Ketahui Apa Itu Petty Cash Serta Manfaatnya untuk Bisnis Anda di Tahun 2023

Pengeluaran perusahaan tidak hanya terfokus pada pengeluaran besar, tetapi pengeluaran kecil yang jumlahnya cukup besar. Karena nilai nominalnya kecil, terkadang biaya ini tidak diperhitungkan sehingga menimbulkan masalah yang serius.

Oleh karena itu, pengumpulan data keuangan yang diperlukan untuk mencatat pengeluaran ini diperlukan agar lebih mudah dikendalikan. Berkaitan dengan beban perusahaan, ada syarat-syarat yang perlu dipahami manajemen perusahaan. Istilah yang kami maksud adalah kas kecil.

Definisi Petty Cash

Petty Cash atau Kas kecil dapat dipahami sebagai sejumlah kecil uang yang telah disisihkan perusahaan untuk pengeluaran kecil. Biasanya uang yang sedikit ini digunakan untuk acara mendadak atau rutin yang dibutuhkan perusahaan. Uang kecil bisa berupa uang dan bukan bahan jadi. Salah satu ciri kas kecil adalah nilai nominal yang ditentukan terlebih dahulu oleh manajemen. Jadi jumlahnya tetap dan terbatas. Biasanya, urutan nominal menyesuaikan kebijakan perusahaan, dengan mempertimbangkan ruang lingkup operasi.

Tujuan dari Petty Cash

Pembuatan petty cash sebenarnya memiliki tujuan karena keberadaannya cukup penting dalam bisnis. Sebuah perusahaan berskala besar juga akan menyediakan dana sendiri untuk kas kecil tersebut. Terdapat beberapa tujuan dari pengadaan petty cash seperti berikut:

Menghindari prosedur yang tidak efisien serta tidak ekonomis pada saat memerlukan pengeluaran secara mendadak dengan angka yang relatif kecil. Mempermudah staf atau karyawan ketika mereka ingin memberikan pelayanan maksimal namun terkendala beberapa hal. Hal ini juga sangat penting untuk menjaga hubungan perusahaan dengan mitra.

Mempercepat realisasi dari aktivitas yang memerlukan dana cepat serta mendadak tanpa ada perencanaan atau diduga sebelumnya. Masalah perlengkapan serta kebutuhan kantor yang telah habis namun perlu dibenahi dalam waktu cepat.

Metode Penggunaan Petty Cash

Metode yang dapat digunakan oleh bisnis dari semua ukuran karena sesuai dengan nilai inti mereka. Biasanya, metode yang akan digunakan juga akan dikaitkan dengan bagaimana berbagai instansi pemerintah menangani tahapan dalam konteks penggunaan data yang tersedia. Ini harus dilakukan dengan cara yang dapat dipercaya tanpa ada ruang untuk kesalahan. Ada dua jenis sistem kas kecil:

1. Metode Tetap atau Imprest Fund System

Metode imprest atau metode dimana akun yang tersedia memiliki nilai nominal yang konstan. Peristiwa yang terjadi di kas akan dikreditkan dengan sejumlah uang tertentu pada waktu tertentu, misalnya sebulan sekali. Saat transaksi selesai, pengguna kas kecil akan diberi tahu dan dapat menyelesaikan transaksi lebih cepat.

Metode khas melingkar berkaitan dengan pengembalian uang tunai yang ada sebelumnya. Prosesnya akan dilakukan sesuai dengan langkah-langkah sebelumnya, sehingga jumlah uang yang tersedia akan sama dengan sebelumnya. Kemudian, bila jumlah uang di kas kecil tidak mencukupi, dilakukan pencatatan, dan dilakukan ulang.

Tahap operasional metode imprest dilanjutkan dengan mentransfer sejumlah besar uang kepada sejumlah kecil orang. Memiliki kas kecil ini bermanfaat untuk memenuhi kebutuhan yang sifatnya mendesak. Saat dibutuhkan, mata uang yang tersedia akan berguna untuk bertransaksi.

