Geliat Pengelolaan Jurnal Internal Unand Menuju Persaingan Global: Pelatihan dan Insentif

Pengantar

Hari ini, saya menghabiskan sehari penuh untuk mengikuti pelatihan atau lokakarya internal atau bisa juga disebut FGD yang diselenggarakan oleh Universitas Andalas (Unand) dengan tujuan untuk meningkatkan pengelolaan jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh Unand. Saya hadir sebagai pengelola Jurnal Nasional Teknik Elektro (JNTE).

FGD ini bertujuan untuk membantu jurnal-jurnal Unand agar dapat naik kelas, yaitu meningkatkan kualitas dan reputasi jurnal sesuai dengan standar akreditasi nasional maupun internasional. Misalnya, jika jurnal sudah terindeks di Sinta 4, maka diharapkan dapat naik ke Sinta 3, dan seterusnya. Jika jurnal sudah terindeks di Sinta 2, maka diharapkan dapat menyiapkan segala persyaratan untuk bisa terindeks di Scopus, salah satu basis data pengindeks jurnal internasional yang menjadi acuan penilaian kualitas makalah atau paper yang digunakan untuk kenaikan pangkat dosen.

Universitas Andalas (Unand) merupakan salah satu perguruan tinggi negeri berbadan hukum (PTNBH) di Indonesia yang berkomitmen untuk meningkatkan kualitas dan reputasi penelitian dan publikasi ilmiahnya. Salah satu upaya yang dilakukan oleh Unand adalah dengan meningkatkan pengelolaan jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh Unand, baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Unand memiliki sekitar 80 jurnal ilmiah internal yang berasal dari berbagai fakultas dan bidang ilmu, namun hanya sebagian kecil yang terakreditasi nasional atau terindeks internasional.

Untuk mengatasi tantangan ini, Unand telah meluncurkan beberapa program dan kebijakan yang bertujuan untuk membantu dan mendorong pengelola jurnal internal Unand agar dapat meningkatkan kinerja dan kelayakan jurnalnya. Beberapa program dan kebijakan tersebut antara lain:

FGD yang diselenggarakan oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) Unand dengan tujuan untuk memberikan pengetahuan, keterampilan, dan bimbingan kepada pengelola jurnal internal Unand tentang berbagai aspek pengelolaan jurnal, seperti perancangan sistem, analisis sistem, pengendalian sistem, dan pengembangan sistem. Pelatihan ini juga bertujuan untuk membantu jurnal-jurnal Unand agar dapat naik kelas, yaitu meningkatkan kualitas dan reputasi jurnal sesuai dengan standar akreditasi nasional maupun internasional, seperti Sinta dan Scopus. Kegiatan ini berlangsung di gedung LPPM Unand lantai 1.

Skema baru untuk pengelolaan jurnal yang diluncurkan oleh LPPM Unand yang menawarkan bantuan dana dengan jumlah maksimal sebesar Rp 50 juta per jurnal, yang ditujukan untuk jurnal yang berencana untuk mengajukan terindeks di Scopus. Dana bantuan ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan pengelolaan jurnal, seperti peningkatan laman web jurnal, rancangan tampilan tiap edisi jurnal, kegiatan promosi jurnal di media sosial atau konferensi, pelatihan penulis dan reviewer jurnal, dan pengadaan perangkat keras atau lunak yang diperlukan untuk mendukung pengelolaan jurnal. Jurnal yang ingin mendapatkan dana bantuan ini harus memenuhi persyaratan minimal yang ditetapkan oleh LPPM Unand, seperti memiliki ISSN, terakreditasi Sinta 2 atau lebih tinggi, memiliki website yang informatif, dan memiliki peer-review yang transparan. Selain itu, LPPM Unand juga akan menyediakan insentif tambahan bagi jurnal yang sudah terindeks di Scopus, seperti penghargaan, sertifikat, dan fasilitas lainnya.

