Pelaksanaan Magang MBKM Mahasiswa UIN Malang di BBGP Provinsi Jatim

Bila dikaitkan dengan pembelajaran pada jurusan Manajemen Pendidikan Islam, dimana pada jurusan ini berfokus dalam pengelolaan pendidikan terutama lembaga pendidikan Islam, maka menjalani magang di BBGP Prov. Jatim tentunya tidak begitu sesuai. Namun, banyak pembelajaran-pembelajaran semasa kuliah yang dapat diaplikasikan dalam kegiatan magang dibagian Administrasi kepegawaian BBGP Jatim. Seperti halnya mata kuliah Administrasi Perkantoran Pendidikan juga mata kuliah Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran yang membahas mengenai tata kelola perkantoran atau mengenai manajemen kepegawaian maupun prosedur dalam memberikan pelayanan kepada customer atau pelanggan baik itu pihak internal atau eksternal lembaga. Selain itu, mahasiswa-mahasiswi MPI semester 6 ini memiliki beberapa mata kuliah yang sekiranya tepat untuk diaplikasikan pada kegiatan magang ini, yaitu Manajemen Humas dan Keprotokolan, dalam kegiatan magang hal ini diaplikasikan pada saat saya dan rekan kelompok saya mengikuti kegiatan mukernas juga seminar pendidikan yang diadakan oleh BBGP Prov. Jatim pada kegiatan ini kami bertugas untuk meliput acara, mewawancarai narasumber, juga mengupload ke media sosial mengenai kegiatan ini, seperti melalui platform Instagram, whatsapp, dan juga membuat berita acara di kompasiana. Lalu ada mata kuliah Simulasi dan Komunikasi Digital; teknologi perkantoran; serta korespondensi dan kearsipan, dalam hal ini pengaplikasiannya adalah dengan menggunakan platform maupun media seperti Ms. Office word & Excel, lalu google sheets untuk pembuatan surat dan pengelolaan kearsipan serta menggunakan Zoom meeting, media sosial seperti Instagram, tiktok, dan lainnya, lalu mengoperasikan mesin-mesin kantor seperti computer, printer, mesin fotocopy, mesin penghancur kertas, alat scanner, dan alat-alat pendukung lainnya seperti pembolong kertas, odner, stapler dan lain-lain.

Mengoperasikan mesin fotocopy kantor/Dokpri

Selain kegiatan-kegiatan diatas saya juga diminta untuk membantu kegiatan BBGP ini pada hari sabtu dan minggu dimana pada hari itu telah dilaksanakan kegiatan tahunan BBGP, acara-acara BBGP sering dikakukan di hari sabtu dan minggu agar tidak menganggu kegiatan guru-guru atau pegawai lainnya, disini saya berperan di bagian notulensi untuk bahan wawancara para petinggi-petinggi dan tamu-tamu undangan yang nantinya akan di publikasi di sosial media BBGP Jatim. Serta membuat kegiatan podcast mengenai pemberdayaan komunitas dengan personal BBGP Prov. Jatim sebagai narasumbernya, dan kami yang melakukan perekaman serta editing video. Dalam hal ini kami telah mengaplikasikan teori mata kuliah manajemen diklat dan EO serta manajemen humas dan keprotokolan.

Dalam beberapa bulan selama menjalani magang MBKM dan ditempatkan dibagian kepegawaian lembaga BBGP Jatim, saya mendapatkan pengetahuan, keterampilan, dan terutama pengalaman dalam bidang Administrasi atau kepegawaian yang sangat bermanfaat sekali terutama untuk kesiapan dalam menghadapi dunia kerja nantinya. Pekerjaan yang pernah dijalani sendiri antara lain dalam memberikan pelayanan kepada para pegawai yang membutuhkan bantuan, misal memberikan pelayanan administrasi berupa pengantaran dokumen pegawai atau surat-surat serta SPPD kepada kepala bagian umum atau kepala lembaga BBGP Prov. Jatim, selain itu melegalisir dokumen fotocopy atau file yang telah digandakan oleh pegawai agar dapat disahkan atau untuk pengesahan oleh kepala bagian umum atau pihak yang menandatangani dokumen tersebut sebelumnya, yang mana kegiatan-kegiatan diatas telah mencakup beberapa mata kuliah seperti Simulasi dan Komunikasi Digital, Teknologi Perkantoran, serta Korespondensi dan Kearsipan.

Proses digitalisasi dokumen menggunakan alat scanner/Dokpri

Selain diatas beberapa pengalaman dalam bidang kepegawaian antara lain, yaitu Membuat pendataan SKP serta membuat nomor urut tiap dokumen lalu dikelompokkan sesuai nomor urut pada ordner, melakukan penyusutan arsip pegawai, digitalisasi dokumen arsip, dan pengelolaan arsip. Melakukan pencarian dokumen di lemari arsip dan melakukan rekap data pegawai selama menjadi widyaiswara awal pada data pegawai Rekapitulasi Widyaiswara melalui aplikasi SIMPEG, mengoperasikan mesin fotocopy serta mesin Scanner, lalu Melakukan pengelolaan arsip dengan menggunakan aplikasi SINDE (Sistem Naskah Elektronik), dan sebagainya, dalam artian tugas-tugas yang berhubungan dengan urusan kepegawaian.

Untuk tugas umum semua mahasiswa magang juga ikut terlibat dalam panitia lokarya di berbagai daerah di Jawa Timur diantaranya adalah Jember, Sidoarjo, Batu, Malang, Blitar, Pacitan. Dalam hal ini saya bertugas mulai dari mengisi form biodata peserta (Nama, No Tlp, Instansi, dsb) Lokakarya Orientasi Program Guru Penggerak (PGP) Angkatan 8 sebagai pendataan identitas peserta lokakarya melalui google form, lalu mencetak kupon pengambilan ATK serta form biodata peserta, juga mencetak absensi dan pemberkasan untuk lokakarya orientasi PGP 8. Pada kegiatan Lokakarya Orientasi 0 PGP angakatan 8 yang bertempat di SMK N 5 Kota Malang, disini saya bertugas sebagai admin akademik yang mengurusi registrasi peserta kepala sekolah penggerak maupun calon guru penggerak dimana dalam registrasi tersebut ada pengisian absensi, ceklist ATK, biodata, dan kupon untuk mengambil dana honor serta ATK kegiatan. Selain itu saya juga ditugaskan untuk membagikan dana honor serta tanda tangan serah terima dana tersebut, dan juga membantu operator dalam proses penyusunan biodata peserta.

Registrasi dan pengisian Biodata peserta Lokakarya Orientasi 0 PGP angakatan 8 yang bertempat di SMK N 5 Kota Malang/Dokpri

Author: Cut Nada Zakia Az Zahra (Mahasiswi MPI UIN Malang)