komunikasi verbal yang efektif dapat diwujudkan melalui penggunaan bahasa yang ramah, sopan, dan lembut. Di sisi lain, komunikasi non-verbal juga penting, karena memungkinkan pemimpin untuk menyampaikan ide-ide abstrak seperti kebenaran, keadilan, etika, dan nilai-nilai agama melalui bahasa tubuh dan isyarat lainnya..

Dalam sebuah organisasi, baik yang berfokus pada aspek komersial maupun sosial, komunikasi memainkan peran penting yang terdapat empat fungsi utama, yaitu:

• Fungsi Informatif, Organisasi dapat dipahami sebagai sebuah sistem yang mengelola prosedur informasi. Setiap anggota organisasi, tanpa terkecuali, mengharapkan akses terhadap informasi yang lebih banyak, berkualitas, dan tepat waktu. Informasi ini memungkinkan individu untuk melaksanakan tugas mereka dengan lebih tepat dan efisien. Kebutuhan akan informasi dirasakan oleh semua pihak, terlepas dari posisi mereka dalam hierarki organisasi. Dalam konteks manajemen, informasi sangat krusial untuk merumuskan kebijakan dan menangani konflik yang mungkin muncul di lingkungan kerja atau dalam organisasi itu sendiri.
• Fungsi Regulatif, Fungsi regulatif berkaitan erat dengan peraturan-peraturan yang diterapkan dalam suatu organisasi. Di setiap lembaga atau organisasi, terdapat dua faktor utama yang memengaruhi fungsi ini:
  • Atasan atau seseorang yang berada dalam struktur manajemen, yakni mereka yang memiliki wewenang untuk mengelola informasi yang diberikan. Selain itu, anggota juga memiliki hak untuk mengutarakan pendapat atau perintah. Oleh karena itu, dalam susunan organisasi, mereka biasanya ditempatkan pada posisi atas agar arahan yang diberikan dapat dilaksanakan dengan baik.
  • Pesan atau informasi yang disampaikan. Pesan-pesan regulasi pada intinya berfokus pada aspek pekerjaan. Ini berarti bahwa staf yang lebih rendah memerlukan kepastian mengenai peraturan-peraturan yang jelas, tentang tindakan yang diperbolehkan dan yang tidak dalam pelaksanaan tugas mereka.
• Fungsi Persuasif, Dalam mengelola suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak selalu menjadi jaminan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Menyadari hal ini, banyak pemimpin yang lebih memilih untuk memotivasi tim mereka alih-alih hanya memberikan perintah. Ketika anggotanya melaksanakan tugas dengan sepenuh hati, mereka cenderung mengembangkan rasa kepedulian yang lebih mendalam. Hal ini berbeda dengan situasi di mana pemimpin terlalu sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya, yang dapat menciptakan jarak dan mengurangi motivasi.
• Fungsi Integratif, Setiap organisasi berusaha menciptakan saluran bagi karyawan untuk menyelesaikan tugas dan bekerja secara efisien. Dua jenis saluran komunikasi dapat diidentifikasi: saluran komunikasi formal, seperti publikasi internal (buletin, buletin) dan laporan kemajuan organisasi, dan saluran komunikasi informal, yang mencakup percakapan antarpribadi selama liburan, pertandingan olahraga, atau kegiatan rekreasi. Kegiatan-kegiatan ini memegang peranan penting meningkatkan komitmen karyawan terhadap organisasi.

Kepemimpinan memainkan peran penting dalam manajemen organisasi, di mana kajian teoritis tentang kepemimpinan telah menghasilkan pemahaman yang mendalam mengenai dinamika, tipe, dan gaya kepemimpinan yang dapat berpengaruh pada kinerja organisasi.. Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dimiliki seorang pemimpin untuk mempengaruhi anggota kelompoknya, agar mereka mau bekerja keras mencapai tujuan organisasi. Dalam menjalankan perannya, pemimpin dihadapkan pada berbagai macam karakter dan latar belakang dari tim yang dipimpin. Oleh karena itu, pemimpin perlu berusaha keras untuk memahami setiap individu, agar dapat menemukan pendekatan yang tepat dalam memotivasi mereka. Tanpa pemahaman yang mendalam tentang karakter dan latar belakang tersebut, pemimpin berisiko mengalami kegagalan dalam menjalankan tugas kepemimpinannya. Semua ini mencerminkan dinamika kepemimpinan, yang sangat penting dalam menciptakan perkembangan dan kemajuan bagi organisasi yang dipimpinnya.

