Peranan Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) dalam Menjalankan Suatu Bisnis

Dalam menjalankan suatu perusahaan/bisnis sangat dibutuhkan adanya sistem pengendaliam manajemen, adanya sistem pengendalian manajemen ini guna untuk dijadikan sarana yang sempurna untuk memastikan proses pekerjaan dilakukan sesuai dengan yang sudah direncanakan  pada job description, 

memastikan keamanan aset perusahaan, memastikan ketelitian serta keabsahan data akuntansi, menaikkan efisiensi operasional, serta menaikkan daya akutabilitas. Sistem pengendalian manajemen diperlukan untuk memberikan jaminan melalui pihak manajer bahwasanya organisasi tadi sudah melaksanakan strateginya dengan baik secara efektif dan efisien. 

Adanya sistem pengendalian manajemen pada perusahaan akan sangat memungkinkan perusahaan tersebut menjadi dinamis dan terarah pada menunjang produktivitasnya, sehingga manajer juga menjadi mampu membantu mengatur suatu proses pembuatan perencanaan dan pembuatan keputusan di suatu perusahaan tersebut.

Perkembangan zaman semakin maju dan globalisasi pun tidak mampu dihindari, sekarang persaingan pada global bisnispun semakin ketat, sebagai akibatnya perusahaan dituntut harus lebih profesional pada menjalankan usahanya. Kemampuan perusahaan untuk mampu bersaing serta bartahan pada dunia bisnis wajib lebih ditingkatkan supaya tidak tergerus oleh perkembangan globalisasi ini. 

Untuk menaikkan suatu kinerja perusahaan maka sangat diperlukan adanya  suatu pengendalian pada perusahaan tersebut sehingga untuk dapat menjamin aktivitas yang sedang berlangsung yang dilakukan oleh perusahaan tersebut sesuai dengan apa yang sudah direncanakan yang menjadi goal perusahaan serta mempertahankan kelangsungan bisnis, perusahaan juga dituntut untuk melakukan aktivitas operasionalnya secara efektif dan efisien.

Maka dari itu saya Asmita Damayanti beserta teman satu kelompok saya yakni:

Afifa Dinda 

Aisatul Faziza 

Fauziah

Hana Merlyana 

Vina Putri Dwi Agustin 

Untuk memaparkan lebih jauh tentang Sistem Pengendalian Manajemen (SPM), yang dimana kami telah diberikan arahan oleh dosen SPM yakni Ibu Lyandra Aisyah Margie SE., MM.

Berikut ini hasil pemaparan dari kelompok kami.

Sistem Pengendalian Manajemen atau yang biasa disingkat SPM merupakan proses untuk memotivasi dan memberikan inspirasi kapada orang-orang yang berada dalam suatu organisasi untuk melaksanakan aktivitas didalam organisasi tersebut yang akan mendorong kepada pencapaian goals organisasi Anthony dan Govindarajan,  

Sedangkan R.A Supriyono (2000) mengatakan bahwa sistem pengendalian manajemen merupkan suatu sistem yang digunakan oleh menajemen untuk mempengaruhi anggota organisasinya agar bisa malaksanakan strategi dan kebijakan organisasi secara efisien dan efektif dengan tujuan mencapai goals yang telah direncanakan, sistem pengendalian manajemen terdiri dari struktur dan proses.

Sistem pengendalian manajemen sebagai suatu alat manajer untuk mempengaruhi anggotanya untuk melaksanakan strategi organisasi yang menjadi goalsnya hal ini dikemukakan oleh pemikiran Abdul Halim. 

Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwasanya, sistem pengendalian manajemen merupakan suatu sistem yang digunakan oleh manajer untuk mengarahkan semua anggota organisasi agar melaksanakan tugasnya sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang sesuai dan berlaku dalam rangka mancapai goals secara efektif dan efisien.

- Aspek pengendalian manajemen terdiri dari beberapa kegiatan, di antaranya:

- Merencanakan apa yang harusnya dilakukan dalam organisasi.

- Mengkoordinasikan setiap kegiatan dari beberapa bagian organisasi,

- Mengkomunikasikan informasi kepada seluruh anggota organisasi,

- Mengevaluasi informasi sebelum digunakan,  

- Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Fungsi yang ada pada Sistem Pengendalian Manajemen

Fungsi dari sistem pengendalian manajemen sebagai pendeteksi kelemahan gunanya untuk menjadi perbaikan terhadap umpan balik dari suatu kegiatan yang dimulai pada tahap perencanaan hingga tahap pelaksanaan. 

Sesuatu yang berkaitan dalam fungsi pengawasan adalah menciptakan standar dan kriteria, membandingkan hasil tracking dengan standar, melakukan perbaikan atas penyimpangan, merevisi dan menyesuaikan metode pengendalian sebagai respon atas hasil pengendalian dan perubahan kondisi.

