A 301_TB 1 SIA_Menjelaskan dan Menguraikan Bagaimana SIA Bekerja, Dokumentasi Sistem

TUGAS BESAR 1

Sistem Informasi Akuntansi

Dosen Pengampu :

Apollo, Prof. Dr, M.Si.Ak

Nama Mahasiswa :

Aprilia Putri Kurniawan

NIM :

43221010146

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Program Studi Akuntansi

Universitas Mercu Buana

Di era globalisasi dan informasi saat ini, peran sistem informasi menjadi salah satu syarat mutlak atau kunci sukses yang harus dipahami dan diterima oleh semua organisasi baik swasta maupun publik. Hampir semua fungsi organisasi tidak dapat dipisahkan dari sistem informasi,seperti aktivitas pemerintahan, usaha atau bisnis, perbankan, pelayanan kepada pelanggan atau konsumen (customer), pengambilan keputusan, formulasi strategi kompetitif organisasi, dan berbagai ragam aktivitas lainnya tidak dapat terlepas dari sistem informasi. Oleh karena itu, diperlukan pemahaman dan implementasi sistem informasi yang benar dan akurat di semua level organisasi, mulai dari level operasional (pelaksanaan teknis) hingga level manajemen puncak (CEO atau Top Leader), agar dapat mencapai keberhasilan organisasi. 

Apa itu Sistem?

Sistem adalah suatu kumpulan objek atau unsur-unsur atau bagian-bagian yang memiliki arti berbeda-beda yang saling memiliki hubungan, saling berkerjasama dan saling memengaruhi satu sama lain serta memiliki keterikatan pada rencana atau plane yang sama dalam mencapai suatu tujuan tertentu pada lingkungan yang kompleks.

Menurut R. Fagen dan A. Hall, definisi sistem adalah kumpulan dari objek yang mempunyai suatu hubungan antara masing-masing obyek termasuk hubungan mengenai sifat-sifat yang mereka miliki.

Menurut Jerry FitzGerald, pengertian sistem adalah suatu jaringan kerja daripada prosedur-prosedur yang saling berkaitan, berkumpul secara bersama-sama agar dapat menjalankan suatu kegiatan atau mencapai tujuan tertentu.

Apa itu Informasi?

Secara etimologi, informasi berasal dari bahasa Perancis informacion yang memiliki arti konsep, ide, atau garis besar. 

Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang dikelola menjadi sesuatu yang bermanfaat bagi penerimanya. Biasanya, informasi akan diproses terlebih dahulu agar penerima mudah memahami informasi yang diberikan. Dapat disimpulkan bahwa, informasi yang biasanya kita dapatkan tersebut sudah diolah menjadi bentuk yang bernilai atau bermakna. 

Menurut George H. Bodnar, informasi adalah sebuah data yang diolah sehingga dijadikan dasar mengambil keputusan yang tepat. 

Menurut Anton M. Melino, informasi merupakan data yang telah diproses dan diolah untuk tujuan tertentu. 

Apa itu Sistem Informasi?

Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang-orang yang mendukung operasi dan manajemennya. Komponen sistem informasi ini terdiri dari perangkat keras atau hardware, perangkat lunak atau software, telekomunikasi database, dan data warehouses, serta sumber daya manusia dan proses operasional. 

Sistem informasi berkembang begitu cepat karena pengaruh internet. Hal ini karena Internet dapat menyediakan, menyimpan, dan mengakses informasi yang memfasilitasi berfungsinya suatu komunitas, serta memberikan akses informasi yang memudahkan masyarakat.

Menurut Mc Leod, Sistem informasi adalah suatu sistem yang memiliki kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi.

Menurut O'Brien, Sistem informasi adalah kombinasi dari setiap unit dikelola orang (orang), hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), jaringan komputer dan jaringan komunikasi data (komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi tentang yang bentuk organisasi.

Informasi suatu perusahaan, terutama informasi keuangan diperlukan beberapa pihak yang berkepentingan. Seperti pihak dari luar perusahaan sebagai kreditur, calon investor, otoritas pajak, dan lainnya membutuhkan informasi tersebut terkait dengan kepentingan mereka. Selain itu, pihak internal perusahaan seperti manajemen juga membutuhkan informasi tersebut untuk mengetahui, memantau, dan membuat keputusan untuk menjalankan manajemen perusahaan. 

