Empat Cara Mudah Mengurus KTP Elektronik

Dalam beberapa hari terakhir, saya melihat ada banyak keluhan di media sosial dan Kompasiana menyoal betapa ribet dan sulitnya membuat KTP elektronik. Bagi saya pribadi, berdasarkan pengalaman saya membuat KTP elektronik awal Juni lalu, sebetulnya  proses pembuatan KTP Elektronik itu tidaklah terlampau sulit. Hanya saja memang, ada prasyarat mutlak yang harus dipenuhi, yakni kita harus benar-benar memahami prosedur dan peraturan terkait proses tersebut. Ini menjadi sangat penting, sebab jangan sampai kita jadi bolak-balik ke kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil hanya karena kurang ada persyaratan yang kurang. 

Di samping itu, persyaratan yang kurang biasanya menimbulkan celah suap, baik bagi para petugas kantor maupun bagi kita para pengakses layanan. Padahal seharusnya, kita tidak perlu mengeluarkan uang sepeser pun dalam proses pembuatan KTP Elektronik ini. Dan, sebetulnya proses pengurusan dokumen kependudukan itu mudah asal memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Pahami Prosedurnya, Lengkapi Syaratnya

Memahami prosedur pengurusan surat-surat itu sangat penting, agar kita tidak nyasar ke tangan para calo atau nyasar ke tangan petugas yang nakal yang mengakibatkan kita harus mengeluarkan uang lebih untuk itu. Pun demikian dengan syarat-syarat yang harus dipenuhi. 

Setidaknya ada lima hal yang harus kita ketahui terkait prosedur dan persyaratan layanan ini, yakni di mana lokasi pengurusannya, waktu pelayanan, apa saja syarat-syaratnya, durasi minimal pelayanan, dan berapa biayanya.

Untuk mengetahui prosedur dan persyaratan tersebut, kita bisa tempuh dengan dua  cara.

Pertama, bertanya kepada petugas kantor kelurahan/desa. Upayakan dalam menanyakan informasi tersebut, kita dapat mengingat wajah, nama, dan jabatannya. Syukur-syukur bisa sekalian merekamnya. Fungsinya, buat berjaga-jaga kalau nanti ada ‘apa-apa’. Tips tersebut juga berlaku ketika kita mengurus berkas-berkas lain, di kantor-kantor lain, yang berkaitan dengan pelayanan publik. Pelaksanaan tips ini secara massal, saya yakin akan dapat memberi dampak positif bagi peningkatan kualitas pelayanan di negara kita.

Cara kedua adalah dengan mencari informasi di website kantor bersangkutan. Langkah ini tak kalah penting adanya, karena bisa dijadikan sebagai bukti bahwa kita sudah melakukan sesuai prosedur yang ditetapkan.  

Pemilihan kedua cara di atas  tergantung kondisi daerah atau kantor yang bersangkutan. Kalau memang di daerah atau di kantor tersebut sudah cukup maju sistem informasi pelayanannya, maka bisa hanya dengan melihat di website. Namun jika yang terjadi adalah sebaliknya, bertanya kepada para petugas adalah wajib hukumnya. Ya hitung-hitung sekalian silaturahmi dan bertegursapa dengan buruh sendiri.

2. Berani Ngeyel

Jika kemudian di kantor Kelurahan, Kecamatan atau Disdukcapil ada yang keterangan dan persyaratan yang berbeda, maka mau tak mau kita harus berani ngeyel kepada petugas. Tapi ya itu tadi syaratnya, kita harus memastikan kalau kita memang benar. Dan jangan merasa 'nggak enak' sama yang bersangkutan. 

Perlu diingat, kadang memang ada petugas yang memanfaatkan ketidaktahuan masyarakat untuk kemudian bisa menarik uputi dari sana. Oleh karena itu, untuk menghadapi itu kita harus memahami dulu. Perlu diketahui pula, sebetulnya para petugas pelayanan publik di era sekarang ini, akan lebih berhati-hati ketika menghadapi masyarakat yang berani dan paham. Karena sekali saja kita melaporkan ketidaksesuaian pekerjaan mereka kepada atasannya, mereka bisa kena sanksi yang tegas. Atau minimal akan didamprat.

Karena rumusnya begini : petugas teknis itu takut dengan laporan masyarakat dan Kepala Bagian. Kepala Bagian akan takut dengan Kepala Kantor (Kades,/Camat/Kadis/). Dan Kepala Kantor takut dengan pimpinan wilayah yang berada di atasnya. Begitu seterusnya.

Mengapa mereka takut? Karena ada pertaruhan jabatan di sana.  

3. Ada Pelanggaran atau Ketidaksesuaian? Sampaikan Keluhan Anda dan Laporkan!

Jika kita menginginkan kualitas pelayanan di negara kita meningkat, maka kita harus proaktif dan lebih partisipatif. Melaporkan pelanggaran atau ketidaksesuaian pelayanan adalah salahsatu bentuknya. Tujuannya tentu agar laporan kita bisa menjadi bahan evaluasi bagi petugas dan instansi terkait.

Khusus untuk pelayanan KTP Elektronik dan dokumen kependudukan lainnya (yang ditangani oleh Disdukcapil), kita bisa menelepon atau mengirim SMS secara langsung kepada Kepala Dinasnya. Boleh dengan nada lembut, atau boleh dengan 'acting' marah. Cara kedua lebih saya rekomendasikan, karena itu akan lebih mengena. 

Tidak punya nomornya?

Tenang, nomor kepala Disdukcapil daerah Anda masing-masing bisa Anda dapatkan di website Kemendagri berikut ini. 

Itu langkah cepatnya.

Kalau mau langkah formalnya, bisa kita tulis di media massa atau dengan menulis kotak saran. Keluhan di media massa biasanya akan sangat mujarab, karena menyangkut nama baik petugas dan instansi yang bersangkutan. Agak sedikit berbeda dengan kotak saran, kecuali kalau atasannya langsung yang membaca surat-surat tersebut.

4. Membantu Orang Lain

Okelah, bagi kita yang sudah paham dan berani, mengurus dokumen-dokumen semacam itu jadi terlihat mudah. Namun bagaimana dengan beberapa masyarakat yang masih belum begitu paham dan takut-takut? Tentu terlihat sangat sulit, bukan? Tak cuma itu bahkan, di mata mereka pelayanan publik akan terlihat sangat rumit, sulit, berbelit, lama, dan berbiaya selangit.

Karena itu, kalau di kantor pelayanan kebetulan Anda bertemu dengan  orang yang terlihat kesulitan dalam mengakses pelayanan, bantulah mereka. Sampaikan informasi yang benar untuk mereka atau bahkan bimbing dan temani mereka. Jangan sampai mereka menjadi korban calo-calo yang mungkin berkeliaran di instansi tersebut.

Tak ada salahnya bukan, membantu orang lain?

Dengan begitu, pernyataan mengurus dokumen itu mudah pun bukan hanya Anda yang mengatakan. Orang lain pun bisa mengatakan demikian.