Batu, 05 Juni 2023 - Program kegiatan PKL/Magang MBKM (Merdeka Belajar Kampus Merdeka) adalah program yang diselenggarakan oleh pihak UIN Malang untuk mahasiswa-mahasiswi UIN Malang semester 6 yang dilaksanakan selama 4 bulan di mulai tanggal 13 Maret sampai dengan awal 5 Juni 2023. Namun karena terdapat beberapa hal yang tidak dapat disebutkan, maka kegiatan magang MBKM pada BBGP Prov. Jatim berakhir pada tanggal 7 Juni 2023 sehingga penarikan mahasiswa-mahasiswi UIN Malang yang melaksanakan magang disini diselenggarakan pada tanggal 7 Juni tersebut.
Program magang MBKM dilaksanakan dengan ketentuan pada bulan pertama dilakukan pembekalan kepada mahasiswa-mahasiswi yang mengikuti kegiatan MBKM ini untuk mendapatkan pemahaman dan juga teori dari mata kuliah terkait pada semester 6 untuk menunjang kelancaran pelaksanaan program magang dan setelah itu dilanjutkan dengan ditempatkannya para mahasiswa-mahasiswi dilokasi magang yang sudah ditentukan diawal semester selama kurang lebih selama 3 bulan kedepan. Dimana dalam hal ini saya dan kelompok saya yang beranggotakan 7 orang, dengan 3 orang mahasiswa dan 4 orang mahasiswi.
Pada awal kedatangan kami kelokasi magang yaitu BBGP Prov. Jatim, kami telah disambut oleh Pak cahyo bagian Humas dan diserahkan kepada Bapak Affandi selaku Kepala Bagian Umum di BBGP Prov. Jatim dan juga sebagai Supervisor dari kelompok kami. Pada awal pertemuan kami dikenalkan dan diceritakan sedikit mengenai BBGP Prov. Jatim dimana dulunya tempat ini adalah PPPPTK PKn dan IPS Prov. Jatim dan seiring waktu berubah menjadi BBGP, selain itu kami juga menjelaskan kedatangan kami kesana dan apa saja yang ingin kami lakukan juga dapatkan dari magang di BBGP Prov. Jatim ini. Selanjutnya kami diajak untuk melihat-lihat atau tur bangunan BBGP Prov. Jatim, dimana ada beberapa gedung seperti gedung Pancasila, gedung Proklamasi, gedung Joeang, terdapat juga asrama untuk para tamu yang berasal dari luar kota dan juga terdapat ruang theater, ruang fitnes dan tersedia pula fasilitas makan siang bersama di BBGP Prov. Jatim, serta lainnya.
BBGP Provinsi Jawa Timur sendiri merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi  di bawah Direktur Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan yang memiliki tugas untuk melaksanakan pengembangan dan pemberdayaan pendidik dan tenaga kependidikan dalam bidang Pengembangan dan Pemberdayaan Guru, Pendidik lainnya, Tenaga Kependidikan, Calon Kepala Sekolah, Kepala Sekolah, Calon Pengawas Sekolah, dan Pengawas Sekolah.
Pada kegiatan Magang MBKM kali ini mahasiswa magang ditempatkan di beberapa bagian, seperti ada yang ditempatkan pada bagian Program Guru Penggerak (PGP), Program Sekolah Penggerak (PSP), Kehumasan & Pelayanan, serta Administrasi Kepegawaian/Perkantoran. Dimana, pekerjaan praktik atau tugas harian mahasiswa magang disini berbeda-beda sesuai tempat dimana kami ditempatkan, seperti dibagian PGP dan PSP tugasnya adalah membantu para staff dalam mengerjakan beberapa dokumen diantaranya yaitu dokumen terkait pelaksanaan kegiatan BBGP Jatim, seperti proposal dan laporan hasil kegiatan lokakarya, diklat guru dan pendidik/tenaga kependidikan, serta keperluan administrasi pendukung lainnya seperti membantu di bagian pendaatan serta kearsipan seperti menginput data dan mendigitalisasikan arsip yang dibutuhkan oleh guru penggerak dan kepala sekolah penggerak. Sedangkan, untuk bagian humas dan pelayanan kurang lebih membantu untuk mendokumentasikan dan mempublikasi serta meliput kegiatan acara dalam camera & handycam, mengedit & mengupload video ke akun media sosial BBGP Jatim.
