Notula, Pengertian, Fungsi, dan Sistematika Penulisan.

Dalam KBBI notula adalah laporan tertulis yang singkat dari sebuah rapat serta hal - hal yang dinyatakan dan diputuskan dalam sebuah rapat. Terkadang, notula juga disebut sebagai notulen. Notulen adalah kata nonstandar dari kata notula. Menurut Soedjito dan Solchan TW (2004: 97), notulen adalah catatan ringkas tentang suatu percakapan, hal yang dicatat hanya yang dianggap penting, tidak lagi dipaparkan dengan paragraph yang panjang. Hal ini sejalan dengan apa yang disampaikan oleh Yatimah (2008: 104) bahwa notulen tersebut adalah dokumen tentang suatu pertemuan. Notulen dibuat dengan bantuan keterampilan dari sekretaris atau biasa disebut notulis.

Notula rapat merupakan rangkuman dari seminar, diskusi atau sidang dan hal-hal yang dirujuk dan diputuskan di dalam rapat dari mulai hingga berakhirnya suatu rapat. Notula rapat harus ringkas, padat, sistematis, dan komprehensif. Notula rapat dibuat sehingga kita dapat mengetahui hasil dari pertemuan dan juga sebagai dokumentasi rapat. Notula atau notulen catatan ringkas yang disusun oleh notulen. Notulen rapat adalah laporan tertulis yang sangat penting bagi mereka yang mengikuti rapat. Notula rapat dapat berupa data tentang materi yang dibahas, bagaimana rapat ditutup dan alternative atau putusan apa yang telah disepakati.

Berikut fungsi dari notula:

1.Sebagai Bukti
Jika ada kasus, notula dapat digunakan sebagai bukti di pengadilan. Misalnya: pendaftaran suatu lembaga, jika ada perubahan dalam struktur atau penutupan suatu lembaga, membuktikan terlaksananya atau tidak suatu penugasan.

2.Sebagai Sumber Informasi untuk peserta Rapat
Sekalipun peserta tidak dapat hadir, peserta tetap mengetahui materi atau isi rapat sampai keputusan final dari suatu rapat.

3.Sebagai Panduan untuk Pertemuan Selanjutnya
Berbagai pertemuan sebelumnya yang memerlukan tindak lanjut dirujuk dalam pertemuan berikutnya sehingga notula dapat digunakan sebagai pedoman pertemuan.

4.Sebagai Alat Pengingat untuk Peserta Rapat
Umumnya, setelah pembukaan pertemuan, hasil notula pertemuan sebelumnya dibacakan sampai tuntas sehingga peserta dapat mengingatkan kembali isi pertemuan sebelumnya.

5.Sebagai Dokumen
Notula menjadi sebuah laporan sehingga harus diatur secara kronologis dan tersusun dengan rapi.

6.Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

Ada sejumlah konten utama yang terkandung dalam notula, yakni:

a)Alasan diadakannya suatu kegiatan rapat.

b)Topik - topik yang akan dikaji dalam pertemuan.
c)Saran dan keputusan final dari diadakannya rapat.
d)Waktu pelaksanaan tantangan.
e)Pihak yang berkepentingan atau hadir di dalam rapat.
Dalam sistematika penulisan notula, ada rangkaian yang harus diperhatikan agar saat notula tersusun singkat dan sistematis.

Berikut ini adalah susunannya:

1.Kepala Notula
1)Nama atau tema yang dibahas.
2)Hari dan tanggal pertemuan diadakan.
3)Waktu terjadinya pertemuan acara.
4)Tempal acara.
5)Elemen - elemen yang ada dalam acara (Ketua dan wakil ketua, sekretaris, notulis, serta peserta pertemuan).

2.Isi notula
1)Kata Pembuka.
2)Pembahasan.
3)Saran dan keputusan dari pelaksanaan rapat.
4)Hal- hal yang akan dibahas dalam rapat.
5)Tujuan kegiatan rapat/sidang.
6)Waktu pelaksanaan kegiatan rapat.
7)Pembacaan Keputusan.
8)Waktu Penutupan.

3.Bagian akhir notula
1)Nama jabatan.
2)Tanda tangan.
3)Nama pajabat, pangkat, atau NIP.

4.Penandatanganan
Isi dari penandatanganan adalah tanda tangan dari mereka yang dianggap memiliki posisi sentral dan bertanggung jawab atas berlangsungnya suatu pertemuan.

Notula ditandatangani secara teratur mulai dari ketua rapat, wakil ketua, sekretaris, dan notulis.

Itu tadi pengertian dari notula, mulai dari fungsi, bagian-bagian, serta isi notula. Selama ini mungkin kita hanya tau rapat atau persidangan saja, tidak tau atau belum familiar bahwa ada yang namanya notula, atau mungkin kita hanya mengenalnya sebagai catatan biasa bukan sebagai notula. Semoga tulisan ini bermanfaat dan dapat menambah wawasan kalian, Terimakasih.