Dua Jurnal Unand Terindeks Scopus

Dua contoh jurnal internal Unand yang sudah berhasil terindeks di Scopus adalah Jurnal Optimasi Sistem Industri (JOSI) dan Jurnal Arbitrer. JOSI adalah jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh Departemen Teknik Industri Fakultas Teknik Unand. Jurnal ini berfokus pada kajian optimasi sistem industri, seperti perancangan sistem, analisis sistem, pengendalian sistem, dan pengembangan sistem. JOSI terbit dua kali dalam setahun dan telah terakreditasi Sinta 2 oleh Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Indonesia. JOSI juga telah terindeks Scopus sejak Oktober tahun 2023, setelah mengajukan permohonan dua bulan sebelumnya dan mendapatkan persetujuan pada bulan Oktober 2023. JOSI menjadi salah satu jurnal Unand yang terindeks Scopus dengan proses yang relatif cepat dan mulus.

Jurnal Arbitrer adalah jurnal ilmiah yang merupakan salah satu wadah penting bagi para akademisi dan peneliti di bidang linguistik. Diterbitkan 4 kali satu tahun sejak tahun 2023 yang sebelumnya 2 kali. Jurnal diterbitkan oleh Masyarakat Linguistik Indonesia (MLI) Universitas Andalas, jurnal ini menjadi sorotan utama dalam kajian multilingualisme, kebijakan bahasa, hak-hak linguistik, ekologi bahasa, dan pendekatan pluralistik terhadap Bahasa dengan frekuensi terbit empat kali dalam setahun, Jurnal Arbitrer telah meraih akreditasi Sinta 2 oleh Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Indonesia,

Jurnal Arbitrer juga telah terindeks Scopus sejak tahun 2024, setelah mengajukan permohonan pada bulan Oktober 2023. Jurnal Arbitrer mengalami proses yang cukup panjang dan sulit untuk terindeks Scopus, karena sempat ditolak pada tahun 2022 dan mendapat penalti atau embargo selama satu tahun. Jurnal Arbitrer kemudian melakukan perbaikan dan pengajuan ulang pada bulan Oktober 2023 dan akhirnya diterima.

Pengajuan Jurnal Terindeks ke Scopus

Untuk mengajukan jurnal ke Scopus, ada beberapa persyaratan dan proses yang harus dipenuhi, seperti yang telah dijabarkan sebelumnya:

Memiliki ISSN yang Valid dan Terdaftar di LIPI: ISSN (International Standard Serial Number) adalah identifikasi unik untuk serial (jurnal, majalah, dll.) yang diterbitkan secara berkala. LIPI (Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia) adalah lembaga yang bertanggung jawab untuk mendaftarkan ISSN di Indonesia.

Mempunyai Volume dan Nomor Terbitan yang Teratur: Kriteria ini menunjukkan bahwa jurnal tersebut telah mempertahankan konsistensi dalam publikasinya selama minimal 2 tahun berturut-turut. Ini menandakan bahwa jurnal tersebut memiliki kelangsungan dan kredibilitas yang diperlukan.

Berisi Konten yang Ditetapkan oleh Peer Review: Peer review adalah proses di mana artikel ilmiah dievaluasi oleh para ahli atau rekan sejawat di bidang yang relevan sebelum diterbitkan. Hal ini menjamin kualitas dan akurasi konten yang dipublikasikan.

Memiliki Website yang Informatif dan Mudah Diakses: Website jurnal harus menyajikan informasi yang lengkap dan mudah dicari bagi para pembaca dan peneliti potensial. Ini termasuk deskripsi jurnal, ruang lingkup, panduan penulis, dan kontak editor.

Menggunakan Bahasa yang Benar dan Mudah Dipahami: Kualitas bahasa dan kepatuhan terhadap standar etika dan integritas ilmiah adalah hal yang sangat penting dalam pengajuan jurnal ke Scopus. Bahasa yang jelas dan tepat akan memudahkan pemahaman bagi pembaca dari berbagai latar belakang.

Setelah memenuhi semua persyaratan di atas, proses pengajuan jurnal ke Scopus dapat dilakukan melalui formulir online yang disediakan di website resmi Scopus. Permohonan akan diperiksa oleh tim ahli dari Content Selection and Advisory Board (CSAB), yang terdiri dari ilmuwan dan akademisi terkemuka dari berbagai bidang pengetahuan. Proses peninjauan biasanya memakan waktu beberapa bulan, dan hasilnya akan dikomunikasikan kepada pihak jurnal melalui email.