Untuk memenuhi kebutuhan informasi baik pihak internal maupun eksternal perusahaan, disusunlah sistem informasi akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan. Sistem informasi akuntansi ini merupakan salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Sistem informasi akuntansi tersebut dapat diproses secara manual atau bisa dengan mesin-mesin, seperti mesin pembukuan yang sederhana sampai dengan komputer. Sistem ini mengelola data keuangan perusahaan menjadi informasi keuangan yang dapat digunakan dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna internal dan eksternal perusahaan. 

Apa itu Sistem Informasi Akuntansi?

Dokumen Pribadi

Sistem informasi akuntansi (Accounting Information System) adalah suatu sistem yang digunakan untuk mengolah dan menyimpan data keuangan perusahaan serta menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Pada dasarnya akuntansi itu sendiri merupakan sebuah sistem informasi.  SIA adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai formulir, catatan, dan laporan untuk menghasilkan informasi keuangan bagi suatu perusahaan.

Kenapa kita perlu Sistem Informasi Akuntansi? Kita perlu SIA untuk mengolah data akuntansi dan keuangan serta menghasilkan laporan keuangan yang dapat digunakan oleh pihak-pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan bisnis. Kita juga perlu mempelajari SIA untuk meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produksi produk atau jasa yang dihasilkan. Dengan SIA kita juga dapat meningkatkan efisiensi kinerja bisnis, baik pada bagian keuangan maupun bagian lainnya. 

Pada awalnya, sistem informasi akuntansi dirancang untuk penggajian pada tahun 1970-an. Awalnya sistem informasi akuntansi yang utama dikembangkan sendiri sebagai sistem yang bersifat warisan, karena solusi semacam itu mahal untuk dikembangkan dan sulit untuk dipelihara. Inilah sebabnya mengapa para profesional akuntansi memilih pendekatan secara manual daripada yang terkomputerisasi. Saat ini, sistem informasi akuntansi lebih sering digunakan bahkan dijual sebagai paket paket perangkat lunak dari vendor - vendor besar seperti Microsoft, Oracle Corporation, Sage Group, dan lain sebagainya yang dikonfigurasi dan disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan. Pada masa kini, usaha kecil juga sudah banyak yang menggunakan paket perangkat lunak akuntansi dengan biaya yang lebih rendah seperti MYOB dan Quickbooks. Bahkan Indonesia sendiri juga sudah membuat perangkat lunak atau software akuntansi yang bernama Accuarate yang memberikan solusi bagi UMKM dan perusahaan di Indonesia. 

Dokumen Pribadi

Karena kebutuhan akan konektivitas dan integrasi antara sistem bisnis lainnya meningkat, sistem informasi akuntansi digabungkan dengan sistem yang lebih besar dan terpusat, yang dikenal dengan Enterprise Resource Planning (ERP). Dengan ERP, sistem dibangun sebagai sistem informasi akuntansi sebagai modul yang terintegrasi dengan berbagai aplikasi yang mencakup manufaktur, rantai pasokan, dan sumber daya manusia. Modul - modul ini terintegrasi satu sama lain dan dapat mengakses data yang sama serta menjalankan proses bisnis yang kompleks. Saat ini, sistem informasi akuntansi berbasis komputer akan semakin populer di kalangan perusahaan kecil dan menengah, serta organisasi besar dengan biaya yang lebih rendah.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Berikut adalah fungsi dari sistem informasi akuntansi, yaitu :

1. Untuk mengumpulkan seluruh data aktivitas bisnis dan kemudian menyimpan data-data tadi dengan cara yang efektif dan efisien.

2. Untuk mengambil data sesuai kebutuhan dari beragam sumber dokumen yang berkaitan dengan kegiatan bisnis perusahaan.

3. Untuk membuat dan mencatat data transaksi secara akurat ke dalam jurnal-jurnal pencatatan yang dibutuhkan di dalam siklus akuntansi perusahaan, berdasarkan tanggal dan urutan terjadinya transaksi (secara kronologis).