Sementara itu, saya sendiri ditempatkan dibagian umum tepatnya administrasi kepegawaian. Dalam hal ini secara umum saya bertugas membantu staff kepegawaian dalam  pelayanan administratif yaitu membantu mengatur dan menyortir serta merekap data pegawai data Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) maupun arsip surat keluar pegawai BBGP Jatim, dan penugasan lainnya yang masih berhubungan dengan urusan kepegawaian. Untuk selengkapnya akan saya jelaskan dibawah ini.
Pada hari pertama diadakan pembukaan atau serah terima program magang MBKM pada UPT BBGP Prov. Jatim, Pada kegiatan ini, para mahasiswa-mahasiswi dari UIN Malang yang didampingi oleh Bu Siti Ma’rifah selaku DPL dari kelompok kami, Sebanyak 7 mahasiwa UIN Malang yang ditempatkan di BBGP Prov. Jatim ini akan dibagi-bagi kedalam 4 bidang, yaitu 2 orang pertama berada dibidang HUMAS, 2 orang di PSP (Program Sekolah Penggerak), 2 orang di PGP (Program Guru Penggerak) dan 1 orang dibidang Kepegawaian, dimana yang ditempatkan dibidang kepegawaian ialah saya sendiri.
Dihari pertama ini, saya masih belum mendapatkan tugas pasti oleh kepala bagian kepegawaian, saya hanya diminta untuk untuk mempelajari serta memahami dan mencaritahu lebih lanjut mengenai BBGP Prov. Jatim dan apa saja penugasannya juga struktur organisasinya, lalu tugas atau jobdesk dari bagian kepegawaian untuk selanjutnya akan saya aplikasikan selama magang dibagian kepegawaian BBGP Prov. Jatim.
Pada hari kedua Pada hari kedua magang saya ditugaskan untuk melakukan penginputan data pegawai berupa nomor ID Card para pegawai/ karyawan BBGP dari yang mana diawal nomor tersebut hanya terdiri dari 6 digit diperbarui menjadi 18 digit dengan NIP sebagai isi panduan pengisian nomor ID untuk keperluan identitas pegawai, absensi juga keperluan tunjangan kinerja karyawan, Â hal ini ditujukan agar data atau informasi pegawai tersebut terupdate dari pemberlakuan sebelmunya.
Pada hari selanjutnya saya ditugaskan untuk melakukan digitalisasi dokumen kepegawaian dalam hal ini yaitu SKP (Sasaran Kinerja Pegawai), tugas saya antara lain mulai dari melakukan scanning dokumen menggunakan alat scanner dimana telah terinstal aplikasi scanner pada komputer terkait yang nantinya dokumen fisik yang telah discan tersebut nantinya akan menjadi file softcopy berupa file pdf. Setelah itu saya juga ditugaskan untuk mengatur dan menyortir data tersebut dengan membuat pendataan SKP serta membuat nomor dokumen dan mengurutkannya lalu dimasukkan keodner sesuai nomor urut yang ada.
Bila dikaitkan dengan pembelajaran pada jurusan Manajemen Pendidikan Islam, dimana pada jurusan ini berfokus dalam pengelolaan pendidikan terutama lembaga pendidikan Islam, maka menjalani magang di BBGP Prov. Jatim tentunya tidak begitu sesuai. Namun, banyak pembelajaran-pembelajaran semasa kuliah yang dapat diaplikasikan dalam kegiatan magang dibagian Administrasi kepegawaian BBGP Jatim. Seperti halnya mata kuliah Administrasi Perkantoran Pendidikan juga mata kuliah Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran yang membahas mengenai tata kelola perkantoran atau mengenai manajemen kepegawaian maupun prosedur dalam memberikan pelayanan kepada customer atau pelanggan baik itu pihak internal atau eksternal lembaga. Selain itu, mahasiswa-mahasiswi MPI semester 6 ini memiliki beberapa mata kuliah yang sekiranya tepat untuk diaplikasikan pada kegiatan magang ini, yaitu Manajemen Humas dan Keprotokolan, dalam kegiatan magang hal ini diaplikasikan pada saat saya dan rekan kelompok saya mengikuti kegiatan mukernas juga seminar pendidikan yang diadakan oleh BBGP Prov. Jatim pada kegiatan ini kami bertugas untuk meliput acara, mewawancarai narasumber, juga mengupload ke media sosial mengenai kegiatan ini, seperti melalui platform Instagram, whatsapp, dan juga membuat berita acara di kompasiana. Lalu ada mata kuliah Simulasi dan Komunikasi Digital; teknologi perkantoran; serta korespondensi dan kearsipan, dalam hal ini pengaplikasiannya adalah dengan menggunakan platform maupun media seperti Ms. Office word & Excel, lalu google sheets untuk pembuatan surat dan pengelolaan kearsipan serta menggunakan Zoom meeting, media sosial seperti Instagram, tiktok, dan lainnya, lalu mengoperasikan mesin-mesin kantor seperti computer, printer, mesin fotocopy, mesin penghancur kertas, alat scanner, dan alat-alat pendukung lainnya seperti pembolong kertas, odner, stapler dan lain-lain.
