Jika kegiatannya bersifat ekspedisi, maka panitia harus mengantongi dahulu izin resmi dari wilayah maupun kepolisian yang membawahi tempat (jalur) yang akan dilalui dalam ekspedisi tersebut.
Kalau lingkup ekspedisi itu mencakup wilayah negara lain, maka izin resmi dari negara-negara yang dilalui harus dimiliki, lebih sempurna jika mendapat izin resmi pula dari komunitas dunia.
2. Jaminan dan Tanggung Jawab.
Penyelenggara harus mempunyai jaminan baik bagi para relawan yang mengikuti ekspedisi, seperti jaminan keselamatan, jaminan kesehatan, jaminan kesejahteraan, jaminan keamanan, tunjangan dan lain-lain.
Tanpa kesiapan memberikan jaminan yang selayaknya, hanya akan membuat kerugian besar tentunya bagi sukarelawan maupun yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Apalagi jika kegiatan ekspedisinya menyita waktu yang cukup lama, kesempatan hidup dan karya seorang manusia haruslah dihargai dengan baik oleh siapapun, meskipun sifatnya sukarela.
Selain itu, tanggung jawab juga harus di miliki oleh pihak penyelenggara terhadap panitia dan sukarelawan yang turut serta untuk kelancaran kegiatannya, semenjak lulus audisi dan kelayakan sampai berakhirnya kegiatan itu.
3. Manfaat EkspedisiÂ
Kegiatan apapun, tentunya harus memiliki manfaat besar bagi pihak penyelenggara, panitia yang terlibat, para relawan, pemangku kepentingan maupun secara umum bagi bangsa dan negara.
Dengan adanya manfaat yang besar itu, tentunya masyarakat, bangsa dan negara akan turut memberikan dukungan penuh, dengan dukungan yang baik, tentunya akan sangat menguntungkan bagi semua yang terlibat dalam kegiatan ekspedisi tersebut.
Sehingga, pelaksanaannya akan berjalan dengan baik dan lancar. Mendapat support dari berbagai kalangan, apalagi pihak yang memang berkepentingan terhadap kegiatan ekspedisi itu.