4. Untuk mengolah data yang masuk agar dapat menjadi informasi keuangan yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan maupun pihak-pihak terkait selaku pemangku kepentingan (misal investor dan pemerintah).

5. Untuk dipergunakan sebagai sistem pengendali keuangan yang dapat mencegah atau meminimalisir risiko terjadinya penyalahgunaan atau kecurangan.

Fungsi penting lainnya yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada suatu organisasi, yaitu antara lain :

1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

2. Memproses data menjadi inti informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

3. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

4. Memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi yaitu :

1. SIA melaksanakan tugas yang diperlukan

2. SIA berpegang pada prosedur yang relatif standar

3. SIA menangani data secara rinci

4. SIA berfokus historis

5. SIA menyediakan informasi pemecahan minimal

Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 3 subsistem, yaitu :

1. Sistem pemrosesan transaksi

Sistem ini mendukung proses operasi bisnis harian.

1. Sistem buku besar/pelaporan keuangan

Sistem ini menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

1. Sistem pelaporan manajemen

Sistem ini yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Sistem Informasi Akuntansi dapat menambah nilai dengan cara :

1. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

2. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

3. Meningkatkan efisiensi

4. Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

5. Meningkatkan sharing knowledge

6. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Terdapat komponen Sistem Informasi Akuntansi antara lain, yaitu orang-orang, prosedur, data, software (perangkat lunak), dan infrastruktur teknologi informasi.

Dokumen Pribadi

Contoh Sistem Informasi Akuntansi sebagai pusat informasi perusahaan :

Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

Kedua bagian akan merundingkan hasil analisis tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

1. Pentingnya komunikasi antar departemen yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.

2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Bagaimana cara kerja Sistem Informasi Akuntansi?

Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, kita perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan - pertanyaan berikut :

• Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?

• Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?

• Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?

1. Bagaimana cara mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?

Sistem informasi akuntansi (SIA) ringkasnya adalah sistem yang menangani semua tugas-tugas akuntansi. Informasi yang dihasilkan oleh SIA dibagi menjadi 2, yaitu.

(1) Informasi Akuntansi Keuangan berbentuk laporan keuangan yang ditujukan untuk pihak eksternal seperti pemegang saham, kreditur, pemerintah, dll.

(2) Informasi Akuntansi Manajemen yang sifat rinci dan detail sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen (internal perusahaan).

Dalam keseluruhan siklus akuntansi, data dikumpulkan dan diklasifikasikan dengan memperhatikan alur kerja masing-masing akun.

a. Siklus pendapatan; dimulai dari bagian penjualan, otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang (divisi warehouse), penagihan sampai pada penerimaan kas atas tagihan tersebut.

b. Siklus pengeluaran; prosedur pengeluaran kas mulai dari proses pembelian sampai pada proses pembayaran.

c. Siklus produksi; siklus produksi mulai dari pembelian bahan mentah/bahan baku, menjadi produk jadi

d. Siklus manajemen sumber daya manusia (SDM); melibatkan prosedur penggajian karyawan

e. Siklus buku besar dan laporan keuangan; prosedur pencatatan dan perekaman ke jurnal dan buku besar dan penyajian laporan keuangan.

 

2. Bagaimana mentransformasi data ke dalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?

Setelah data dikumpulkan, diklasifikasikan dan disesuaikan dengan alur siklus masing-masing akun, kemudian langkah selanjutnya adalah bagaimana mengubah data-data tersebut menjadi informasi baik itu yang sifatnya kuantitatif (berupa angka) maupun kualitatif sehingga manajemen dapat menggunakannya untuk menjalankan organisasi (fungsi perencanaan, monitoring, dan evaluasi). Berikut merupakan 4 tugas utama dalam melakukan manipulasi data (transformasi data ke dalam informasi).

a. Pengklasifikasian; mengklasifikasikan elemen-elemen data tertentu dalam catatan yang digunakan sebagai kode. Misalnya suatu catatan pengadaan barang, mencakup kode-kode yang mengidentifikasi barang (nomor barang), supplier/vendor dan transaksi pembelian (invoice). 

b. Penyortiran; pengurutan catatan-catatan sesuai dengan urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lainnya. Misalnya file catatan barang disusun sehingga semua catatan untuk setiap barang terkumpul menjadi satu.

