Layanan Pelanggan Mesti Punya Stok Sejuta Kesabaran, Ini Ceritanya

4. Salah paham terkait produk

5.  Sasaran antara, di saat yang sama pelanggan sedang alami berbagai masalah

6. Blunder penyampaian informasi

7. Dan lain-lain

Apapun yang terjadi tetaplah semua hal tersebut di atas perlu disikapi dengan baik-baik dan tenang. Seorang petugas layanan yang baik sesungguhnya mengetahui semua lintas kerja yang ada di perusahaannya. 

Sebelumnya tentu saja ada  pelatihan menyeluruh guna mengenal produk secara menyeluruh. Jangan lupa juga kenali tupoksi (Tugas pokok dan fungsi)  lainnya yang ada di perusahaan seperti bagian produksi, keuangan dan lainnya. Hal ini tentunya terkait adanya anggapan bahwa layanan pelanggan di mata pelanggan dianggap figur yang paling tahu semua hal. 

Pelanggan adalah raja

Kata raja tentunya memang disandang oleh pelanggan. Betapa tidak, ketika produk atau jasa sudah dibeli, saat itulah sang raja akan menggunakan tongkat saktinya yang setiap saat siap diarahkan ke layanan pelanggan. Dalam kondisi salah pun pelanggan bisa jadi tak akan menyadari hingga pada akhirnya diberi paham.

Layanan pelanggan kini sudah variatif metodenya. Ada yang melalui call centre, Email, tatap muka langsung, via chat pesan, dan masa kekinian seperti melalui akun medsos (media sosial) resmi perusahaan. Semuanya memiliki resiko dalam cara menjelaskan. Resiko yang dihadapi intinya cara menjelaskan dengan kemampuan cara menyampaikan sebaik-baiknya. 

Mitigasi resiko yang berat saat ini terjadi pada layanan pelanggan via akun medsos perusahaan. Saluran komunikasi ini memang sangat sensitif dan memerlukan kehati-hatian dalam merespon setiap keluhan yang masuk. Salah-salah bisa merusak dan menimbulkan permasalahan baru. Bukan tidak mungkin juga terjadi tingkat persaingan yang berat hingga kompetitor masuk dan menyamar dengan memberi keluhan ke akun medsos perusahaan. 

Segala percakapan yang muncul di akun medsos menjadi tontonan publik. Meleset sedikit, warganet yang tadinya tak terlibat akhirnya melibatkan diri juga.  Jadi perlu sekali kehati-hatian dalam merespon setiap permasalahan. Balaslah sesuai pada pertanyaannya tanpa melebar kemana-mana. Jika perlu mengetik kata balasan sambil senyum seakan-akan pelanggan ada di hadapan kita.