Performance Planning untuk Karyawan

Tanpa Performance Planning yang dibuat dengan hati-hati dan sedemikian rupa, pasti memunculkan risiko bahwa di end-of-year interview akan menjadi sesi untuk mengalokasikan kesalahan dan kesalahan apa yang belum terjadi, bukan meninjau pencapaian, merayakan keunggulan, dan merencanakan kinerja masa depan.

Pertanyaan dari Karyawan adalah "Anda ingin saya mengerjakan apa?" dan "Anda ingin seberapa baiknya kinerja saya?" yang dapat dijawab dari job description atau data-data yang sejenis/serupa. Maka dari itu, solusinya adalah bagaimana job analysis, job design dan job description dapat dipertanggungjawabkan oleh manajer dan karyawan.

Secara tradisional, job description mencantumkan list tugas namun sayangnya, masih sering ditemukan adanya kalimat pengikut berupa "list tugas lain mungkin dapat muncul seiring waktu". Sejujurnya, hal ini yang membuat tujuan dan standar kinerja menjadi tidak pasti dan menyebabkan perencanaan kinerja menjadi lebih sulit dilakukan. Ketika penekanannya adalah kinerja, akan lebih baik bila dapat menetapkan tujuan utama dari suatu pekerjaan dan apa saja yang terkait.

Contoh; posisi staff ticketing di perusahaan Tour and Travel. Telah ditetapkan bahwa Job Description-nya adalah:

- Memesan tiket transportasi sesuai dengan data yang telah diberikan oleh pelanggan.

- Menjawab panggilan telefon dan memberikan informasi mengenai tiket dengan lengkap dan baik.

- Melaporkan informasi dan harga jual tiket dan HPP tiket yang sudah di issued ke bagian Finance.

- Memberikan tiket yang sudah di issued ke pelanggan.

- Membuat dan mengirimkan surat tagihan ke pelanggan.

Sesuai dengan deskripsi pekerjaan yang sudah disepakati, sebaiknya penambahan pekerjaan secara tiba-tiba tidak dilakukan, terlebih lagi apabila penambahan pekerjaan itu dijadikan salah satu faktor tolak ukur untuk menilai kinerja karyawan. Dengan begitu, perencanaan kinerja akan lebih mudah dilaksanakan dengan baik. Contohnya staff ticketing tersebut akan diberikan training Customer Service yang berhubungan dengan menjawab telepon dan pemberian informasi dengan baik, pelatihan program penerbangan agar kegiatan booking/issued dan melayani pelanggan menjadi lebih tanggap dan efisien, dsb. Bukan malah menilai kinerja staff ticketing dari seberapa besar ia dapat mencari pelanggan yang memesan tiket, yang padahal sebetulnya itu adalah Job Desc dari sales marketing. Apabila kesalahan penyusunan Job Description dan Performance Appraisal seperti itu terjadi, maka perencanaan kinerja tidak akan berhasil baik.

Setelah penyusunan Job Description sudah tepat, benar dan baik, langkah selanjutnya dapat dengan menetapkan standar sesuai dengan Job Descnya. Contoh: Kinerja staff ticketing baik, apabila dapat memesan tiket sesuai dengan data yang diberikan tanpa ada kesalahan meskipun hanya 1 angka atau 1 huruf. Sehingga atasan/manajer dapat menilai, perencanaan pelatihan, sistem atau program apa sehingga staff ticketing tidak melakukan kesalahan. Mungkin dari program kompensasinya, pengembangannya, lingkungannya, dsb.