c. Penghitungan; perhitungan operasi aritmatika dan logika yang dilakukan terhadap elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen data tambahan, misalkan perhitungan total penjualan (kuantitas dikali dengan harga barang), perhitungan PPN yang ditanggung, dll.

d. Pengikhtisaran; bentuk mensintesiskan atau menguraikan data-data menjadi bentuk total, sub total, grand total, dan seterusnya.

e. Penyimpanan data; penyimpanan data baik secara fisik maupun digital (menggunakan database) perlu dilakukan sebagai dokumen arsip.

f. Penyiapan data; sistem informasi akuntansi menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam atau diluar perusahaan output tersebut dengan dua cara :

(1) Oleh suatu tindakan; output yang dihasilkan jika sesuatu terjadi, misalnya tagihan yang disiapkan setiap kali pelanggan diisi

(2) Oleh jadwal waktu; output yang dihasilkan pada suatu saat tertentu, misalnya gaji yang disiapkan setiap tanggal 25, dana autodebet yang memadai untuk membayar biaya utilitas seperti listrik, air, telepon, dll.

 

3. Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, dan keakuratan informasi?

Ada lima prinsip dasar SIA dapat dikatakan andal :

a. Keamanan; akses terhadap sistem serta data dikontrol dan dibatasi sesuai lapisan wewenang

b. Kerahasiaan; adanya perlindungan informasi yang sensitif dari ungkapan yang tidak sah dan illegal

c. Privasi; dimana pengumpulan, pengungkapan serta penggunaan informasi pribadi mengenai pelanggan dilakukan menggunakan cara yang lebih privat dan tepat

d. Integritas; dimana pemprosesan data dilakukan secara lengkap, akurat, tepat waktu dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang

e. Ketersediaan; dimana sistem informasi akuntansi tersedia untuk terpenuhinya kewajiban operasional yang sesuai dengan kontrak.

Untuk menjamin ketersediaan, keandalan, dan keakuratan informasi dengan berpegang pada lima prinsip diatas, manajemen perusahaan harus membuat pengaturan, kebijakan (baik kebijakan umum maupun kebijakan akuntansi), standar operasional prosedur (SOP) dan pengendalian internal yang memadai untuk memastikan keandalan dan keakuratan informasi.

Cara kerja Sistem Informasi Akuntansi, antara lain :

1. Mengumpulkan data

Memasukkan data dari berbagai transaksi melalui form ukur, memeriksa data untuk dapat memastikan data tersebut sudah lengkap dan tepat. Jika data yang diambil kuantitatif maka data tersebut perlu dihitung sebelum dicatat.

1. Pemrosesan data

Proses pengubahan data terdiri dari proses input dan output. Prosesnya terdiri dari langkah-langkah berikut ini :

• Menyusun data sesuai dengan kategori

• Menyalin data ke media lain atau dokumen

• Mengurutkan data sesuai dengan karakteristiknya

• Mengumpulkan dan mengelompokkan data transaksi yang sejenis

• Mengkombinasikan atau menggabungkan data menjadi arsip

• Perhitungan

• Meringkas

• Membandingkan data

1.  Manajemen data

Pada manajemen data, terdapat tiga tahap yaitu penyimpanan data, pemutakhiran data dan meninjau data kembali

1. Pengendalian data

Adanya pengendalian data ini bertujuan untuk menjamin keamanan data perusahaan baik berupa aset dan data lainnya. Selain itu menjamin juga bahwa data yang disediakan akurat dan tepat

1. Informasi data

Informasi data berupa pelaporan data setelah proses dari tahap sebelumnya sampai tahap akhir dari laporan keuangan.

SIA bekerja sedemikian rupa sehingga semua sumber informasi di dalam dan di luar perusahaan dikumpulkan dan diubah menjadi database. Setelah itu, semua informasi yang telah berbentuk database diubah menjadi informasi yang lebih berguna bagi semua pengguna informasi tersebut dengan bantuan perangkat lunak. Kemudian informasi yang diubah menjadi informasi disampaikan kepada semua pengguna yang membutuhkannya, seperti manajemen serta pengguna internal dan eksternal perusahaan.  

Bagaimana sistem informasi akuntansi dapat memberikan nilai tambah dalam organisasi?

