Secondary screening adalah seleksi yang dilakukan oleh MEXT, berdasarkan rekomendasi kedutaan besar Jepang. Pada dasarnya, seleksi ini sifatnya lebih ke seleksi dokumen, di mana MEXT akan memastikan bahwa pelamar yang lolos primary screening telah memenuhi seluruh persyaratan beasiswa, misalnya: sudah memiliki LoA dan sehat wal afiat (berdasarkan surat keterangan sehat/health certificate).
Pada tahap ini, pelamar hanya bisa menunggu sampai hasil akhir diumumkan oleh MEXT. Kalau anda lolos dari tahap ini, hampir bisa dipastikan anda menjadi penerima beasiswa monbusho.
---
Baik, selanjutnya kita bahas tentang Primary Screening di kedutaan Jepang.
A. PRIMARY SCREENING
1. Seleksi Berkas/Dokumen
Seleksi berkas monbusho pada dasarnya sama dengan seleksi berkas pada umumnya. Pelamar diharuskan mengirimkan berbagai macam berkas ke kedutaan seperti legalisir ijazah, transkrip dll. Pihak kedutaan nantinya akan melakukan seleksi untuk menentukan pelamar yang berhak mengikuti ujian tertulis.
Periode pendaftaran/pengiriman berkas umumnya dimulai pada minggu kedua April, dan ditutup pada minggu terakhir April atau minggu pertama Mei. Hasil seleksi berkas biasanya akan diumumkan sekitar awal Juni.
Berikut beberapa tips untuk seleksi berkas, berdasarkan pengalaman saya:
- Periode pendaftaran sangat singkat, biasanya hanya 2-3 minggu. Sedangkan untuk memperoleh dokumen seperti legalisir ijazah/transkrip dan sertifikat TOEFL/IELTS/JLPT umumnya butuh waktu 2-8 minggu. Jadi, sebisa mungkin, persiapkan seluruh dokumen yang dibutuhkan jauh-jauh hari sebelum pendaftaran.
- Nggak usah minder kalo IP (Indeks Prestasi) anda pas-pasan. Selama masih di atas batas minimal (3.0 dari skala 4), anda masih berpeluang lolos seleksi berkas, apalagi kalo TOEFL dan research proposal anda bagus. Sekedar info: IP saya juga sangat pas-pasan waktu mendaftar beasiswa ini.
- Bila sertifikat TOEFL anda kadaluarsa, masih ada kemungkinan sertifikat tersebut bisa digunakan untuk mendaftar. Memang tidak ada jaminan anda bisa lolos seleksi berkas, tapi tahun lalu saya mengalaminya (sertifikat TOEFL kadaluarsa 1 tahun). Saya bertanya ke pihak kedutaan apakah sertifikat tersebut masih bisa dipakai untuk mendaftar, ternyata bisa, dan saya masih bisa lolos seleksi berkas. Jadi, bila sertifikat TOEFL anda sudah kadaluarsa, nggak usah stress dulu, segera hubungi pihak kedutaan, dan tanyakan apakah sertifikat tersebut masih bisa digunakan untuk mendaftar.
- Form aplikasi bisa diisi dengan diketik (komputer) atau ditulis tangan. Cara pengisian ini tidak akan mempengaruhi hasil seleksi berkas. Tahun lalu saya mengisi aplikasi dengan diketik. Bila anda mengisi dengan menulis tangan, pastikan tulisannya rapih dan bisa terbaca dengan baik.
- Aturlah dokumen sesuai yang diinstruksikan oleh pihak kedutaan. Itu artinya, bila anda diminta untuk menempel foto pada form aplikasi, ya benar-benar ditempel fotonya, bukan dicopy paste terus diprint dalam satu kertas. Terus perhatikan urutannya, jangan terbalik-balik. Hal penting lainnya, ukuran kertas. Kalau yang diminta ukuran A4, buatlah semua dokumen dalam ukuran A4. Contoh: Transkrip akademik anda ukurannya A3, maka anda harus melipat transkrip tersebut sehingga ukurannya jadi A4. Ini nggak bercanda lho ya, saya mengalaminya tahun lalu.
