Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
1. Bagaimana cara mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
Sistem informasi akuntansi (SIA) ringkasnya adalah sistem yang menangani semua tugas-tugas akuntansi. Informasi yang dihasilkan oleh SIA dibagi menjadi 2, yaitu.
(1) Informasi Akuntansi Keuangan berbentuk laporan keuangan yang ditujukan untuk pihak eksternal seperti pemegang saham, kreditur, pemerintah, dll.
(2) Informasi Akuntansi Manajemen yang sifat rinci dan detail sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen (internal perusahaan).
Dalam keseluruhan siklus akuntansi, data dikumpulkan dan diklasifikasikan dengan memperhatikan alur kerja masing-masing akun.
a. Siklus pendapatan; dimulai dari bagian penjualan, otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang (divisi warehouse), penagihan sampai pada penerimaan kas atas tagihan tersebut.
b. Siklus pengeluaran; prosedur pengeluaran kas mulai dari proses pembelian sampai pada proses pembayaran.
c. Siklus produksi; siklus produksi mulai dari pembelian bahan mentah/bahan baku, menjadi produk jadi
d. Siklus manajemen sumber daya manusia (SDM); melibatkan prosedur penggajian karyawan
e. Siklus buku besar dan laporan keuangan; prosedur pencatatan dan perekaman ke jurnal dan buku besar dan penyajian laporan keuangan.
Â
2. Bagaimana mentransformasi data ke dalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
Setelah data dikumpulkan, diklasifikasikan dan disesuaikan dengan alur siklus masing-masing akun, kemudian langkah selanjutnya adalah bagaimana mengubah data-data tersebut menjadi informasi baik itu yang sifatnya kuantitatif (berupa angka) maupun kualitatif sehingga manajemen dapat menggunakannya untuk menjalankan organisasi (fungsi perencanaan, monitoring, dan evaluasi). Berikut merupakan 4 tugas utama dalam melakukan manipulasi data (transformasi data ke dalam informasi).
a. Pengklasifikasian; mengklasifikasikan elemen-elemen data tertentu dalam catatan yang digunakan sebagai kode. Misalnya suatu catatan pengadaan barang, mencakup kode-kode yang mengidentifikasi barang (nomor barang), supplier/vendor dan transaksi pembelian (invoice).Â
b. Penyortiran; pengurutan catatan-catatan sesuai dengan urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya. Misalnya file catatan barang disusun sehingga semua catatan untuk setiap barang terkumpul menjadi satu.
c. Penghitungan; perhitungan operasi aritmatika dan logika yang dilakukan terhadap elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen data tambahan, misalkan perhitungan total penjualan (kuantitas dikali dengan harga barang), perhitungan PPN yang ditanggung, dll.
d. Pengikhtisaran; bentuk mensintesiskan atau menguraikan data-data menjadi bentuk total, sub total, grand total, dan seterusnya.
e. Penyimpanan data; penyimpanan data baik secara fisik maupun digital (menggunakan database) perlu dilakukan sebagai dokumen arsip.
f. Penyiapan data; sistem informasi akuntansi menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam atau diluar perusahaan output tersebut dengan dua cara :
(1) Oleh suatu tindakan; output yang dihasilkan jika sesuatu terjadi, misalnya tagihan yang disiapkan setiap kali pelanggan diisi
(2) Oleh jadwal waktu; output yang dihasilkan pada suatu saat tertentu, misalnya gaji yang disiapkan setiap tanggal 25, dana autodebet yang memadai untuk membayar biaya utilitas seperti listrik, air, telepon, dll.
Â
3. Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, dan keakuratan informasi?
Ada lima prinsip dasar SIA dapat dikatakan andal :
a. Keamanan; akses terhadap sistem serta data dikontrol dan dibatasi sesuai lapisan wewenang
b. Kerahasiaan; adanya perlindungan informasi yang sensitif dari ungkapan yang tidak sah dan illegal
c. Privasi; dimana pengumpulan, pengungkapan serta penggunaan informasi pribadi mengenai pelanggan dilakukan menggunakan cara yang lebih privat dan tepat
d. Integritas; dimana pemprosesan data dilakukan secara lengkap, akurat, tepat waktu dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang
e. Ketersediaan; dimana sistem informasi akuntansi tersedia untuk terpenuhinya kewajiban operasional yang sesuai dengan kontrak.