SIA dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, sehingga lima fungsi rantai nilai utama dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. 

Pengambilan keputusan dalam organisasi bersifat kompleks dan terdiri dari beberapa langkah seperti, mengidentifikasi masalah, mengumpulkan dan menafsirkan informasi, mengevaluasi cara untuk memecahkan masalah, memilih solusi, dan menginterprestasikan solusi tersebut. Keberadaan SIA dapat memudahkan dalam semua tahapan pengambilan keputusan.

Berikut beberapa cara yang bisa SIA lakukan untuk meningkatkan pengambilan keputusan organisasi, yaitu :

1. Mengidentifikasi situasi tertentu yang membutuhkan tindakan

manajemen. Sebagai contoh, laporan biaya dengan varian yang besar dapat mendorong manajemen untuk melakukan investigasi dan, jika diperlukan, membuat tindakan korektif.

2. Mengurangi ketidakpastian dalam organisasi dan dengan demikian menyediakan dasar untuk memilih tidakan-tindakan alternatif yang harus diambil manajemen.

3. Menyimpan informasi mengenai hasil keputusan terdahulu, sehingga SIA menyediakan feedback yang dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan di masa depan.

4. Menyediakan informasi akurat tepat waktu. Sebagai contoh, toko retail memiliki banyak data mengenai informasi penjualan dari beberapa cabang tersebar di seluruh Indonesia. Sistem informasi ini dapat membantu manajemen untuk memperoleh informasi penjualan tepat waktu.

5. Menganalisis data penjualan untuk menemukan produk mana yang banyak diminati masyarakat, sehingga dapat menjadi pertimbangan manajemen untuk memperbanyak stok produk tersebut.

Hambatan Seputar Informasi Akuntansi

Berikut merupakan beberapa hambatan yang dapat terjadi dalam sistem informasi akuntansi, yaitu :

1. Kebutuhan akan software akuntansi yang dapat memudahkan perusahaan untuk mendukung aktivitas keamanan dan kerahasiaan data keuangan yang tepat. Dapat menyimpan data keuangan yang benar -- benar terlindungi dari berbagai kecurangan.

2. Sumber daya manusia yang belum siap untuk menerima sistem informasi akuntansi yang berstandar baru. Untuk itu diperlukan pelatihan untuk SDM tersebut dan penerapannya sekaligus. 

3. Data keuangan yang kurang lengkap sehingga harus diverifikasi lagi. Proses ini membutuhkan waktu yang lama dari waktu yang seharusnya dijadwalkan.

Dalam analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi, analisis sistem menemui beberapa masalah yang berkaitan dengan kebutuhan informasi dari berbagai pihak. Untuk mengatasi masalah ini, seorang analis sistem harus memiliki teknik dokumentasi yang baik. Teknologi ini akan digunakan dalam analisis kemungkinan masalah yang akan dihadapi.

Penggunaan teknologi sistem penting bagi auditor internal dan eksternal serta personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang membangun sistem baik secara internal untuk perusahaan mereka maupun secara eksternal sebagai konsultan. Penggunaan   teknik   sistem   dalam   pengembangan   analisis   sistem   melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Perencanaan sistem melibatkan pembuatan rencana sistem yang lengkap dan solid. Teknik sistem seperti diagram keluaran-masukan proses, flowchart program, tabel keputusan, dan lain-lain. sering digunakan untuk mendokumentasikan perancangan sistem. Implementasi sistem mencakup pengoperasian sebenarnya dari perencanaan sistem yang dibuat dalam praktik. 

Dalam Statement of Auditing Standard (SAS) 55, Consideration of the Internal Control Structure in a Financial Statement Audit mensyaratkan auditor independen memiliki pemahaman atas sistem pengendalian internal perusahaan sebelum melakukan audit (Romney, 2005). Atas alasan tersebut, para auditor sistem direkomendasikan untuk menggunakan bagan alir ketika mendokumentasikan sebuah sistem yang kompleks dan rumit. Dengan gambaran tersebut, auditor sistem akan mudah melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu perusahaan.

Apa itu Dokumentasi?

