Banyak orang tidak mengetahui apa yang menyebabkan sebuah acara bisa sukses atau pun gagal, kalau ia tidak pernah melaksanakan sebuah acara apapun. Acara sekecil apa saja dalam pelaksanaannya perlu dilakukan dengan baik, tertib dan terencana. Apalagi jika acara tersebut tergolong besar dan mengundang orang (tamu) dalam jumlah banyak, maka sudah seharusnya dipersiapkan secara matang sebelum dilaksanakan.
Untuk mewujudkan terselenggaranya sebuah acara dengan sukses, dewasa ini banyak perusahaan yang menawarkan jasa penyelenggaraan acara atau lebih dikenal dengan istilah event organizer (EO) kepada siapa saja yang membutuhkan. Para praktisi EO mengemas kemampuan mereka dalam mengelola pelaksanaan sebuah acara menjadi suatu peluang bisnis yang menguntungkan.
Jika kita melihat kecenderungan di kota-kota besar, masyarakat urban sudah sangat mengenal dengan jasa EO tersebut, bahkan kerap kali mereka menggunakan jasa EO dalam menyukseskan acara-acara penting yang mereka adakan. Mulai dari acara keluarga, acara bisnis (perusahaan), acara keagamaan, hingga acara lburan dan wisata.
Keberadaan pihak EO dibalik penyelenggaraan sebuah acara sangat mempengaruhi tingkat sukses atau gagal acara tertentu. Jika kompetensi EO sangat baik dan memiliki pengalaman yang banyak (jam terbang) dalam menangani proyek penyelenggaraan acara, maka hampir dapat dipastikan acara tersebut akan terlaksana dengan baik (sukses), sesuai dengan harapan.
Namun sebaliknya, kapasitas kompetensi EO rendah, maka potensi kegagalan penyelenggaraan sebuah acara sangat besar, apalagi jika EO belum memiliki pengalaman yang banyak tentang dunia penyelenggaraan acara.
Agar dalam mengelola sebuah penyelenggaraan acara tidak mengalami kegagalan, maka pihak EO perlu melakukan sebuah perencanaan dengan baik sebelum acara tersebut dilaksanakan. Hal ini dimaksudkan agar seluruh persiapan dapat dilakukan dengan matang untuk menghindari berbagai kemungkinan buruk yang mungkin dapat terjadi.
Dengan demikian tingkat kegagalan dapat dikelola secara lebih hati-hati dan dapat pula disiapkan berbagai langkah-langkah antisipasi. Inilah salah satu poin penting yang perlu mendapatkan perhatian dari praktisi atau pelaku EO dalam meningkatkan kapasitas profesionalisme mereka dalam industri EO.
Acara yang dibuka oleh Wakil Direktur I Bidang Akademik Bapak Syamsul Rizal, SE.,MM tersebut, pemateri menjelaskan dasar-dasar EO bagi 100-an orang peserta yang hadir dari berbagai kalangan.Â
Menurut Ismail seorang EO harus memiliki kemampuan manajemen pengelolaan sebuah acara dengan baik, mempunyai pengalaman, relasi yang luas, dan yang paling penting adalah mereka memiliki kreativitas yang tinggi.
Ismail beralasan jika seorang EO tidak dapat menampilkan sesuatu yang baru dan menarik dalam menyelenggarakan sebuah acara, maka membuat acara tersebut monoton dan membosankan. Kondisi ini bisa berdampak tidak adanya kesan mendalam dibenak tamu para undangan yang menghadiri acara tersebut.
Oleh karena itu ia menyarankan agar sebelum kegiatan dilaksanakan, pelaksana acara atau EO perlu melakukan riset kecil untuk mengetahui hal-hal apa saja yang sedang tren di pasar, termasuk mengetahui mode atau desain yang sedang digandrungi oleh masyarakat saat ini.Â
Riset kecil juga diperlukan untuk mengetahui situasi dan kondisi sebenarnya, baik kondisi alam, cuaca, situasi keamanan, dan sebagainya. Jangan sampai seorang EO tidak mengetahui bagaimana keadaan terkini (baik internal maupun eksternal).Â
Padahal dari berbagai penelitian ditemukan bahwa secara umum yang menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan sebuah acara adalah EO tidak memiliki data dan informasi yang cukup dari sebuah acara yang ditanganinya.
Model 5W+1H
Lebih lanjut Ismail memberikan tips sederhana bagi peserta pelatihan yang rata-rata berusia muda itu, bagaimana menggunakan model 5W+1H sebagai kiat sukses menyelenggarakan acara oleh EO.
What; pada bagian awal, seorang EO perlu mengetahui secara baik apakah acara yang akan dilaksanakannya tersebut. Apakah acara konser musik, acara seminar, bisnis, pendidikan, kesehatan, olah raga, pesta perkawinan atau acara apa. Dengan mengetahui jenis acara, maka seorang EO dapat menawarkan sebuah konsep penyelenggaraan acara yang tepat.
Why; mengapa acara itu dilaksanakan? Pastinya setiap orang (klien) yang punya hajatan memiliki alasan tersendiri dalam melaksanakan sebuah acara. Pihak EO harus dapat memahami secara mendalam alasan pemilik acara agar dapat menciptakan kepuasan.
When; kapan acara tersebut dilaksanakan. Soal waktu harus dapat dipastikan sebelum tibanya hari pelaksanaan. Menurut Ismail pilihlah waktu yang aman, lihat situasi dan kondisi. Jangan sampai membuat sebuah acara outdoor padahal musim hujan. Atau membuat sebuah acara lomba dayung padahal lagi musim angina topan. Hal itu kurang tepat dalam memilih waktu jika dikaitkan dengan cuaca/musim.
Where; dimanakah acara akan diadakan? Pertanyaan ini perlu dijawab oleh seorang EO sebelum penyelenggaraan acara dilaksanakan. Memilih tempat yang menarik, sesuai dengan tema acara, tidak ada gangguan kemanan, kecil resiko bencana, dekat dengan akses transportasi atau mudah dijangkau, merupakan beberapa faktor yang harus dipertimbangkan oleh EO.
Who; siapakah segmennya? Maksudnya adalah siapakah tamu yang menjadi target penerima layanan, termasuk siapa saja pihak berkepentingan dari acara tersebut. Hal ini ada kaitan erat dengan unsur lainnya dalam rangka menyiapkan konsep yang tepat serta sesuai yang harus dilakukan oleh EO.
How; bagaimana melaksanakannya. EO perlu merancang cara kerja teknis dengan sitematis sebelum hari H tiba. Menguasai teknis secara detil dapat menjadi kekuatan EO dalam menyelenggarakan acara untuk mencapai kesuksesan dan kepuasan semua pihak, terutama yang punya hajatan.
Pada akhir sesi, seluruh peserta berfoto bersama dengan narasumber dan pelatihan singkat tersebut itu pun ditutup dengan pembagian sertipikat oleh panitia.
Salam.[]