Jika jurnal diterima, maka akan dimasukkan ke dalam database Scopus dan diindeks secara retroaktif, yang berarti artikel-artikel sebelumnya juga akan diikutsertakan. Namun, jika jurnal ditolak, pihak jurnal masih memiliki kesempatan untuk mengajukan permohonan ulang setelah 1 tahun dengan melakukan perbaikan terhadap kekurangan yang telah diidentifikasi oleh tim peninjau. Dengan demikian, proses ini merupakan langkah penting dalam meningkatkan visibilitas dan reputasi jurnal di tingkat internasional.

Peluang JNTE

Jurnal Nasional Teknik Elektro (JNTE) adalah jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh Departemen Teknik Elektro Fakultas Teknik Unand. Jurnal ini berfokus pada kajian teknik elektro dan topik-topik terkini, seperti energi terbarukan, internet of things, artificial intelligence, dan lain-lain. JNTE terbit tiga kali dalam setahun dan telah terakreditasi Sinta 2 oleh Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Indonesia. JNTE juga berencana untuk mengajukan terindeks di Scopus, sebagai salah satu basis data pengindeks jurnal internasional yang menjadi acuan penilaian kualitas makalah ilmiah.

Peluang JNTE untuk diterima di Scopus dapat ditingkatkan dengan memperhatikan beberapa hal, seperti:

Kualitas konten jurnal: JNTE harus menulis artikel ilmiah yang orisinal, relevan, valid, lengkap, dan mudah dibaca. JNTE juga harus menggunakan referensi yang cukup dan terkini, minimal 20 referensi2.

Kebijakan dan etika jurnal: JNTE harus memastikan bahwa jurnal memiliki visi dan misi yang jelas, tim editorial yang profesional, proses peer-review yang transparan, dan publikasi yang reguler. JNTE juga harus menjaga integritas akademik dan menghindari plagiasi45.

Visibilitas dan sitasi jurnal: JNTE harus memperluas visibilitas jurnal dan penelitian di dunia akademik. JNTE bisa menggunakan media sosial, blog, atau konferensi untuk mempromosikan jurnal. JNTE juga harus berusaha menarik perhatian dan sitasi dari para peneliti di bidangnya3.

Keragaman dan konsistensi jurnal: JNTE harus menunjukkan bahwa jurnal memiliki keragaman asal negara dari editor, reviewer, dan penulis. JNTE juga harus menjaga konsistensi kualitas, publikasi, dan format

Penilaian sementara Terhadap JNTE

Berdasarkan persyaratan di atas dan penilaian singkat terhadap jurnal JNTE berdasarkan persyaratan terindeks Scopus berikut rangkuman penilaian:

Kepatuhan terhadap Persyaratan Dasar Scopus: Jurnal ini telah memenuhi syarat minimal terbit selama 2 tahun, dengan terbitan pertamanya sejak bulan September 2012. Dengan demikian, jurnal ini memenuhi salah satu persyaratan penting untuk terindeks di Scopus.

Proses Peer-Review yang Transparan: Jurnal ini telah menjelaskan dengan detail proses peer-review yang digunakan, yaitu double-blind review. Informasi ini dapat ditemukan di bagian "About the Journal". Transparansinya dalam proses review ini menunjukkan komitmen jurnal untuk memastikan kualitas dan keakuratan setiap artikel yang diterbitkan.

Frekuensi Publikasi yang Teratur: Jurnal ini menerbitkan artikel secara reguler, yaitu tiga kali dalam setahun, dengan jadwal publikasi pada bulan Maret, Juli, dan November. Konsistensi dalam frekuensi publikasi ini penting untuk mempertahankan keterlibatan pembaca dan reputasi jurnal di kalangan peneliti.

Penggunaan Bahasa Inggris yang Konsisten: Sejak Maret 2022, jurnal ini telah menggunakan bahasa Inggris untuk judul, abstrak, nama penulis, dan afiliasi. Langkah ini merupakan upaya untuk meningkatkan aksesibilitas dan jangkauan internasional dari konten jurnal.

Komitmen terhadap Etika Publikasi: Jurnal ini telah menyediakan pernyataan etika publikasi dan pernyataan praktik yang jelas yang dapat diakses oleh pembaca. Kehadiran pernyataan ini penting untuk menegaskan komitmen jurnal terhadap integritas dan kepatuhan terhadap standar etika yang tinggi.

