Opening Ceremony Youth Communication Day 2021 dengan tema "Communication Challenges in the Age of Hybrid" . Co-Host dalam acara ini sendiri merupakan Universitas Ahmad Dahlan, dimana peserta dari Opening Ceremony ini bukan hanya berasal dari Indonesia. Terdapat negara-negara lain yang ikut berpartisipasi dalam Youth Communication Day 2021 ini, seperti Filipina, India, China, serta Thailand. Acara ini diisi oleh berbagai pembicara baik dari dalam negeri maupun luar negeri, salah satunya berasal dari Universitas Ahmad Dahlan yaitu Anton Yudhana, Ph.D. serta pembicara dari Universitas luar negeri seperti Dr. Kirti Dang-Longani dari Ajeenkya DY Patil University, Pune India , Prof. Estrella Arroyo, Ed. D dari Dean College of Liberal Arts University of Saint Anthony Philippines, Jessada Salathong, Ph.D. dari Faculty of Communication Arts, Chulalongkorn University Thailand.
Tema yang diangkat juga cukup menarik, ketika dunia sedang dalam kondisi POST-COVID-19. Kondisi di mana sistem ataupun metode tengah diarahkan agar bisa menciptakan lingkungan yang memadai untuk kita yang masih terdampak pandemi ini. Menurut M. Najih Farihanto, M.A selaku Kepala Departemen Komunikasi, Fakultas Sastra Bahasa dan Komunikasi, Universitas Ahmad Dahlan mengungkapkan bahwa "Akibat dari COVID-19 ini kita harus beralih ke era Hybrid di mana kita harus memadukan antara skill diantara teknis maupun non-teknis yang dibutuhkan untuk beradaptasi dengan perkembangan dari teknologi informasi dan komunikasi di digital era ini sehingga tema yang diusung juga memiliki kaitannya dengan era Hybrid saat ini. Era ini juga nantinya akan menjadi populer di masa depan karena efek dari Pandemi COVID-19 yang merubah hidup orang-orang terutama dalam hal proses komunikasi dimana yang dulu tidak bisa kembali dilaksanakan sekarang, maka kita harus melangkah ke konsep baru dengan era Hybrid ini."
Era Hybrid memiliki dua makna yaitu Hybrid Learning merupakan pembelajaran yang menggabungkan berbagai pendekatan dalam pembelajaran yakni pembelajaran tatap muka (face to face), Pembelajaran berbasis komputer dan pembelajaran berbasis online (internet dan mobile learning). Serta Hybrid Working merupakan model kerja hybrid yang membuka kemungkinan untuk meningkatkan produktivitas karyawan dengan konsep yang juga fleksibel, model kerja ini muncul sebagai jawaban ketidakpastian kapan karyawan bisa bekerja kembali sepenuhnya di kantor.
Pembicara dalam acara Youth Communication Ceremony yang akan menjadi fokus adalah pada sesi Prof. Estrella Arroyo. Prof. Estrella Arroyo yang mana beliau membicarakan tentang bagaimana teknologi benar-benar membantu kita dalam hal berkomunikasi, Prof. Estrella Arroyo yang ada di Filipina sendiri bisa berkomunikasi dengan kita yang mungkin saja tengah dirumah ataupun sedang dimana saja saat mendengarkan pembicaraan itu, yang mana ini suatu contoh bagaimana Estrella mencoba untuk menyinggung tema dari Youth Community Day itu sendiri dengan topik yang akan dibawakannya "kami mengembangkan gaya komunikasi yang kami anggap sebagai cara terbaik untuk berkomunikasi secara tatap muka tetapi karena Pandemi, kami merekayasa ulang dan mengemas ulang komunikasi kami dengan melakukan cara jarak jauh." Ujar Prof. Estrella
Estrella sendiri mengatakan bahwa sebenarnya semua orang tentunya siap akan perubahan yang terjadi secara mendadak ini. Dimana kita benar-benar harus beradaptasi dengan dunia baru karena Pandemi yang menyerang. Dunia yang tengah terjadi saat ini bisa dikatakan POST-COVID-19, kondisi di mana Pandemi masih ada namun tidak se-mengerikan sebelumnya. Dengan kemampuan beradaptasi kita tersebut, bisa dikatakan bahwa sistem yang tadinya harus dilakukan dengan Face to Face bisa secara perlahan diubah menjadi melalui digital. Namun apakah itu cukup? Tentu belum. Masih banyak kelemahan yang dirasakan ketika kita hanyalah memusatkan semuanya ke arah digital saja. Apalagi bila dikaitkan dengan masalah pekerjaan, belum tentu semua pekerjaan mampu dialihkan prosesnya menjadi secara digital. Seperti pekerjaan kantoran, studio rekaman, ataupun kegiatan di sekitar masyarakat kita apalagi masyarakat menengah kebawah. Pertanyaannya sekarang adalah apa dampak dari momen hybrid ini terhadap komunikasi dan pekerjaan? Apa kelebihan dan tantangannya? Bagaimana mengatasi kendala yang mungkin terjadi dengan komunikasi hybrid? Apa itu mungkin ? Bisakah komunikasi hybrid mengatasi masalah pengusaha pemilik bisnis pengusaha?
