"Jaga hutan, jaga iklim" demikian tagline yang diusung pada peringatan Hari Hutan yang jatuh pada tanggal 7 Agustus 2024 kemarin. Sebuah pesan yang mengajak kita bersama-sama untuk mempertahankan kelestarian hutan dan stabilisasi iklim.
Sebagaimana diketahui, keberadaan hutan sangat penting dalam menjaga keseimbangan iklim. Dalam hal ini hutan menjalankan fungsinya sebagai penyimpan karbon dan penyerap karbondioksida, gas rumah kaca yang memicu pemanasan global dan naiknya suhu permukaan bumi. Karena itu, sangat penting bagi kita untuk menjaga hutan dari kerusakan agar fungsinya sebagai penjaga keseimbangan iklim tidak terganggu.
Ada banyak cara yang bisa dilakukan sebagai usaha menyelamatkan hutan. Salah satunya dengan menerapkan gaya hidup paperless dalam keseharian. Yakni, dengan mengurangi pemakaian kertas dan memanfaatkan teknologi dalam aktifitas administrasi dan transfer informasi.
Kenapa harus mengurangi pemakaian kertas?
Jawabannya adalah karena langkah merupakan bagian dari upaya mempertahankan status hutan sebagai penjaga keseimbamgan iklim. Dalam hal ini, dengan mengurangi pemakaian kertas tentunya akan mengurangi pula jumlah pohon yang akan ditebangi sebagai bahan baku kertas. Artinya, makin besar wilayah hutan yang bakal terpelihara dan berkurangnya resiko kerusakan lingkungan yang mungkin timbul.
Perlu diketahui bahwa kebutuhan akan kertas tiap harinya untuk keperluan bisnis, pendidikan dan perkantoran dan lainnya akan banyak sekali. Sebuah laporan yang dirilis Record Nations menyebutkan kalau tiap tahunnya seorang karyawan setidaknya menghabiskan 10.000 kopi kertas tiap tahunnya. Artinya akan sangat banyak jumlah pohon yang harus ditebangi.
Disisi lain sebatang pohon perlu waktu bertahun-tahun dalam pertumbuhannya. Dalam hal ini jumlah pohon yang ditebang lebih banyak dari yang baru tumbuh. Terjadi ketidakseimbangan populasi hutan yang kemudian bermuara pada rusaknya kawasan hutan.
Sebagai catatan, untuk menghasilkan satu ton kertas setidaknya menggunakan 20 batang pohon sebagai bahan bakunya. Dan seandainya kebutuhan akan kertas dalam dalam seharinya minimal menghabiskan satu ton kertas, maka bisa kita bayangkan berapa juta batang pohon yang harus ditebang serta berapa ribu hektar kawasan hutan akan rusak tiap tahunnya untuk memenuhi kebutuhan ini.
Selanjutnya dengan semakin banyaknya hutan yang rusak artinya semakin parah pula kerusakan lingkungan yang harus kita terima. Padahal ongkos yang harus dibayar untuk pemulihannya kembali tidak sedikit. Tidak seimbang dengan benefit yang kita dapatkan.
Berpedoman pada fakta di atas, maka penerapan gaya hidup paperless saat ini menjadi sebuah keharusan. Yakni dengan membiasakan diri mengurangi ketergantungan akan penggunaan kertas. Dalam hal ini, berbagai keperluan untuk dokumen, surat menyurat ataupun kearsipan nantinya dialihkan pada format digital.Â
Saat ini bukan sesuatu yang sulit untuk menerapkan kebiasaan paperless. Pesatnya perkembangan teknologi komputer dan sistim informasi saat ini memberi kita banyak kemudahan. Tinggal bagaimana kita mengaplikasikannya nanti.
Sebagai tambahan, selain memberi dampak positif pada keselamatan lingkungan, budaya paperless juga memberi manfaat lain yang penting untuk dicermati. Diantaranya:
1. Menghemat biaya
Banyak penghematan yang bisa dilakukan ketika beralih pada sistem paperless. Diantaranya kita tak perlu lagi mengalokasikan banyak dana untuk keperluan alat tulis seperti kertas, tinta, staples, mesin fotokopi, termasuk juga untuk biaya listrik sebagai penggerak mesin.