Manfaat sistem pengendalian manajemen bagi sebuah perusahaan, sebagai berikut :

1. Sebagai alat untuk mengetahui seberapa jaauh program yang sedang dilakukan oleh perusahaan. SPM juga dapat menjadi alat untuk mengetahui apakah yang telah dilakukan sudah sesuai dengan standar serta rencana kerja yang telah ditetapkan.

2. Sebagai alat untuk mengetahui jika jika terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam proses pengerjaan suatu aktivitas.

Sebagai alat untuk mengetahui bagaimana waktu serta sumber daya yang disediakan dapat tercukupi serta dimanfaatkan dengan baik oleh perusahaan.

3. Sebagai alat untuk mengetahui berbagai macam faktor yang menjadi penyebab terjadinya penyimpangan.

4. Sebagai ruang bagi supervisi untuk melihat dan juga merenungkan pekerjaan yang mereka punya.

Unsur tahapan yang terdapat pada Sistem Pengendalian Manajemen :

- Pemrograman : Suatu proses penyusunan berbagai macam program yang akan digunakan oleh sebuah perusahaan maupun organisasi dalam menghitung estimasi sebesar apa sumber daya yang perusahaan tersebut butuhkan. Penganggaran Suatu proses perencanaan serta pengendalian manajemen yang dinyatakan dalam satuan keuangan tertentu yang mana nantinya akan digunakan oleh sebuah perusahaan pada periode waktu tertentu.

- Operasi dan akuntansi: Suatu pencatatan melalui berbagai sumber daya yang digunakan oleh perusahaan serta pendapatan yang diperoleh selama periode waktu tertentu.

- Laporan dan analisis: Suatu pemilihan sebuah strategi yang tepat agar dapat  ditinjau ulang. Untuk tahap ini terjadi berbagai kebijakan yang dilakukan oleh suatu perusahaan seperti halnya menghapus, mengubah, menambah program yang ada, serta menjadi bahan pertimbangan bagi perusahaan untuk menyesuaikan anggaran di kemudian hari.

Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) Dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja manajer pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) berperan  sebagai pemberi keyakinan yang berperan dalam pencapaian goals perusahaan, tujuan tersebut dikategorikan sebagai berikut:

- Diperolehnya keterandalan dan integritas informasi: Sistem informasi menjadi begitu penting bagi perusahaan dalam rangka menyikapi suatu perubahan yang serba cepat atas perubahan kondisi lingkungan yang ada. Sistem informasidibagi menjadi 2 aspek kategori diantaranya:

1. Informasi akuntansi finansial yang akan menghasilkan laporan keuangan pada organisasi dan berbagai laporan lainnya.

2. Sistem informasi kegiatan yang menghimpun informasi yang berkaitan dengan berbagai aspek kegiatan untuk menghasilkan laporan tingkat keberhasilan kinerja.

- Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan, serta ketentuan yang berlaku. dapat dicapai melalui sistem pengendalian manajemen.

 - Melindungi aset perusahaan: Pengendalian dibentuk dan diimplementasikan untuk melindungi aset perusahaan. Penggunaan kekayaan perusahaan dilakukan dengan cara sistem otorisasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

- Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien: Sumber daya yang sifatnya terbatas mendorong suatu organisasi untuk menerapkan prinsip ekonomis dan efisiensi dalam mencapai goalsnya, prinsip ini diterapkan untuk memperoleh hasil yang maksimal dengan biaya yang dikeluarkan lebih sedikit.

STUDI KASUS:

Profil Perusahaan

PT Kereta api Indonesia (Persero) adalah satu-satunya Badan UsahaMilik Negara (BUMN) perkeretaapian yang berada di wilayah Indonesia. PT KAI (Persero) menjadi salah satu perusahaan yang dimiliki sepenuhnya oleh negara secara konsisten serta menerapkan prinsip transparansi, akuntabilitas, 

tanggung jawab kemandirian,serta profesionalisme pada mengelola menjalankan bisnisnya dengan berlandaskan dan berpedoman pada Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

Dengan penerapan Good Corporate Governance (GCG) di PT KAI (Persero) yang berperan sebagai suatu sistem serta struktur untuk mengatur dan mengelola perusahaan  yang tujuannya untuk meningkatkan daya saing serta keberlanjutan usaha. 

Dengan meenggunakan pembagian fungsi, hak, kewajiban, dan tanggung jawab pihak yang berkepentingan secara jelas menyampaikan landasan buat kepastian seluruh proses serta prosedur dilakukan baik buat mencapai tujuan perusahaan dan mencegah penyimpangan serta risiko yang dapat mengakibatkan kegagalan pencapaian tujuan perusahaan.

Struktur Sistem Pengendalian Manajemen Agar Dapat Meningkatkan Produktivitas Kerja Manajer yang Ada Pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero)

Struktur organisasi menjadi salah satu bagian penting dari fungsi manajemen yang sangat diperlukan perusahaan dalam menjalankan usahanya. Struktur sistem pengendalian manajemen yang terdapat pada PT. Kereta api menunjukan batas-batas tanggung jawab yang jelas, pendelegasian kewenangan dan uraian tugas serta hubungan antara bagian-bagian yang terdapat pada suatu organisasi. 

