Studi Literatur Tugas Akhir

Fungsi Pengelolaan
Fungsi pengelolaan adalah sejumlah proses dan kegiatan yang bertujuan untuk mengarahkan, mengorganisir,       mengendalikan, dan mengawasi sember daya yang ada dalam suatu organisasi guna mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Fungsi-fungsi utama dalam pengelolaan ini meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

Menurut Millet dalam Burhanuddin (1994:34) fungsi pengelolaan adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan. Menurut Terry (2006:342) menuliskan ada 4 fungsi pengelolaan yang dikenal dengan POAC antara lain: Planning, Organizing, Actuating dan Controlling.

Indikator - Indikator Pengelolaan
Indikator adalah variabel yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keadaan atau kemungkinan dilakukan pengukuran terhadap perubahan-perubahan yang terjadi dari waktu ke waktu. Menurut Wilson R. dan T. Sapanuchart (1993), indikator adalah suatu ukuran tidak langsung dari suatu kejadian atau kondisi.

Indikator pengelolaan digunakan untuk mengevaluasi kinerja pengelolaan suatu hal. Ini dapat berupa indikator kuantitatif atau kualitatif, dan digunakan untuk mengukur efektivitas, efisiensi, ekonomis, dan akuntabilitas pengelolaan. Untuk pengelolaan arsip warkah, indikator-indikator seperti kelengkapan, keteraturan, aksesibilitas, dan preservasi digunakan untuk menilai kinerja pegawai dan sistem pengelolaan arsip.

2.1.3. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan atau maintenance adalah kombinasi dari berbagai tindakan yang dilakukan untuk menjaga suatu aset dan memperbaikinya agar selalu dalam keadaan siap pakai untuk melaksanakan produktivitas secara efektif dan efisein sesuai dengan standar (fungsional dan kualitas).

Menurut Sudrajat (2011), Pemeliharaan atau yang lebih di kenal dengan kata maintenance dapat didefinisikan sebagai suatu aktivitas yang di perlukan untuk menjaga atau mempertahankan kualitas pemeliharaan suatu fasilitas agar fasilitas tersebut berfungsi dengan baik dalam kondisi siap pakai.

Pemeliharaan arsip warkah adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk menjaga, merawat dan memastikan integritas serta ketersediaan warkah atau dokumen dalam suatu institusi atau organisasi. Warkah biasanya merujuk pada dokumen-dokumen resmi atau catatan-catatan penting yang memiliki nilai sejarah, hukum, atau administratif. Warkah merupakan arsip yang vital, oleh karena itu penyimpanan juga harus diperhatikan prinsip keutuhan, keamanan dan keselamatan, sebagaimana asas-asas penyelenggara arsip dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Warkah harus utuh dan terpelihara. Oleh karena itu, petugas harus menjaga dokumen tadi dari upaya pengurangan atau perubahan informasi atau fisik yang ada didalamnya, sehingga mengganggu keautentikannya. Selain itu, warkah sebagai arsip juga harus terjamin keselamatan dan keamanannya, tidak mengalami kerusahakan atau kehilangan.

•  Tujuan Pemeliharaan
  • Menjaga aset agar tetap dalam kondisi baik dan berfungsi secara optimal.
  • Mencegah terjadi kerusakan atau keterlambatan produksi.
  • Meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
  • Mencapai tingkat biaya pemeliharaan serendah mungkin, dengan melaksanakan kegiatan pemeliharaan secara efektif dan efisien.
  • Membantu mengurangi pemakaian dan penyimpangan diluar batas dan menjaga modal yang diinvestasikan.

• Fungsi Pemeliharaan
  Fungsi pemeliharaan adalah menjaga dan merawat sesuatu agar tetap dalam kondisi yang baik dan berfungsi dengan baik. Dalam konteks pemeliharaan alat produksi, fungsi pemeliharaan adalah untuk menunjang kemampuan produksi agar dapat memenuhi kebutuhan yang sesuai dengan rencana produksi,   menjaga kualitas pada tingkat yang tepat untuk memenuhi apa yang dibutuhkan oleh produk itu sendiri, dan mencapai tingkat biaya pemeliharaan serendah mungkin dengan melaksanakan pemeliharaan secara efektif dan efisien.

  Agus Ahyari (2002) berpendapat bahwa fungsi pemeliharaan adalah memperpanjang nilai guna dan ekonomis suatu mesin, serta mengupayakan agar mesin dan alat produksi lainnya bisa selalu beroperasi seoptimal mungkin sesuai dengan yang dibutuhkan.