Selain itu, kita juga tak perlu lagi menyediakan ruangan sebagai area penyimpanan dokumen. Semua dokumen, arsip dan surat tersimpan dalam bentuk digital dan bisa diakses kapan saja dan dari mana saja.
2. Efisiensi waktu dan pekerjaan.
Keuntungan lainnya dari paperless adalah efisiensi waktu dan pekerjaan. Terutama ketika harus berbagi dokumen.
Bila sebelumnya kita perlu waktu untuk mengirimkan satu persatu dari masing-masing dokunen itu, maka hal itu tidak berlaku untuk sistem paperless. Setiap dokumen bisa dibagikan ke banyak orang kapanpun waktunya dan langsung diterima saat itu juga.
Selain itu ketika mencari keberadaan sebuah dokumen, kita tak perlu membongkar dokumen satu persatu. Cukup dengan memasukkan kata kunci sesuai sistem yang dibuat sebelumnya, maka dokumen yang dicari akan langsung ditemukan.
3. Data lebih aman.
Tak seperti dalam sistim manual di mana dokumen rawan hilang atau rusak karena faktor alam atau gangguan hewan, maka pada sistim paperless tak perlu ada kekhawatiran seperti itu.Â
Semua dokumen yang sudah dalam format digital tersebut akan tersimpan dengan aman dalam berbagai metode penyimpanan yang dipilih. Baik yang disimpan sebagai file dalam komputer atau laptop ataupun disimpan dalam penyimpanan online.
Berikutnya, bagaimana langkah-langkah penerapan sistim paperless? Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.
1. Ubah dokumen yang ada ke dalam versi digital
Langkah pertama adalah dengan mengubah semua dokumen fisik ke dalam format digital. Foto atau scan semua dokumen yang ada untuk kemudian disimpan dalam sistem penyimpanan digital.
2. Buat sistem penyimpaan digital yang terorganisir
Berkas-berkas dan dokumen yang telah dirubah formatnya ke dalam versi digital tersebut kemudian disimpan dalam ruang penyimpanan digital yang mendukung sistem manajemen dokumen.
Penyimpanan bisa dengan memanfaatkan laptop atau komputer yang kita miliki. Namun akan lebih praktis bila menggunakan sistem penyimpanan versi cloud dimana kapasitas penyimpanannya tidak terbatas.
Selanjutnya, buat sistem pengkodean untuk memudahkan pencarian.
Jangan lupa untuk memback up dokumen secara berkala dan menerapkan sistem keamanan dengan enkripsi.
3. Gunakan aplikasi pendukungÂ
Penggunaan aplikasi menjadi hal yang tak terhindarkan dalam penerapan metode paperless. Tujuannya tentu saja untuk mempermudah kerja-kerja dalam sistem manajemen dokumen yang kita jalankan.
Silakan pilih aplikasi yang memiliki fitur-fitur yang kita butuhkan dan mendukung efisiensi kerja.Â
Jangan lupa memperhatikan teknologi yang tersedia, kemudahan penggunaan dan juga aspek keamanan.
4. Implementasikan e-signature
Langkah penting lainnya adalah mengimplementaaikan e-signature atau tanda tangan digital untuk mendukung legalitas dan keabsahan dokumen yang dimiliki.
Pilihlah layanan yang mendukung berbagai format dokumen dan mudah terintegrasi dengan sistem lain.
Jangan lupa pula untuk memperhatikan reputasi dan kepatuhan penyedia layanan terhadap regulasi.
5. Ajak klien dan semua pihak yang terkait untuk berpartisipasi dalam sistem paperless.
Tak hanya untuk keperluan diri sendiri. Kita juga bisa mengajak klien atau siapapun yang berhubungan dengan kita untuk ikut berpartisipasi dengan aktivitas paperless ini. Yakni dengan mengajak mereka menggunakan versi digital ketika saling berbagi dokumen.
Hari-hari ke depan adalah hari-hari dengan paperless di mana manusia tak memerlukan kertas ketika beraktifitas. Ini merupakan sebuah langkah maju dalam menjaga kelestarian bumi dan segenap penghuninya.
(EL)
Yogyakarta, 08082024
