Pentingnya Komunikasi Untuk Menciptakan Organisasi Yang Produktif

Sebuah organisasi terdiri dari berbagai tindakan dan hubungan yang melibatkan setiap individu di dalamnya. Organisasi akan terbentuk dan berkembang ketika para anggotanya saling berinteraksi. Salah satu tindakan dasar yang umum dilakukan dalam konteks ini adalah komunikasi. Dalam sebuah organisasi, komunikasi yang efektif sangat penting untuk kelancaran pelaksanaan program kerja yang ada. Sebaliknya, kurangnya komunikasi atau bahkan ketidakadaan komunikasi dapat menghambat perkembangan organisasi. Oleh karena itu Dica mengatakan bahwa peran komunikasi memiliki peran yang besar dan penting dalam sebuah badan usaha. Dengan dukungan yang tepat, komunikasi yang baik akan berkontribusi pada keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi tersebut. 

Komunikasi merupakan salah satu elemen terpenting dalam kehidupan manusia, khususnya di dalam konteks organisasi. Setiap organisasi, baik yang kecil maupun besar, terdiri dari beragam individu dengan latar belakang dan keahlian yang berbeda-beda. Di sinilah komunikasi berperan sebagai jembatan yang menghubungkan berbagai kepentingan individu dalam organisasi tersebut. Tanpa adanya komunikasi yang efektif, koordinasi antarindividu akan menjadi kendala, pencapaian tujuan organisasi akan terhambat, dan produktivitas pun cenderung mengalami penurunan. Oleh sebab itu, penting bagi setiap organisasi untuk memahami serta menerapkan praktik komunikasi yang baik, guna menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan harmonis.  

Berikut adalah beberapa pendapat dari para ahli mengenai pentingnya komunikasi dalam organisasi:

1. Komunikasi organisasi yang efektif sangat berperan dalam memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih baik, memperkuat kerja sama tim, dan secara signifikan dapat meningkatkan kinerja keseluruhan organisasi.

2. Strategi komunikasi yang tepat dalam organisasi dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan adanya komunikasi yang baik, proses penyampaian informasi, koordinasi tugas, dan pemecahan masalah dapat berjalan dengan lebih lancar.

3. Komunikasi organisasi sebagai pengalaman objektif yang berkaitan dengan lingkungan internal organisasi. Ia menekankan bahwa komunikasi yang efektif tidak hanya dapat meningkatkan motivasi kerja anggotanya, tetapi juga memainkan peran krusial dalam pencapaian tujuan organisasi.

Lantas, mengapa komunikasi begitu penting dalam organisasi?

Komunikasi berfungsi sebagai jembatan yang menghubungkan individu dalam sebuah organisasi. Hal ini memungkinkan penyampaian informasi, penyelesaian masalah, dan pengembangan hubungan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa komunikasi sangat penting dalam suatu organisasi:   

• Komunikasi berperan penting dalam meningkatkan motivasi karyawan dengan memberikan informasi dan klarifikasi mengenai tugas-tugas yang harus dilaksanakan, cara penyelesaiannya, serta cara untuk meningkatkan kinerja jika hasil yang dicapai tidak memenuhi target.
• Sebagai sumber informasi, komunikasi memfasilitasi anggota organisasi dalam proses pengambilan keputusan dengan membantu mereka mengidentifikasi dan mengevaluasi berbagai alternatif tindakan.
• Selain itu, komunikasi juga memainkan peran krusial dalam membentuk sikap individu. Seseorang yang mendapatkan informasi dengan baik cenderung memiliki sikap yang lebih positif dibandingkan dengan mereka yang kurang terinformasi. Berbagai saluran komunikasi, seperti majalah organisasi, jurnal, rapat, serta bentuk komunikasi lisan dan tulisan lainnya, membantu membentuk sikap karyawan.
• Komunikasi juga berfungsi sebagai sarana sosialisasi. Dalam dunia saat ini, keberadaan orang lain sering mendorong interaksi. Tak jarang, orang mengatakan bahwa keberlangsungan hidup seseorang tidak terlepas dari komunikasi.
• Seperti yang telah dibahas sebelumnya, komunikasi juga memainkan peran penting dalam proses pengendalian. Komunikasi membantu mengawasi perilaku anggota organisasi melalui berbagai cara. Adanya tingkatan hierarki, prinsip, dan pedoman tertentu yang harus diikuti oleh karyawan memerlukan komunikasi yang efektif. Karyawan diharapkan untuk mematuhi kebijakan organisasi, melaksanakan peran pekerjaan mereka dengan efisien, dan menyampaikan masalah serta keluhan kepada atasan mereka.

