Langkah-langkah dalam Mengikuti Lelang

Sekitar sepuluh tahun lalu atau lebih, lelang pengadaan barang dan jasa pemerintah dilakukan secara manual. Penawar membuat dokumen penawaran didalam satu amplop tertutup yang dikunci dengan lak bakar berwarna merah, lalu mendatangi tempat pelelangan dan memasukkan amplop coklat tersebut ke dalam kotak kayu yang telah disediakan. 

Dengan format tersebut, dibutuhkan beratus-ratus lembar kertas dan belasan materai. Dapat dibayangkan, brsaran biaya yang dikeluarkan untuk mengikuti lelang: biaya pengambilan dokumen lelang, penyusunan dokumen penawaran, materai dan biaya mendatangi tempat lelang bersangkutan yang kadang kala berada di lain kota.

Dengan adanya Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) memungkinkan penawar mengikuti lelang pekerjaan secara "tanpa kertas" dan minim materai serta pemasukan dokumen penawaran pada portal LPSE instansi di seluruh Indonesia. Tidak timbul biaya perjalanan, kecuali pada saat klarifikasi atau pembuktian kebenaran dokumen penawaran. 

Jika sudah sampai tahap ini, besar kemungkinan akan menang lelang. Suatu keleluasaan bagi penawar untuk mengikuti lelang tanpa batas jarak. Penulis sempat mendapatkan  pekerjaanlelang dari Wakatobi (Sulawesi Tenggara), Jogyakarta, Bandung, Sumedang dan kota lainnya. Peluang memperoleh pekerjaan melalui LPSE menjadi besar dengan catatan, penawar memenuhi srategi mengikuti lelang secara benar.

Ada baiknya perhatikan delapan langkah berikut, jika anda mengikuti lelang pengadaan barang dan jasa pemerintah.

Pertama, mempunyai identitas pengguna di portal LPSE.  Cara untuk mendapatkan user-id cukup mudah, hanya dengan mengisi data perusahaan di portal dan membuktikan kebenaran dokumen pada LPSE tempat domisili perusahaan berada.

Kedua, sesuai klasifikasi dan kualifikasi. Saat berselancar di portal LPSE, pastikan perusahaan anda memenuhi klasrifikasi dan kualifikasi paket pekerjaan yang jelas terpampang pada portal. Apakah  perusahaan yang dibutuhkan adalah golongan kecil atau non-kecil? Apakah kelengkapan perusahaan telah memenuhi klasifikasi, kewajiban perpajakan, pengalaman dan lain-lain disyaratkan.

Ketiga, menghitung harga penawaran. Bill of quantity atau Rancangan Anggaran Biaya (RAB) yang sudah diunduh biasanya hanya berisi ruang lingkup dan kuantitas pekerjaan, sedangkan harga masing-masing pekerjaan masih kosong. Cara membuat harga satuan masing-masing pekerjaan tersebut bisa dilihat pada artikel sebelumnya. RAB berubah judul menjadi Daftar Kuantitas dan Harga (DKH).

Harga penawaran harus berada dibawah Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang tertera di portal. Kalau yakin tidak ada pesaing, maka penurunan nilai penawaran hanya sebesar 1 % (satu prosen) bisa dilakukan. Tapi peristiwa ini sangatlah langka. 

Umumnya penawar berani menurunkan harga sebanyak 3 - 15 % tergantung tingkat persaingan yang diperkirakan. Lebih dari itu dimungkinkan, bila penawar bisa membuktikan perolehan harga bahan baku utama di bawah harga pasar. Biasanya panitia pengadaan barang/jasa akan melakukan verifikasi atas pembuktian itu.

Keempat, menyusun kelengkapan dokumen penawaran berdasarkan dokumen lelang. Cara menyusunnya bisa dibaca disini. Terutama, yang mesti sangat diperhatikan, sesuai dengan Bab yang menyatakan Lembar Daftar Pemilihan (LDP) dan Lembar Data Kualifikasi (LDK). Kurang satu persyaratan saja akan menyebabkan gugur.

Kelima, perhatikan surat penawaran. Surat penawaran biasanya sudan dicontohkan dalam lampiran dokumen lelang, dimana format dan redaksinya sudah ditentukan. Yang mesti dilakukan adalah: mengisi tanggal, mengikuti batas akhir waktu pemasukan penawaran; mengisi tujuan (baca LDP); dasar dokumen dan berita acara perubahannya; harga penawaran (nominal dan terbilang) yang harus sesuai DKH dilampirkan; masa laku penawaran; nama penawar. Kesalahan redaksional dapat menggugurkan penawaran.

Keenam, mengikuti waktu penjelasan (annuizing). Biasanya waktunya pendek, namun perlu jika terjadi perubahan-perubahan atas dokumen lelang atau hendak menanyakan sesuatu yang meragukan.

Ketujuh, melakukan sanggahan. Setelah pemasukan dokumen penawaran, akan tercantum peserta lelang yang tidak gugur berdasarkan urutan harga penawaran terendah. Penawar diperkenankan menyanggah terhadap hasil ini berdasar argumen yang kuat. Peserta yang melayangkan sanggahan harus membayar sejumlah nilai (biasanya 1 % dari nilai lelang) untuk menempuh prosedur itu, dengan konsekuensi uang jaminan tersebut dapat hangus jika sanggahannya ditolak.

Kedelapan, secara etika tidak bisa saya sebutkan pada artikel ini karena akan melanggar pasal-pasal yang disebut di dalam Pakta Integritas. Bisik-bisik sajalah.......!

Semoga bermanfaat.