Tak seperti dalam sistim manual di mana dokumen rawan hilang atau rusak karena faktor alam atau gangguan hewan, maka pada sistim paperless tak perlu ada kekhawatiran seperti itu.Â
Semua dokumen yang sudah dalam format digital tersebut akan tersimpan dengan aman dalam berbagai metode penyimpanan yang dipilih. Baik yang disimpan sebagai file dalam komputer atau laptop ataupun disimpan dalam penyimpanan online.
Berikutnya, bagaimana langkah-langkah penerapan sistim paperless? Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.
1. Ubah dokumen yang ada ke dalam versi digital
Langkah pertama adalah dengan mengubah semua dokumen fisik ke dalam format digital. Foto atau scan semua dokumen yang ada untuk kemudian disimpan dalam sistem penyimpanan digital.
2. Buat sistem penyimpaan digital yang terorganisir
Berkas-berkas dan dokumen yang telah dirubah formatnya ke dalam versi digital tersebut kemudian disimpan dalam ruang penyimpanan digital yang mendukung sistem manajemen dokumen.
Penyimpanan bisa dengan memanfaatkan laptop atau komputer yang kita miliki. Namun akan lebih praktis bila menggunakan sistem penyimpanan versi cloud dimana kapasitas penyimpanannya tidak terbatas.
Selanjutnya, buat sistem pengkodean untuk memudahkan pencarian.
Jangan lupa untuk memback up dokumen secara berkala dan menerapkan sistem keamanan dengan enkripsi.
3. Gunakan aplikasi pendukungÂ
