Dalam Acara Kompasiana Coverage Peluncuran Buku Perubahan Tiada Henti, Sangat Mencerahkan Saya
Setelah lama tidak bisa ikut acara-acara yang diadakan oleh Kompasiana karena kesibukan pekerjaan yang mendera. Akhirnya, Selasa 16 Agustus kemarin saya bisa kembali lagi mengikuti acara yang diadakan Kompasiana (masih teringat dulu terakhir saya ikut acara Kompasiana di Cipali dan Harganas BKKBN setahun yang lalu). Beruntung sekali saya bisa berkesempatan hadir di acara Kompasiana (Coverage) Peluncuran Buku Perubahan Tanpa Henti: 25 Tahun Perjalanan QCC di Indonesia karena pembicara-pembicara yang hadir bukanlah orang sembarangan.
Bertempat di Ruang Ruby, Gedung Kompas Gramedia Palmerah Barat Unit II Lantai 7, Jalan Palmerah Barat No 29-37, Jakarta Pusat acara kali ini terlihat tampak lebih formal dari biasanya mengingat dress code yang panitia tetapkan kepada semua peserta yang hadir di dalamnya adalah batik lengan panjang (pria) dan batik (wanita).
Dipandu oleh presenter Kompas TV, Mbak Cindy Sistyarani yang manis dan menghadirkan pembicara-pembicara yang sangat kompeten di bidangnya tentu membuat saya cukup penasaran dan bertanya-tanya dalam hati, “sebetulnya apa sih kunci rahasia yang membuat perusahaan besar bisa terus menjadi besar dan lebih besar lagi dalam waktu yang terbilang cukup lama”.
Seperti yang telah kita ketahui bersama, Toyota Indonesia yang beroperasi melalui dua perusahaan, yakni PT Toyota Astra Motor (TAM) dan PT Toyota Manufacturing Indonesia (TMMIN), sudah dikenal sebagai Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) terbesar di Indonesia saat ini. Hal ini tentunya bukanlah hal yang mudah seperti membalikkan telapak tangan untuk bisa berada di posisi puncak di dunia otomotif Indonesia saat ini.
Untuk itulah, saya berniat untuk mencari jawabannya di acara peluncuran buku “Perubahan Tanpa Henti: 25 Tahun Perjalanan QCC di Indonesia”.
Dari pemaparan para pembicara dan pakar, saya jadi tambah paham, bahwa ada dua pilar yang biasa dikenal dengan Toyota Way yang membuat Toyota maju seperti sekarang ini, yakni perbaikan terus menerus (continuous improvement) yang tercermin dalam sikap hidup kaizen dan menghormati sesama (respect others atau respect for people) yang tercermin dalam bentuk kerjasama tim dan pemberian apresiasi/penghargaan kepada yang berprestasi. Kedua hal ini menjadi landasan bagi Toyota untuk mengembangkan karyawannya
Apa Itu Kaizen?
Kaizen berasal dari bahasa Jepang yang artinya perbaikan tanpa henti alias perbaikan berkesinambungan. Dengan semangat antusiasme dan jiwa kaizen ini, tentunya diharapkan perbaikan terus menerus kearah yang lebih baik dari apa yang sudah dicapai sebelumnya dapat terwujud. Filosofi kaizen yang sangat baik ini telah diterapkan Toyota Indonesia yang melibatkan seluruh karyawannya, dari manajemen tingkat atas hingga manajemen tingkat bawah.
Apa Itu QCC dan Bagaimana Penerapannya di Toyota Indonesia
Jika dianalogikan kaizen adalah sebuah konsep besar. Maka diperlukan alat (tools) dan cara untuk membuat itu menjadi nyata dengan cara yang efektif dan efisien. Nah, disinilah peran kegiatan QCC atau Quality Control Circle atau yang lebih dikenal di Indonesia dengan gugus kendali mutu, untuk menjaga agar semangat kaizen tetap terpelihara sehingga perbaikan berkesinambungan kearah yang lebih baik dapat terus dilakukan tanpa jeda.
Dalam QCC juga diterapkan Siklus PDCA (Plan-Do-Check-Action). Plan artinya merencanakan (baik target maupun cara untuk mencapainya), Do berarti melakukan apa yang telah di planning, Check artinya memeriksa semua prosesnya apakah sudah sesuai dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang telah ditetapkan dan Act yakni menindaklanjuti langkah-langkah sebelumnya sekaligus menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya.
PDCA ini pada implementasinya juga dijabarkan dalam 8 Step Problem Solving atau dikenal pula dengan 8 Langkah QCC. Yaitu (1) Idetifikasi masalah dan menentukan tema, (2) Analisis kondisi yang ada, (3) Menetapkan target dan membuat rencana kerja, (4) Analisi penyebab yang mungkin dan menentukan penyebab yang dominan, (5) Merencanakan penanggulangan, (6) Melaksanakan penanggulangan, (7) Evaluasi hasil, (8) Standardisasi dan tindak lanjut. Untuk memecahkan masalah di kelompok QCC ini biasanya digunakan tujuh alat bantu (7 tools), antara lain (1) Check Sheet, (2) Grafik, (3) Control Chart, (4) Diagram Pareto, (5) Diagram Tulang Ikan/Fishbone, (6) Diagram Pencar/Scatter, (7) Histogram.