Dokumentasi merupakan kumpulan dari berbagai dokumen. Dokumen - dokumen dalam dokumentasi sistem informasi akuntansi berisi tulisan yang berbentuk uraian atau narative, formulir, flowchart, diagram, serta tulisan lainnya yang menjelaskan bagaimana sistem itu bekerja.

Informasi yang dicakup yaitu antara lain :

1. Who (Siapa yang menginput data?)

2. What (Data apa yang diolah?)

3. Where (Dimana data disimpan?)

4. When (Kapan data tersebut dijadikan informasi?)

5. Why (Kenapa dibuat laporan?)

Apa itu Dokumentasi Sistem?

Dokumentasi sistem merupakan suatu kegiatan merekam aktivitas transaksi keuangan secara prosedural yang dijelaskan dalam bentuk visualisasi/gambar dengan simbol-simbol dokumentasi sistem yang telah distandarkan/diseragamkan sebelumnya.

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan subsistemnya. Teknik sistem penting bagi auditor internal dan eksternal serta personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.

Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang membuat sistem, baik secara internal bagi perusahaannya maupun secara eksternal sebagai seorang konsultan. Oleh karena itu, Akuntan harus memiliki keahlian dan kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafis. Analisis sistem memerlukan teknik perencanaan dan dokumentasi yang secara rutin digunakan oleh perancang dan auditor sistem oleh tenaga akuntansi..

 

Kenapa sistem perlu didokumentasikan?

Dokumen Pribadi

Berikut adalah beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan : 

1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.

2. Dokumentasi berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. 

Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang mengevaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).

1. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka yang sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

 

Jenis - Jenis Teknik Dokumentasi

Beberapa jenis teknik dalam mendokumentasi sistem informasi antara lain :

1. Diagram Arus Data / Data Flow Diagram (DFD)

Diagram Arus Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram aliran data untuk memisahkan secara jelas proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem. Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu:

1. Diagram Konteks: Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar dalam suatu sistem.

2. Diagram Zero: Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam Diagram Konteks.

3. Diagram Level: Diagram   yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang ada dalam Diagram Zero.

2. Diagram Bagan Alir (Flowchart Diagram)

Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai macam simbol. Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.

3. Diagram Relasi Entitas-REA

Skema pemodelan data adalah metode yang memungkinkan kita untuk memodelkan atau menggambarkan Database. Perangkat permodelan ini sering dalam bentuk diagram grafis misalnya diagram ER atau ER diagram (ERD) .Diagram ER (ERD) adalah tool grafis yang memfasilitasi pemodelan data. ERD adalah bagian dari "model semantik " dalam database. model Semantik mengacu pada model yang bertujuan untuk memperoleh inti dari data. ERD bukan satu-satunya alat pemodelan semantik, tetapi ERD yang sudah umum dan popular.

 

4. Flow Map

Flowmap merupakan campuran peta dan flowchart,yang menunjukan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmap menolong analisis dan programmer untuk memecahkan masalah ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoprasian.

 

Alat dokumentasi memiliki peran penting dalam beberapa tahap, seperti :

1. Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut bekerja.

2. Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan.

3. Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi.

 

Alat-alat ini dipergunakan untuk membuat semacam aturan di dalam sekian banyak kerumitan dan kekacauan. Sebagai tambahan, para anggota tim yang mengembangkan proyek sistem informasi, seringkali berubah-ubah. Alat-alat dokumentasi tersebut akan membantu anggota baru dalam tim, untuk mengikuti jalannya proyek dengan cepat.

Dapat disimpulkan bahwa, Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data dari kegiatan-kegiatan perusahaan dan mengubah data tersebut menjadi Informasi serta menyediakan Informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. 

Cara kerja SIA adalah semua sumber data baik yang berasal dari dalam maupun dari luar perusahaan dikumpulkan menjadi satu dan diubah ke dalam bentuk database. Setelah itu semua data yang telah berbentuk database, diubah dengan menggunakan perangkat lunak menjadi sebuah Informasi yang lebih bermanfaat bagi semua pemakai Informasi. Kemudian data yang telah diubah menjadi Informasi disampaikan ke semua pemakai yang membutuhkan, seperti manajemen dan pemakai intern maupun pemakai ekstern perusahaan.  