- Isilah informasi diri anda dengan benar pada form aplikasi, jangan ngarang. Terutama pada bagian: bahasa yang dikuasai, pengalaman kerja dan publikasi ilmiah. Kalo anda ngarang (terutama kemampuan bahasa), nantinya akan ketahuan ketika ujian tertulis dan wawancara. Jadi kalo nggak bisa bahasa Jepang, tulis saja tidak bisa bahasa Jepang.
- Pada tahap ini, mulailah mencari informasi universitas (dan jurusan) yang ingin diminati, sesuai dengan bidang keahlian anda. Informasi universitas bisa dilihat pada website kedubes Jepang atau langsung ke website universitas yang dinginkan. Periksa daftar professor yang potensial untuk menjadi supervisor anda kelak di universitas tersebut. Mempelajari research interest dari professor juga sangat membantu kita dalam merancang research proposal.
- Research Proposal (form Field of Study) adalah bagian yang paling penting dan paling menentukan dalam seleksi berkas. Karena dokumen ini harus dibuat dalam bahasa Inggris (atau Jepang), maka persiapkanlah research proposal dengan baik, jangan SKS (deadline besok, bikinnya malam ini).
- Jelaskan target waktu riset secara detil dan spesifik pada research proposal anda, misal tahun pertama untuk kursus bahasa dan pengumpulan data, nanti tekniknya gimana, tahun kedua mulai pengolahan data dan analisis pakai metode apa, dan seterusnya.
- Tulislah research proposal dengan gaya anda sendiri, nggak usah takut salah grammar dan sebaiknya, nggak perlu meniru gaya penulisan dari contoh-contoh yang banyak bertebaran di internet. Pemeriksa umumnya akan tahu, mana research proposal yang benar-benar dibuat sendiri dan yang mana yang cuma sekedar meniru contoh di internet. Buat sedetil mungkin, tapi lugas dan tidak bertele-tele. Hindari kata-kata bias (contoh: "riset ini dilakukan untuk mengembangkan teknologi prediksi cuaca di Indonesia" <---- nggak jelas, teknologi prediksi yg bagaimana ????), sebisa mungkin pakai ungkapan yang spesifik, kalo perlu pakai deskripsi yang mudah dimengerti (contoh: "bila sistem prediksi cuaca diibaratkan sebagai mobil, maka model prediksi adalah mesin, sedangkan skema parameterisasi berperan sebagai onderdilnya").
Komentar tambahan :
Bagi saya, seleksi berkas adalah tahapan yang paling sulit dari seleksi beasiswa monbusho. Dari tiga kali seleksi, saya gagal dua kali di tahap ini. Kemungkinan besar penyebabnya ada pada research proposal yang kurang dipersiapkan dengan baik. Selain itu, dari ratusan (atau mungkin ribuan) pelamar, hanya kurang lebih 100 orang yang akan lolos tahapan ini. Jadi, secara matematis, peluang lolos seleksi berkas akan lebih kecil dibandingkan dua seleksi lainnya (tes tertulis dan wawancara).
2. Ujian Tertulis Bahasa Inggris dan Jepang
Seleksi tertulis adalah tahapan berikutnya setelah anda lolos seleksi berkas monbusho. Pada tahapan ini, anda akan mengikuti dua ujian secara berurutan di hari yang sama, yaitu bahasa Inggris dan Jepang. Waktunya masing-masing kalau tidak salah, 1 jam untuk bahasa Inggris dan 2 jam untuk bahasa Jepang, dan dilakukan serentak di lima lokasi: Jakarta, Medan, Surabaya, Denpasar dan Makassar. Seingat saya, lokasi ujian bisa dipilih oleh peserta dengan memberi konfirmasi ke pihak kedubes Jepang, tentunya setelah dinyatakan lolos seleksi berkas. Karena saya berdomisili di Jakarta, maka lokasi ujian saya waktu itu adalah di Pusat Studi Jepang Universitas Indonesia, Depok.