Dengan demikian, komunikasi menjadi alat yang penting dalam pengendalian fungsi manajemen.Komunikasi dalam organisasi dapat dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan cara penyampaiannya:

1. Komunikasi Vertikal dari Atas ke Bawah
Komunikasi vertikal adalah proses di mana informasi mengalir dari level manajemen yang lebih tinggi kepada level yang lebih rendah. Umumnya, informasi yang disampaikan berkaitan erat dengan aktivitas kerja yang harus dilakukan oleh anggota organisasi. Komunikasi jenis ini dapat diklasifikasikan menjadi lima kategori utama:

• Instruksi Tugas
  Instruksi tugas adalah pesan yang disampaikan kepada bawahan terkait apa yang diharapkan dari mereka dalam pelaksanaan tugas, serta bagaimana cara melakukannya.
• Rasional
  Rasional pekerjaan merujuk pada pesan yang menjelaskan tujuan dari suatu aktivitas dan bagaimana aktivitas tersebut berkaitan dengan kegiatan lain dalam organisasi atau dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
• Ideologi
  Ideologi merupakan perpanjangan dari pesan rasional. Sementara pesan rasional lebih fokus pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan perspektif organisasi, pesan ideologi bertujuan untuk mendapatkan dukungan dan antusiasme dari anggota organisasi, sehingga membangun loyalitas, moral, dan motivasi.
• Informasi
  Informasi bertujuan untuk mengenalkan bawahan terhadap praktik organisasi, aturan yang berlaku, keuntungan, kebiasaan, serta data lain yang tidak terkait langsung dengan instruksi dan rasionalitas.
• Balikan
  Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai seberapa tepat individu dalam menjalankan tugasnya.

Dengan memahami kategori-kategori komunikasi ini, organisasi dapat meningkatkan efektivitas komunikasi internal dan memastikan aliran informasi yang jelas dan tepat sasaran.Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal terjadi antara individu atau tim yang berada pada level yang sama dalam hierarki organisasi. Hal ini penting untuk koordinasi tugas antarbagian atau departemen. 

2. Komunikasi vertikal dari bawah ke atas

Komunikasi vertikal dari bawah ke atas memiliki peranan penting dalam organisasi. Dalam model bottom-up, fokus utama terletak pada respons yang diberikan oleh bawahan terhadap kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan. Komunikasi ini berfungsi sebagai saluran informasi yang memungkinkan bawahan menyampaikan masukan yang berharga dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian, para pemimpin dapat mempertimbangkan apa yang diperlukan dari tim mereka untuk menyelesaikan tugas secara optimal. Selain itu, komunikasi ini juga membantu pemimpin dalam mengambil keputusan yang tepat untuk mengatasi permasalahan atau merumuskan kebijakan baru. Tujuannya adalah untuk memberikan umpan balik, saran, serta kemungkinan untuk mengajukan pertanyaan, sehingga menjadikannya sebagai suatu proses komunikasi yang bersifat dua arah. 

3. Komunikasi Horizontal

Inti dari komunikasi horizontal adalah penekanan pada penyampaian informasi kepada individu yang berada pada tingkat atau otoritas yang sama. Komunikasi jenis ini berfungsi untuk mempermudah aktivitas organisasi dalam merencanakan dan melaksanakan tugas-tugas yang harus diselesaikan. Selain itu, komunikasi horizontal membantu dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi secara bersama-sama, serta memfasilitasi pemahaman yang lebih baik atas perbedaan yang muncul agar dapat menemukan solusi yang efektif. Tak kalah penting, komunikasi horizontal juga mendukung terciptanya hubungan kerja yang produktif. Dalam penelitian ini, digunakan karakteristik-karakteristik komunikasi organisasi yang mengacu pada Communication Satisfaction Questionnaire (CSQ), yang meliputi: (1) Arus Informasi, (2) Iklim Komunikasi, (3) Karakteristik Pesan, (4) Struktur Komunikasi, (5) Group Bond, dan (6) Rasa Hormat (Hasan dalam Ira, 2022). 

4. Komunikasi Formal 

Komunikasi formal melibatkan saluran resmi seperti rapat, email, atau memo. Komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi penting yang berdampak langsung pada operasional organisasi. 

5. Komunikasi Informal 

Komunikasi informal terjadi di luar saluran resmi, seperti percakapan santai di kantin atau chat di luar jam kerja. Meskipun tidak resmi, komunikasi ini dapat membantu membangun hubungan interpersonal yang lebih baik. 

Demikianlah penjelasan yang dapat saya sampaikan. Terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca artikel ini. 

Untuk informasi edukasi menarik lainnya, kunjungi website kami di: 

https://bk.fip.unesa.ac.id/

Saya berharap informasi yang telah disampaikan dapat bermanfaat dan diimplementasikan dalam kehidupan sehari-hari.