Sedangkan Dokumentasi sistem merupakan suatu kegiatan merekam aktivitas transaksi keuangan secara prosedural yang dijelaskan dalam bentuk visualisasi/gambar dengan simbol-simbol dokumentasi sistem yang telah distandarkan/diseragamkan sebelumnya.

Teknik-teknik   sistem   merupakan   alat   yang   digunakan   dalam   menganalisis,merancang, dan  mendokumentasikan sistem dan  hubungan antar sub  sistem.  Teknik-teknik   tersebut   umumnya   bersifat   grafikal.  Sedangkan   dokumentasi   menjelaskan   cara   sistem   bekerja,   termasuk   siapa,   kapan,   dimana,mengapa,   dan   bagaimana   entri  data,   pengolahan   data,   penyimpanan   data,   output informasi,   dan   sistem   pengendalian.

Citasi :

Rokhman. N. (2021, November 22). Sistem Informasi Adalah Kombinasi Teknologi Dan Aktivitas Manusia.

https://komputerisasi-akuntansi-d4.stekom.ac.id/informasi/baca/Sistem-Informasi-adalah-Kombinasi-Teknologi-dan-Aktivitas-Manusia/371822d2fa85504960f9581cfaeae6e7059bab61

uc.ac.id. Mengenal Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian dan Fungsinya.

https://www.uc.ac.id/mengenal-sistem-informasi-akuntansi-pengertian-dan-fungsinya/

Admin. (2023, Januari 7). Definisi Sistem Informasi Akuntansi.

https://akuntansi.uma.ac.id/2023/01/07/definisi-sistem-informasi-akuntansi/

Ardianto. A. (2014, Oktober 11). SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (S.I.A)

https://ardiiblog.wordpress.com/2014/10/11/160/

Anan. S. (2013, Januari 6). Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

http://shienaanan.blogspot.com/2013/01/pengertian-sistem-informasi-akuntansi.html?m=1

Fadhil. M. F. (2022, Juni 1). Sistem informasi akuntansi.

https://www.diklatkerja.com/blog/sistem-informasi-akuntansi

Budi. J. (2020, Juli 18) Sistem Informasi Akuntansi.

https://idmanajemen.com/pengertian-sistem-informasi-akuntansi/

studocu.com. Teknik Sistem dan Dokumentasi.

https://www.studocu.com/id/document/universitas-negeri-semarang/sistem-informasi-akuntansi/teknik-sistem-dan-dokumentasi/12963953

Syafrandinel. R. (2019). Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi.

https://www.researchgate.net/publication/336124480_Teknik_dan_Dokumentasi_Sistem_Informasi_Akuntansi

Firmansyah. F. (2021, Oktober 4). Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi Dan Siklus Transaksi Akuntansi.

https://id.scribd.com/presentation/529591769/08-Dokumentasi-Sistem-Informasi-Akuntansi-Dan-Siklus-Transaksi-Akuntansi#

Firdaus, S. E. (2021). SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI [Universitas Mercu Buana]. https://www.researchgate.net/publication/350525433_Teknik_dan_Dokumentasi_sistem_informasi_akuntansi

Herlinda, Di. (2017). PENGARUH DUKUNGAN MANAJEMEN PUNCAK DAN STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP KUALITAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN DAMPAKNYA PADA KUALITAS INFORMASI Survey pada PT Pos Indonesia. Universitas Pasundan.

Jessica. (2019). TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI. https://www.academia.edu/40484997/TUGAS_SISTEM_INFORMASI_AKUNTANSI_TEKNIK_DAN_DOKUMENTASI_SISTEM_INFORMASI_AKUNTANSI

Kadim, A. (2015). Sistem Informasi Akuntansi Dan Implementasi Dalam Dunia Usaha. Penerbit Mitra Wacana Media.

Mulyani, S. (n.d.). Konsep-Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi.

Oktaviani, S. (n.d.). Teknik Dokumentasi Sistem I Sistem Informasi Akuntansi. https://id.scribd.com/doc/127113057/TEKNIK-DOKUMENTASI-SISTEM

Simanungkalit, J. H. U. P. (n.d.). Konsep Dasar Sistem Informasi.

Syafrnaidinel, R. (2019). Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi. https://www.researchgate.net/publication/336124480_Teknik_dan_Dokumentasi_Sistem_Informasi_Akuntansi