Penjelasan lebih dalam mengenai apa itu komunikasi hybrid, merupakan menghubungkan dua jenis pekerja yang sama sekali berbeda seperti kondisi di kantor dan karyawan jarak jauh, evolusi komunikasi hybrid harus cepat untuk memenuhi kebutuhan dunia pasca-COVID-19 modern. Cara komunikasi baru ini memungkinkan karyawan untuk memilih tempat bekerja ataupun sistem bekerja mereka. Pada suatu hari, mereka dapat memilih untuk bekerja dari kantor dan pada hari lain, dapat bekerja dari rumah. Menurut Prof. Estrella Arroyo sendiri mengklasifikasikan metode Hybrid menjadi 5 macam, yaitu :
1. Statistic Hybrid, setiap rekan satu tim memiliki lokasi kerja yang tetap, baik di kantor maupun di rumah.
2. Dynamic Hybrid, karyawan memutuskan dari mana mereka bekerja, di kantor atau dari jarak jauh.
3. Synchronized Hybrid, anggota tim bekerja dari jarak jauh dan di kantor, tetapi mereka datang ke kantor pada waktu yang bersamaan.
4. Default Digital, pekerja dapat bekerja dari mana pun mereka mau tanpa ekspektasi apapun. Terkadang, model ini disebut "Model yang mengutamakan jarak jauh".
5. Sepenuhnya Didistribusikan, model ini disebut sebagai sepenuhnya jarak jauh.
Memilih model hibrida yang sesuai tergantung pada ukuran, pengaturan, dan kebutuhan khusus Perusahaan. Karena tidak semua bisnis tidak memiliki komponen yang sama, pilihan model kerja hybrid tidak sama. Yang paling bermanfaat bagi sifat pekerjaan harus menjadi pertimbangan utama. Terdapat juga mode dalam Komunikasi Hybrid yaitu Sinkron dan Asinkron, sama seperti yang sudah dilangsungkan dalam kegiatan pembelajaran. Dimana dalam Komunikasi Sinkron merupakan terjadi secara real time dan itu dimaksudkan untuk memberikan tanggapan segera.Disini kita bisa mengetahui bahwa kegiatan perkantoran ataupun pendidikan juga sangat fokus kepada kegiatan Sinkron. Contohnya saja adalah adalah face to face ataupun komunikasi dengan bertatap muka secara langsung, melalui panggilan telepon, konferensi video and instant messaging. Dimana konferensi video ini bisa juga dilakukan dengan melalui Zoom, Google Meet ataupun platform lainnya. dapat membantu tim jarak jauh dan hibrida yang jarang bertemu langsung untuk membangun kepercayaan dan keintiman jika dilakukan secara rutin. Mode Komunikasi Hybrids ini membantu menciptakan rasa memiliki yang membuat karyawan merasa terhubung dengan karyawan lain.
Sedangkan Komunikasi Asinkron biasanya tidak terjadi secara real-time karena adanya penundaan waktu antara penyampaian informasi dan penerimaan informasi. Tidak ada masalah dalam penjadwalan, tidak seperti di Komunikasi Sinkron. Bahkan bisa dikatakan kegiatan Asinkron bisa dilakukan kapan saja, bahkan mendadak sekalipun bila dalam keadaan terdesak. Email, Faks, aplikasi dan platform obrolan tim, alat kolaborasi, dokumen bersama, dan pesan video adalah contoh Komunikasi Asinkron. Komunikasi berkualitas tinggi sangat bergantung pada Komunikasi asinkron dan bermanfaat baik untuk pekerjaan di tempat maupun jarak jauh. Jenis komunikasi hibrid ini mengurangi stres di pihak karyawan karena cukup waktu untuk penyesuaian dan tanggapan yang diperbolehkan. Selanjutnya, tim yang tersebar bekerja lebih efektif dan produktif.
Menurut Prof. Estrella Arroyo sendiri, kelebihan dari Hybrid Communication yaitu :
1. Peningkatan produktivitas, mode kerja jarak jauh memungkinkan karyawan untuk lebih fokus dan mengurangi stres. Waktu perjalanan, waktu berdandan dan bangun pagi hampir tidak menjadi perhatian lagi. Pada pembuangan karyawan, dia dapat mulai bekerja setiap waktu yang tepat.
2. Lebih banyak fleksibilitas, memungkinkan pengaturan kerja yang fleksibel bagi karyawan adalah salah satu peningkatan moral yang paling luar biasa yang dapat dilakukan oleh pemberi kerja. Karena ketersediaan berbagai alat dan aplikasi komunikasi, dan karyawan dapat tetap berhubungan dengan orang-orang yang peduli bahkan ketika pekerjaan dilakukan di rumah.
3. Kepercayaan antar karyawan, kurangnya kepercayaan dan miskomunikasi dapat menjadi masalah serius terutama dalam tim yang tersebar. Membangun hubungan yang bermakna menjadi lebih mungkin terutama ketika komunikasi, kolaborasi, percakapan, dilakukan setiap hari. Memiliki seseorang di perusahaan yang mempercayai Anda, membuat Anda merasa dimengerti, atau diperhatikan membangun sistem pendukung yang lebih kuat.
4. Peningkatan kolaborasi, komunikasi internal mempengaruhi efisiensi pemain tim saat mengerjakan sebuah proyek. Bahkan ketika para anggota belum bertemu satu sama lain, mereka menjadi lebih nyaman untuk berkolaborasi. Tim yang tersebar memikul tanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan karena Komunikasi Hybrid memastikan kolaborasi yang tepat waktu.
5. Komitmen karyawan, karyawan merasa lebih nyaman bekerja satu sama lain terutama ketika tidak ada tekanan dari karyawan lain. Seseorang menjadi lebih berkomitmen ketika ada kepercayaan dan kolaborasi.
6. Peningkatan kinerja karyawan, kinerja karyawan berkembang ketika saluran komunikasi terbuka. Ini memberdayakan ketika Anda merasa Anda adalah bagian dari tim yang hebat. Ini mengarah pada upaya untuk mencapai kesempurnaan. Kinerja karyawan dipengaruhi oleh kesejahteraan dan keterlibatan.