Saran JNTE agar terindeks di Scopus

Peluang Jurnal Nasional Teknik Elektro (JNTE) untuk diterima di Scopus dapat ditingkatkan dengan memperhatikan beberapa aspek yang krusial. Langkah-langkah tersebut tidak hanya akan meningkatkan kualitas jurnal itu sendiri, tetapi juga akan memberikan dampak positif secara keseluruhan bagi pengelolaan jurnal di lingkungan Universitas Andalas (Unand).

Kualitas Konten Jurnal: JNTE harus menghasilkan artikel ilmiah yang tidak hanya orisinal dan relevan, tetapi juga valid, lengkap, dan mudah dipahami. Penelitian yang dipublikasikan harus disertai dengan referensi yang memadai dan mutakhir, dengan jumlah minimal 20 referensi.

Kebijakan dan Etika Jurnal: JNTE harus memastikan bahwa jurnal memiliki visi dan misi yang jelas serta didukung oleh tim editorial yang profesional. Proses peer-review harus dilakukan secara transparan, dan publikasi artikel harus dilakukan secara teratur sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Penting juga bagi JNTE untuk menjaga integritas akademik dengan menghindari segala bentuk plagiarisme.

Visibilitas dan Sitasi Jurnal: JNTE perlu mengembangkan strategi untuk meningkatkan visibilitas jurnal dan publikasi penelitiannya di komunitas akademik. Pemanfaatan media sosial, blog, serta partisipasi dalam konferensi adalah beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mempromosikan jurnal. Selain itu, upaya harus dilakukan untuk menarik perhatian dan mendapatkan sitasi dari para peneliti di bidang yang relevan.

Keragaman dan Konsistensi Jurnal: JNTE harus menunjukkan bahwa jurnal tersebut mampu mencerminkan keragaman asal negara dari editor, reviewer, dan penulis. Selain itu, konsistensi dalam kualitas, proses publikasi, dan format jurnal juga harus dijaga dengan baik.

Dokumen Pribadi

Trik Pengelolaan Jurnal

Membangun Jejaring Editor Internasional

Membangun jejaring editor adalah langkah krusial dalam memperkuat jurnal ilmiah. Jejaring ini tidak hanya membantu meningkatkan kualitas jurnal, tetapi juga memperluas jangkauan, visibilitas, dan sitasi artikel yang diterbitkan. Ini adalah fondasi bagi kemajuan jurnal dalam dunia akademik yang serba cepat dan berubah.

Salah satu platform yang efektif untuk membangun jejaring editor adalah Facebook. Dengan fitur grupnya, Facebook memfasilitasi kolaborasi antar editor dari berbagai bidang ilmu dan negara. Di sini, para pengelola jurnal dapat bergabung dengan grup yang relevan dan memperluas jejaring mereka. Diskusi, tukar informasi, dan kolaborasi menjadi lebih mudah di platform ini.

Tak hanya Facebook, pembentukan grup WhatsApp (WA) untuk para editor adalah langkah lanjutan yang efektif. WA memberikan kanal komunikasi yang langsung dan personal antara pengelola dan editor jurnal. Grup ini menjadi wadah untuk berdiskusi secara intensif, mengoordinasikan proses peer-review, memberikan masukan, dan menyelesaikan masalah yang muncul secara cepat.

Pengalaman dari Jurnal Arbitrer, yang diterbitkan oleh Fakultas Ilmu Budaya, adalah contoh nyata keberhasilan dalam membangun jejaring editor melalui Facebook dan WA. Dengan dukungan jejaring ini, Jurnal Arbitrer telah meraih akreditasi Sinta 2 dan terindeks Scopus. Keterlibatan aktif editor dari berbagai belahan dunia telah menjadi kunci kesuksesan jurnal ini.

Namun, penting untuk dicatat bahwa pembangunan jejaring editor tidak hanya tentang komunikasi dan kolaborasi, tetapi juga mengenai keterlibatan aktif dari masing-masing editor. Mereka tidak hanya menjadi bagian dari proses editorial, tetapi juga dapat berperan sebagai co-author dan berpartisipasi dalam program-program seperti pertukaran pelajar, yang semuanya membawa manfaat bagi kemajuan jurnal.

