Salah satu contoh konkret dari penyederhanaan dapat berupa program digitalisasi. Â
Melalui digitalisasi, proses administrasi mutu atau penyederhanaan format pelaporan, dapat lebih fokus pada aspek-aspek yang paling kritis.Â
Proses digitalisasi ini sejalan dengan filosofi SPMI, di mana fokus utama adalah perbaikan berkelanjutan (kaizen) yang harus dikelola dengan efisien.
Digitalisasi SPMI dapat dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya:
- Sistem Manajemen Dokumen Perguruan Tinggi: Mengelola dokumen SPMI secara digital untuk akses dan pembaruan mudah.
- Aplikasi Pengelolaan SPMI: Memantau dan melaporkan pencapaian standar SPMI secara otomatis, melalui model "dashboard" manajemen.
- Formulir Digital Elektronik: Mengganti formulir manual (hard copy) dengan formulir online untuk pengumpulan data yang cepat.
- Platform Kolaborasi: Menggunakan media/ alat online untuk komunikasi dan koordinasi tim. Tersedia banyak aplikasi yang ditawarkan di android dan internet.
- Pelatihan Online: Menyediakan pelatihan virtual untuk dosen/ staf mengenai kebijakan, standar dan prosedur SPMI. Misal melalui LMS atau e-learning.
Inspirasi dari Leonardo da Vinci
Disisi lain, pemikiran Leonardo da Vinci yang menyatakan bahwa Simplicity is the ultimate sophistication, "kesederhanaan adalah kecanggihan tertinggi" memberikan perspektif filosofis yang mendalam tentang bagaimana sebuah sistem yang sederhana justru sering kali lebih elegan, canggih dan efektif.
Dalam dunia pendidikan, hal ini dapat diterjemahkan sebagai upaya untuk merancang sistem pendidikan yang lebih sederhana, tetapi sangat efektif dan powerfull.Â
Perlu diingat, bahwa kesederhanaan bukan berarti pengurangan mutu atau mengabaikan aspek penting dari pendidikan, namun sebagai upaya untuk memangkas elemen-elemen yang tidak memberikan nilai tambah (added value), sehingga intisari-nya adalah substansi yang kuat, jelas, dan mudah diterapkan.
Kesederhanaan dalam sistem SPMI dapat terlihat dalam bagaimana standar-standar SPMI ditetapkan dan dievaluasi.Â
Baik itu standar akademik dan non akademik, harus terus diupayakan simpel  dan mudah dipahami.
Alih-alih membuat standar yang terlalu banyak dan rumit, fokus pengelola dapat diarahkan pada beberapa standar inti yang benar-benar mempengaruhi hasil pendidikan. Â
Ketika kebijakan, siklus PPEPP, standar, proses, dan formulir dirancang sederhana (tanpa kehilangan esensinya), para pelaku dalam lembaga tersebut---termasuk tenaga pengajar, staf administrasi, hingga mahasiswa---akan lebih mudah memahami dan mengaplikasikannya.Â
Big Picture