Gaya kepemimpinan memiliki peran yang sangat krusial bagi seorang pemimpin. Istilah ini merujuk pada sikap dan perilaku yang diterapkan oleh pemimpin dalam menjalankan tugasnya. Tujuan utamanya adalah untuk memengaruhi para pengikut agar bekerja lebih efisien dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Setiap gaya kepemimpinan tentunya berbeda-beda, mencerminkan keunikan setiap individu. Pemimpin datang dengan sifat dan karakter yang beragam, serta menghadapi situasi yang bervariasi. Oleh karena itu, meskipun terdapat kesamaan dalam gaya kepemimpinan, cara penerapannya tetap dapat berbeda antara satu pemimpin dengan yang lainnya. Seorang pemimpin harus mampu menunjukkan perbedaan yang jelas dari anggota tim lainnya, karena peran mereka sangat krusial untuk kelangsungan sebuah organisasi. Setiap keputusan yang diambil oleh seorang pemimpin memiliki dampak signifikan terhadap iklim organisasi, memengaruhi berbagai aspek seperti aturan, kebijakan, dan khususnya dalam hal distribusi imbalan, pengelolaan sumber daya manusia, gaya komunikasi, cara memotivasi, teknik pendisiplinan, interaksi antar anggota, serta perhatian terhadap masalah yang dihadapi karyawan seiring waktu. Selain itu, pemimpin juga perlu peka terhadap kebutuhan akan kepuasan dan kesejahteraan karyawan.

Menurut Kartini Kartono (2005:36), terdapat tiga syarat penting yang harus dimiliki setiap pemimpin dalam suatu konsepsi kepemimpinan:

a. Kekuasaan, meliputi wewenang dan legitimasi yang memberikan manajer kekuasaan untuk mempengaruhi dan memotivasi bawahannya dalam melakukan tugas tertentu.

b. Otoritas, yang mewakili kualitas dan kekuatan seorang pemimpin, adalah kemampuan mengelola orang lain dan mendorong mereka untuk patuh.

c. Kapabilitas, yang mencakup sumber daya, kekuatan, keterampilan, serta keterampilan teknis dan sosial, lebih dari sekadar keterampilan anggota tetap.

Pemimpin memegang peranan krusial dalam mewujudkan visi dan misi yang telah ditetapkan oleh organisasi. Sebagai tokoh sentral, pemimpin bertugas memilih anggota yang tepat untuk mendukung pencapaian tujuan bersama. Selain itu, seorang pemimpin yang baik adalah individu yang melayani, senantiasa belajar, bersedia memperbaiki kesalahan, mengevaluasi pelaksanaan kegiatan, serta memotivasi timnya.

Kemampuan komunikasi menjadi salah satu alat terpenting yang harus dimiliki pemimpin dalam menjalankan perannya. Keputusan yang diambil oleh organisasi adalah tanggung jawab pemimpin, namun komunikasi yang efektif akan mempermudah pelaksanaan keputusan tersebut. Selain itu, pemimpin perlu memberikan bimbingan dan motivasi untuk meningkatkan kinerja serta semangat karyawan, yang juga sangat bergantung pada kemampuan komunikasi yang baik. Keterampilan komunikasi ini sebaiknya dipadukan dengan gaya kepemimpinan yang efektif, sehingga dapat menciptakan lingkungan organisasi yang mendorong pegawai untuk memberikan performa terbaik mereka.

Daftar Pustaka

Fauzan Ahmad Siregar, L. U. (2021). Peranan Komunikasi Organisasi dalam Manajemen Konflik. Retrieved from https://journal.iainlhokseumawe.ac.id/index.php/idarah/article/view/147/40

Ira Fatmawati. (2022, Mei 1). Komunikasi Organisasi Dalam Hubungannya Dengan Kepemimpinan Dan Perilaku Kerja Organisasi. Retrieved from https://ejournal-revorma.sch.id/index.php/mansa/article/view/18

Jhonni Sinaga, M. M. (2023, Desember 10). Peran Kepemimpinan dan Komunikasi Terhadap Kinerja Karyawan. Retrieved from https://dinastires.org/JKIS/article/view/287

Shabrina, N. R. (2023, Desember 26). PERAN PIMPINAN DALAM MEMPENGARUHI IKLIM ORGANISASI. Retrieved from https://journal.universitaspahlawan.ac.id/index.php/jrpp/article/view/23473

Tampubolon, M. (2022, Januari 1). DINAMIKA KEPEMIMPINAN. Retrieved from https://jurnal.yappsu.org/index.php/skylandsea/article/view/44

Zahara, E. (2018). PERANAN KOMUNIKASI ORGANISASI BAGI PIMPINAN ORGANISASI. Retrieved from : https://jurnal.dharmawangsa.ac.id/index.php/juwarta/article/view/8

https://bk.fip.unesa.ac.id/