Dengan terus memperkuat jejaring editor ini, jurnal ilmiah dapat terus berkembang dan menjadi pusat pengetahuan yang berpengaruh dalam dunia akademik global.

Masih ada trik lain yang dapat dilakukan dalam pengelolaan jurnal, baik yang bisa diekspos kepada publik maupun yang menjadi rahasia dagang. Sementara banyak praktik terbuka yang membantu meningkatkan kualitas dan reputasi sebuah jurnal, ada juga strategi tertentu yang biasanya dijaga sebagai rahasia industri.

Pertama, salah satu trik terbuka adalah memperluas jaringan kolaborasi antarjurnal dan antarpengelola jurnal. Ini termasuk menjalin kemitraan dengan jurnal-jurnal lain untuk pertukaran reviewer atau bahkan publikasi bersama, yang dapat meningkatkan visibilitas dan reputasi jurnal tersebut.

Kedua, memperhatikan tren dan perkembangan terbaru dalam dunia akademik dan penerbitan jurnal juga merupakan bagian penting dari strategi pengelolaan jurnal yang terbuka. Dengan memahami kebutuhan dan keinginan pembaca serta tren penelitian yang sedang berkembang, pengelola jurnal dapat membuat keputusan yang lebih cerdas dalam mengelola jurnal mereka.

Namun, ada juga trik-trik tertentu yang biasanya dijaga sebagai rahasia dagang oleh beberapa penerbit atau pengelola jurnal. Misalnya, beberapa penerbit mungkin memiliki metode atau algoritma khusus untuk menilai kualitas sebuah naskah atau untuk mengatur proses peer-review secara efisien, yang mereka pertahankan sebagai keunggulan kompetitif.

Selain itu, beberapa jurnal mungkin memiliki kebijakan khusus dalam hal pemasaran atau promosi yang mereka pertahankan sebagai rahasia dagang. Ini mungkin termasuk strategi promosi online yang canggih, kemitraan strategis dengan lembaga atau organisasi lain, atau bahkan teknik pemasaran guerilla yang tidak biasa.

Dalam dunia yang semakin kompetitif ini, menjaga beberapa strategi pengelolaan jurnal sebagai rahasia dagang dapat menjadi cara bagi penerbit atau pengelola untuk mempertahankan keunggulan kompetitif mereka dan tetap relevan di pasar yang terus berubah.

Penutup

Program dan kebijakan tersebut diharapkan dapat memberikan dampak positif bagi pengelolaan jurnal internal Unand, seperti peningkatan jumlah dan kualitas artikel ilmiah, peningkatan jumlah dan kualitas jurnal yang terakreditasi nasional atau terindeks internasional, peningkatan visibilitas dan sitasi jurnal, peningkatan kerjasama dan jejaring penelitian, dan peningkatan kapasitas dan kompetensi pengelola jurnal. Dengan demikian, Unand dapat menunjukkan geliatnya dalam pengelolaan jurnal ilmiahnya, menuju persaingan internasional.

Membangun jejaring editor adalah langkah penting dalam membangun, mengembangkan dan mengukuhkan sebuah jurnal. Jejaring editor dapat membantu jurnal untuk meningkatkan kualitas, visibilitas, dan sitasi artikel ilmiah yang diterbitkan. Jejaring editor juga dapat membantu jurnal untuk berbagi pengalaman, informasi, dan sumber daya dalam pengelolaan jurnal. Salah satu media sosial yang paling efektif untuk membangun jejaring editor adalah facebook. Facebook memiliki fitur grup yang memungkinkan pengelola jurnal untuk bergabung dengan grup terkait yang sesuai dengan jurnal yang dikelola. Grup facebook dapat menjadi tempat untuk berinteraksi, berdiskusi, dan berkolaborasi dengan editor jurnal lainnya dari berbagai negara dan bidang ilmu. Langkah berikutnya adalah membuat grup WhatsApp (WA) untuk semua editor yang ada di seluruh dunia tersebut. Grup WA dapat menjadi media komunikasi yang lebih cepat, mudah, dan personal antara pengelola jurnal dan editor jurnal.