B. SECONDARY SCREENING
Ketika kita sudah lolos seleksi wawancara, maka kita juga dinyatakan lolos primary screening kedutaan, dan berhak mengikuti secondary screening MEXT. Kalau sudah sampai tahap ini, bisa dibilang peluang kita memperoleh beasiswa sudah 80%. Dari pengalaman-pengalaman penerima beasiswa monbusho sebelumnya, jarang sekali ada yang gagal di tahap ini. Kalaupun ada, biasanya karena mengundurkan diri akibat satu atau lain hal, misalnya sudah diterima di program beasiswa lain.
Pada dasarnya, peserta hanya diminta untuk melengkapi beberapa dokumen tambahan sebagai syarat secondary screening. Seluruh dokumen ini nantinya akan dikirimkan oleh kedutaan Jepang ke MEXT, dan peserta akan diminta menunggu hasil pengumuman akhir dari MEXT.
1. Meminta LoA dari Universitas
Setelah lolos wawancara, kita akan diminta mengambil salinan form aplikasi dan berbagai dokumen yang dulu kita kirim ke kedutaan pada saat mendaftar. Dokumen-dokumen ini sudah diberi stempel kedutaan yang menunjukkan kita sudah lolos primary screening. Kita juga akan diberi sertifikat lolos primary screening oleh kedutaan. Semua dokumen ini nantinya bisa digunakan untuk mendaftar dan meminta LoA dari universitas di Jepang.
Nah, untuk pendaftaran dan LoA, prosesnya bisa bervariasi antara satu universitas dengan yang lainnya. Kalau professor sudah mau menerima kita sebagai mahasiswanya, biasanya LoA akan cepat kita peroleh. Ada juga yang ribet, misalnya keputusan diterima atau tidaknya harus ditentukan lewat rapat fakultas, wawancara dan sebagainya. Yang perlu diperhatikan, kita hanya diberi waktu 1-2 bulan untuk menyetor LoA ke kedutaan. Itu sebabnya, komunikasi dengan professor/universitas sebaiknya sudah dilakukan jauh-jauh hari sebelumnya.
Template LoA sudah disediakan oleh pihak kedutaan, jadi kita tinggal mengirimkannya ke professor/universitas yang dituju untuk ditandatangani dan diberi cap universitas. Beberapa universitas, University of Tokyo misalnya, memiliki format LoA sendiri, jadi nggak perlu bingung kalau LoA yang kita dapat berbeda dengan template dari kedutaan.
Kita dipersilahkan mengirimkan maksimal 3 LoA ke kedutaan (minimal 1 LoA). Dari ketiga LoA tersebut, nantinya kita akan diminta memilih, mana yang menjadi prioritas pertama, kedua dan ketiga, dengan menggunakan form university preference.
2. Membuat Surat Keterangan Sehat (Health Ceritifcate)
Untuk health certificate, template formnya juga sudah disiapkan oleh kedutaan, jadi tinggal kita bawa ke rumah sakit untuk diisi oleh dokter. Kalau bikinnya di RSCM, langsung aja ke bagian MPK (Majelis Pemeriksa Kesehatan), bilang aja mau bikin surat keterangan sehat untuk beasiswa, nanti petugasnya sudah ngerti.
Untuk mengisi form health certificate ini, kita harus melakukan medical checkup seperti tes darah, urine, rontgen, tes penglihatan, jantung dan lain-lain. Prosesnya juga cepat, biasanya kurang dari seminggu kita sudah dapat form certificate yang sudah diisi, ditandatangani dan diberi stempel rumah sakit.