Ada beberapa alasan mengapa petugas hotel melakukan perubahan kamar secara mendadak atau saat check-in:
Pertama, perubahan kamar karena kedatangan grup besar
Alokasi kamar peserta meeting biasanya memerlukan jenis kamar yang sama untuk seluruh peserta. Memberikan jenis kamar berlainan mengakibatkan saling cemburu di antara peserta meeting. Contohnya semua tempat tidur harus twin. Akhirnya kamar yang telah dipesan tamu lain akan tersingkir karena kebutuhan ini.
Contoh lain ketika dihadapkan mengikuti aturan militer atau sistem di pemerintahan, letak kamar semestinya menyesuaikan jabatan. Tamu berpangkat Jendral harus pada lokasi lantai di atas mayor jendral, kolonel, dan sebagainya.
Aturan ini telah baku bagi lingkungan militer, pemerintah, dan dalam suatu perusahaan, organisasi atau kelembagaan. Bagi perusahaan swasta ada yang menganut paham itu ada pula yang tidak.
Bagaimana jika letak kamar suite ternyata berada di lantai 14 sedangkan kamar executive berada di lantai 15?
Persoalan ini kadang membuat mumet. Sistem hierarki mengharuskan alokasi kamar lantai teratas ditempati oleh jabatan yang lebih tinggi. Seperti mengalokasikan kamar di lantai teratas untuk seorang Presiden memerlukan beberapa lantai yang aman. Selengkapnya Anda dapat membacanya disini .
Tidak ada pengaturan khusus dari hotel tentang kebijakan alokasi kamar, sejauh ini wewenang pengaturannya pada protokoler terkait.
Untuk memenuhi kebijakan penyelenggara MICE (Meeting, Exhibition, Conference, Exhibition) maka pemesanan kamar dari tamu individu (FIT, free individual Traveler) lebih fleksibel, artinya paling rentan diubah oleh petugas hotel.
Guna menghindari perpindahan kamar, maka sebaiknya utarakan saat reservasi kriteria kamar yang dikehendaki. Misalnya minta kamar menghadap jalan raya, minta kamar yang non smoking, kamar harus dekat lift, dsb.
Saat staf reservasi melakukan konfirmasi, permohonan itu harus tercantum dalam surat konfirmasi. Mudah bukan? Walaupun tidak tersedia, Anda puas dengan jawaban langsung.
Kedua, kamar tiba-tiba out of order (OOO atau triple O) tak dapat dijual karena sesuatu hal.
Biasanya hotel menggunakan strategi tertentu untuk mencapai okupansi 100%. Hotel akan memiliki cadangan kamar sebagai antisipasi