Terakhir, data yang sudah terkumpul akan diolah kembali. Pembayaran ini sesuai dengan seluruh jumlah yang dibayarkan selama transaksi sebelumnya.

2. Metode Fluktuatif atau Fluctuating Fund System

Metode kas kecil yang kedua adalah metode fluktuatif atau metode yang esensinya adalah berubah. Jika metode total uang imprest yang digunakan oleh pengguna kas kecil telah ditinggalkan, metode kedua secara nominal memenuhi persyaratan. Tujuan dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa nilai nominal yang tersedia tidak sama dengan nilai nominal awal saat dibagikan pertama kali. Misalnya, jika nominalnya satu juta rupiah dan digunakan untuk melakukan transaksi, maka totalnya akan bertambah.

Perusahaan kemudian dapat mengeluarkan uang dengan nominal yang sesuai dengan kebutuhan. Kuantitas tidak harus sama dengan saldo pertama. Perusahaan dapat memberikan sejumlah besar atau kecil uang. Biasanya transaksi moneter dicatat dalam jurnal dengan mendebit biaya dan mengkredit pembayaran. Jumlah total uang di kas kecil tidak akan terpenuhi.

Dokumen yang Dibutuhkan dalam Menerapkan Petty Cash

Pendokumentasian kas kecil harus lengkap agar setiap transaksi yang memakan waktu lama dapat diselesaikan karena kekurangan dana. Dokumen ini juga dimaksudkan untuk melindungi bisnis dari pencurian data dan berfungsi sebagai alat analisis keuangan.

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen pertama yang harus dilengkapi adalah kas keluar. Tujuan dari buku ini adalah ketika ada kebutuhan uang, aliran uang dapat dipengaruhi oleh dokumen ini. Bukti kas keluar dapat digunakan sebagai bahan evaluasi pada kas kecil. Bukti ini juga bermanfaat ketika perusahaan ingin melakukan pengisian saldo kembali.

2. Cek

Cek adalah dokumen penting lainnya yang harus dilengkapi dengan benar. Dokumen ini terpaksa agar perusahaan berkenan membayar uang kepada individu atau badan yang membawa cek ini. Selain itu, cek ini juga menjadi sumber pembayaran bisnis melalui rekening bank. Karena pembayaran tunai tidak lagi seefisien dulu.

3. Permintaan terkait Pengeluaran Kas Kecil

Selain kedua dokumen di atas, harus ada dokumen yang menjelaskan seputar pengeluaran kas kecil. Ketika uanag di dalam petty cash sudah tidak sesuai kebutuhan, pengguna dapat mengajukan permintaan dana. Namun dokumen tersebut wajib diisi sesuai kebutuhan yang sifatnya rasional. Pengisian dana kembali baru bisa dilakukan ketika dokumen permintaan tersebut sudah mendapatkan persetujuan perusahaan.

4. Bukti Pengeluaran

Sekalipun jumlahnya kecil, tetap perlu memberikan dukungan di masa depan. Dokumen yang telah ditunjuk sebagai bukti adalah bukti pembelian. Dokumen ini menjelaskan apa itu pinjaman dan bagaimana menggunakannya. Ada juga batasan, seperti catatan yang menjadi dasar transaksi.

5. Permintaan Pengisian Kas

Ketika uang tidak lagi dibutuhkan, orang yang memiliki kas kecil dapat melakukan penarikan. Proses mendapatkan dana harus menyertakan dokumentasi yang menunjukkan bahwa pemilik usaha kecil ingin mentransfer dana ke perusahaan. Dokumen ini akan menjadi bukti untuk memberikan dana untuk mengisi kas kecil tersebut.

Kesimpulan

Demikian penjelasan tentang kas kecil. Jadi, meski nominalnya tidak terlalu tinggi, perlu dilakukan penelitian. Namun, saat mentransfer dana ke perusahaan, dokumen-dokumen yang diperlukan tertunda, menyebabkan perusahaan kehilangan sejumlah besar uang. Kelola kas kecil Anda secara digital dengan Aplikasi ERP Akuntansi Terbaik di Indonesia.