Selain kegiatan-kegiatan diatas saya juga diminta untuk membantu kegiatan BBGP ini pada hari sabtu dan minggu dimana pada hari itu telah dilaksanakan kegiatan tahunan BBGP, acara-acara BBGP sering dikakukan di hari sabtu dan minggu agar tidak menganggu kegiatan guru-guru atau pegawai lainnya, disini saya berperan di bagian notulensi untuk bahan wawancara para petinggi-petinggi dan tamu-tamu undangan yang nantinya akan di publikasi di sosial media BBGP Jatim. Serta membuat kegiatan podcast mengenai pemberdayaan komunitas dengan personal BBGP Prov. Jatim sebagai narasumbernya, dan kami yang melakukan perekaman serta editing video. Dalam hal ini kami telah mengaplikasikan teori mata kuliah manajemen diklat dan EO serta manajemen humas dan keprotokolan.
Dalam beberapa bulan selama menjalani magang MBKM dan ditempatkan dibagian kepegawaian lembaga BBGP Jatim, saya mendapatkan pengetahuan, keterampilan, dan terutama pengalaman dalam bidang Administrasi atau kepegawaian yang sangat bermanfaat sekali terutama untuk kesiapan dalam menghadapi dunia kerja nantinya. Pekerjaan yang pernah dijalani sendiri antara lain dalam memberikan pelayanan kepada para pegawai yang membutuhkan bantuan, misal memberikan pelayanan administrasi berupa pengantaran dokumen pegawai atau surat-surat serta SPPD kepada kepala bagian umum atau kepala lembaga BBGP Prov. Jatim, selain itu melegalisir dokumen fotocopy atau file yang telah digandakan oleh pegawai agar dapat disahkan atau untuk pengesahan oleh kepala bagian umum atau pihak yang menandatangani dokumen tersebut sebelumnya, yang mana kegiatan-kegiatan diatas telah mencakup beberapa mata kuliah seperti Simulasi dan Komunikasi Digital, Teknologi Perkantoran, serta Korespondensi dan Kearsipan.
Selain diatas beberapa pengalaman dalam bidang kepegawaian antara lain, yaitu Membuat pendataan SKP serta membuat nomor urut tiap dokumen lalu dikelompokkan sesuai nomor urut pada ordner, melakukan penyusutan arsip pegawai, digitalisasi dokumen arsip, dan pengelolaan arsip. Melakukan pencarian dokumen di lemari arsip dan melakukan rekap data pegawai selama menjadi widyaiswara awal pada data pegawai Rekapitulasi Widyaiswara melalui aplikasi SIMPEG, mengoperasikan mesin fotocopy serta mesin Scanner, lalu Melakukan pengelolaan arsip dengan menggunakan aplikasi SINDE (Sistem Naskah Elektronik), dan sebagainya, dalam artian tugas-tugas yang berhubungan dengan urusan kepegawaian.
Untuk tugas umum semua mahasiswa magang juga ikut terlibat dalam panitia lokarya di berbagai daerah di Jawa Timur diantaranya adalah Jember, Sidoarjo, Batu, Malang, Blitar, Pacitan. Dalam hal ini saya bertugas mulai dari mengisi form biodata peserta (Nama, No Tlp, Instansi, dsb) Lokakarya Orientasi Program Guru Penggerak (PGP) Angkatan 8 sebagai pendataan identitas peserta lokakarya melalui google form, lalu mencetak kupon pengambilan ATK serta form biodata peserta, juga mencetak absensi dan pemberkasan untuk lokakarya orientasi PGP 8. Pada kegiatan Lokakarya Orientasi 0 PGP angakatan 8 yang bertempat di SMK N 5 Kota Malang, disini saya bertugas sebagai admin akademik yang mengurusi registrasi peserta kepala sekolah penggerak maupun calon guru penggerak dimana dalam registrasi tersebut ada pengisian absensi, ceklist ATK, biodata, dan kupon untuk mengambil dana honor serta ATK kegiatan. Selain itu saya juga ditugaskan untuk membagikan dana honor serta tanda tangan serah terima dana tersebut, dan juga membantu operator dalam proses penyusunan biodata peserta.
Author: Cut Nada Zakia Az Zahra (Mahasiswi MPI UIN Malang)
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