Skema organisasi tadi artinya salah satu kondisi berasal akuntansi pertanggung jawaban yang menyampaikan keterangan mengenai posisi yg ditempatkan sang seseorang pada organisasi, hubungan individu tadi menggunakan anggota organisasi lain, 

tugas dan tanggung jawab individu dan korelasi pelaporan yang ditaatinya. berasal struktur organisasi tadi dapat ditinjau bahwa perusahaan telah menetapkan tugas dan tanggung jawab secara jelas sinkron dengan tingkatan manajemen.

Dalam menjalankan tugas pokok dan tanggung jawab yang terdapat pada PT. Kereta Api berikut ini beberapa manager dan junior manager pada perusahaan tersebut:

- Manager Sumber Daya Manusia dan Umum, sebagai satuan organisasi di lingkungan daerah operasi dipimpin oleh seorang manager yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada VP / Deputy 

- Manager Keuangan, sebagai satuan organisasi di lingkungan daerah operasi yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada VP / Deputy VP 

- Manager Sarana, sebagai satuan organisasi di lingkungan daerah operasi dipimpin oleh seorang manager yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada VP /Deputy VP Daerah Operasi 2 Bandung. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab Manager Sarana dibantu oleh beberapa Inspector setingkat Junior Manager , beberapa Assistant Manager dan beberapa Unit Pelaksana Teknis (UPT).

- Manager Operasi, adalah satuan organisasi di lingkungan daerah Operasi dipimpin oleh seorang manager yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada VP / Deputy VP Daerah Operasi 2 Bandung. Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab Manager Operasi dibantu oleh beberapa Inspector dan seorang Kepala Pusat Pengendalian Operasi KA setingkat Junior Manager, beberapa Assistant Manager dan beberapa Unit Pelaksana Teknis (UPT).

Proses Sistem Pengendalian Manjemen yang Ada Pada PT. Kereta ApiIndonesia (Persero)

- Penyusunan Program (Perencanaan Strategi) 

Perencanaan strategi menjadi salah satu tahapan awal dari pelaksanaan suatu kegiatan. Ditahap ini ditetapkan tujuan serta sasaran, cara pelaksanaan, kebutuhan tenaga dan dana, waktu pelaksanaan, dan persyaratan serta peraturan yang harus ditaati. PT. Kereta Api melakukan perencanaan strategi sesuai dengan visi dan misi perusahaan yang diselenggarakan melalui daerah operasi diwilayah geografisnya, yaitu mencakup :

1. Target pendapatan dan efisiensi biaya

2. Keselamatan, pelayanan, keamanan, dan ketepatan waktu.

3. Kesiapan dan kegandalan saranalprasarana perkeretaapian

4. Tercapainya suatu proses penigkatan kualitas (quality improvement) secara terus menerus.

5. Melaksanakan program Corporate Social Responsibility (CSR). Pelestarian cagar budaya dan kelestarian lingkungan.

- Penyusunan Anggaran

Suatu anggaran mengatur pada perencanaan, pengkoordinasian serta pengendalian yang ada pada kegiatan perusahaan. Anggaran menjadi suatu pedoman bagi setiap aktivitas, memberi balasan tanggungjawab atas kegiatan perusahaan, dan menilai efisiensi penggunaan sumber daya yang ada untuk meneapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Dasar penyusunan anggaran PT. Kereta Api baru terbentuk setelah mengalami suatu proses yang eukup panjang dan membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu melalui RKAD (Rencana Kerja dan Anggaran Dasar).

Dari studi kasus diatas kelompok kami menyimpulkan bahwasanya PT. Kereta Api Indonesia (Persero) menjadi salah satu Badan Usaha Milik Negara  (BUMN) yang bergerak pada bidang transportasi. Satuan pengawasan internal sebagai bagian dari BUMN yang melaksanakan fungsi pengendalian dan pengawasan mau tidak mau harus meningkatkan perannya, sehingga keberadaanya dapat menunjang profesionalitas BUMN.

Struktur sistem pengendalian manajemen (SPM) yang terddapat didalam PT Kereta Api menunjukan adanyabatas-batas tanggung jawab yang terlihat jelas pada pendelegasian wewenang dan uraian tugas serta hubungan antara bagian bagian yang terdapat dalam suatu organisasi itu.

Sistem pengendalian manajemen (SPM) pada PT Kereta Api Indonesia terdiri dari perencanaa strategi, penyusunan aanggaran, pelaksanaan, dan evaluasi kinerja. Sistem pengendalian manajemen (SPM) pada PT Kereta Api Indonesia peranannya ditujukan dengan diperolehnya integritas informasi dan juga pencapaian kegiatan yang ekonomis, efektif dan efesien.