Oleh karena itu ia menyarankan agar sebelum kegiatan dilaksanakan, pelaksana acara atau EO perlu melakukan riset kecil untuk mengetahui hal-hal apa saja yang sedang tren di pasar, termasuk mengetahui mode atau desain yang sedang digandrungi oleh masyarakat saat ini.Â
Riset kecil juga diperlukan untuk mengetahui situasi dan kondisi sebenarnya, baik kondisi alam, cuaca, situasi keamanan, dan sebagainya. Jangan sampai seorang EO tidak mengetahui bagaimana keadaan terkini (baik internal maupun eksternal).Â
Padahal dari berbagai penelitian ditemukan bahwa secara umum yang menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan sebuah acara adalah EO tidak memiliki data dan informasi yang cukup dari sebuah acara yang ditanganinya.
Model 5W+1H
Lebih lanjut Ismail memberikan tips sederhana bagi peserta pelatihan yang rata-rata berusia muda itu, bagaimana menggunakan model 5W+1H sebagai kiat sukses menyelenggarakan acara oleh EO.
What; pada bagian awal, seorang EO perlu mengetahui secara baik apakah acara yang akan dilaksanakannya tersebut. Apakah acara konser musik, acara seminar, bisnis, pendidikan, kesehatan, olah raga, pesta perkawinan atau acara apa. Dengan mengetahui jenis acara, maka seorang EO dapat menawarkan sebuah konsep penyelenggaraan acara yang tepat.
Why; mengapa acara itu dilaksanakan? Pastinya setiap orang (klien) yang punya hajatan memiliki alasan tersendiri dalam melaksanakan sebuah acara. Pihak EO harus dapat memahami secara mendalam alasan pemilik acara agar dapat menciptakan kepuasan.
When; kapan acara tersebut dilaksanakan. Soal waktu harus dapat dipastikan sebelum tibanya hari pelaksanaan. Menurut Ismail pilihlah waktu yang aman, lihat situasi dan kondisi. Jangan sampai membuat sebuah acara outdoor padahal musim hujan. Atau membuat sebuah acara lomba dayung padahal lagi musim angina topan. Hal itu kurang tepat dalam memilih waktu jika dikaitkan dengan cuaca/musim.
Where; dimanakah acara akan diadakan? Pertanyaan ini perlu dijawab oleh seorang EO sebelum penyelenggaraan acara dilaksanakan. Memilih tempat yang menarik, sesuai dengan tema acara, tidak ada gangguan kemanan, kecil resiko bencana, dekat dengan akses transportasi atau mudah dijangkau, merupakan beberapa faktor yang harus dipertimbangkan oleh EO.
Who; siapakah segmennya? Maksudnya adalah siapakah tamu yang menjadi target penerima layanan, termasuk siapa saja pihak berkepentingan dari acara tersebut. Hal ini ada kaitan erat dengan unsur lainnya dalam rangka menyiapkan konsep yang tepat serta sesuai yang harus dilakukan oleh EO.
How; bagaimana melaksanakannya. EO perlu merancang cara kerja teknis dengan sitematis sebelum hari H tiba. Menguasai teknis secara detil dapat menjadi kekuatan EO dalam menyelenggarakan acara untuk mencapai kesuksesan dan kepuasan semua pihak, terutama yang punya hajatan.