Dalam melakukan QCC ini biasanya dilakukan diluar jam kerja, dibuat grup atau kelompok yang terdiri dari 7-10 orang dan menggunakan beberapa teknik seperti (1) diskusi (brainstorming) yang bertujuan untuk membuat anggota kelompok lebih kreatif dan mau mengungkapkan idenya, (2) pendekatan why-why-why untuk mencari akar permasalahan, (3) penggunaan diagram affinity sebagai alat untuk menjelaskan masalah rumit dengan mengordinasikan ide dan mendapat konsep melalui integrasi data terkait, (4) menghilangkan 3 M, yaitu muda (kemubaziran), mura (beban tidak seimbang), dan muri (beban terlalu berat), (5) mempertajam masalah dengan pendekatan 5W2H [what (apa), when (kapan), where (di mana), who (siapa), why (mengapa), how (bagaimana), how much (berapa banyak)], (6) mencermati berbagai kemungkinan dengan 4M1E [man, machine, material, method, environment/manusia, mesin, metode, lingkungan], (7) mengadakan pertemuan dan presentasi.
Dalam pelaksanaan aktivitas QCC ini, banyak dirasakan manfaatnya, baik bagi karyawan maupun perusahaan. Dengan QCC, kemampuan karyawan yang tersembunyi dapat digali, dari awalnya orangnya pemalu, tidak bisa presentasi, tidak bisa bicara di depan umum, jadi bisa setelah ikut QCC. Intinya melalui kegiatan QCC, kemampuan/kapasitas karyawan dapat ditingkatkan dengan membentuk kebiasaan baru yang baik, membentuk paradigma yang lebih positif, dan mempelajari sesuatu sehingga wawasan lebih luas sambil melakukan dan menjalankan hal tersebut (learning by doing).
Suasana di tempat kerja pun menjadi menyenangkan, membuat karyawan bersemangat dan bersukacita ketika pergi bekerja, proses kreatif pun didukung sehingga ide, masukan dan usulan-usulan perbaikan pun ikut bermunculan, lalu ditampung, dievaluasi bersama dan dilaksanakan bersama sehingga karyawan pun merasa dihargai dan pada ujungnya secara tidak langsung hal ini mampu meningkatkan produktivitas, kualitas, kepuasan pelanggan, yang tentunya ikut meningkatkan profit dan benefit perusahaan.
Penerapan QCC di Berbagai Tempat di Berbagai Bidang
Pada awalnya QCC dibentuk untuk para karyawan shop floor di pabrik yang notabene berkaitan dengan manufaktur. Namun, seiring dengan berjalannya waktu, QCC dapat juga diterapkan di berbagai bidang di luar manufaktur, seperti bidang marketing, pengembangan produk, administrasi perkantoran, hingga manajemen dan diberbagai tempat seperti halnya di kantor, di rumah sakit dan di sekolah.
Penerapan QCC di bidang marketing misalnya fokus meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan pelayanan yang lebih baik dan maksimal, sehingga pada ujungnya berimbas pada peningkatan permintaan mobil. Penerapan QCC di kantor misalnya adalah dengan melakukan penghematan pada toilet wanita yang menggunakan flush dari awalnya melakukan pembersihan 2x, menjadi cukup 1x saja. Hal ini terbukti dapat menghemat Rp.12 juta per bulan. Sebuah nominal yang cukup signifikan yang bisa dihemat dari satu tema kasus yakni toilet saja.
Penerapan QCC yang bisa dilakukan di sekolah misalnya memecahkan masalah pulpen yang sering hilang di sekolah. Hal ini pernah dilakukan Toyota dalam program Kaizen Goes To School bekerja sama dengan SMK Al Muslim di Bekasi. Melalui QCC, akhirnya ditemukanlah solusi yaitu setiap pulpen diberi label dan dibuat satu tempat penyimpanan pulpen di kelas. Setiap habis pakai, pulpen ditaruh di tempat yang telah ditentukan. Hal ini terbukti menurunkan tingkat kehilangan pulpen di sekolah pada murid laki-laki. Dengan pelaksanaan aktivitas QCC di sekolah, terbukti tingkat remedial anak sekolah bisa ditekan dan penggunaan air wudhu di mushalla sekolah bisa dihemat.
Kata-kata Berkesan dari Setiap Pembicara
Ada kata-kata bagus dari beberapa pembicara yang saya ingat. Seperti halnya kata-kata Bapak James Luhulima, Wakil Pimred Kompas yang mengatakan bahwa, ”kalau semua lini (baik dari top management, middle management, dan low management) mau turun ke bawah mencari solusi dan kalau sudah mulai, konsisten jangan sampai dilepas lagi, jadikan itu kebiasaan (habbit) dan kemudian menjadi budaya (culture), niscaya semua hal pasti bisa dirubah menjadi lebih baik.” Dulu (30 tahun silam) beliau tidak pernah menyangka akan menaiki kereta api yang lusuh, kotor, dan buruk pelayanannya.
Kini, 30 tahun telah berlalu, dan hal itu semua berubah total berkat pimpinan Bapak Ignasius Jonan dalam merubah layanan kereta api menjadi lebih baik, dan akhirnya beliau sendiri pernah beberapa kali mencicipi naik kereta api (yang dulunya tidak terbayangkan sama sekali).
Kemudian, Bapak Warih Andang Tjahjono selaku Wakil Presiden Direktur PT TMMIN mengatakan bahwa “ide-ide perbaikan dalam kaizen mungkin bukan ide-ide besar. Namun, ide-ide kecil dan sederhana yang digulirkan secara terus-menerus sehingga pada akhirnya membawa perubahan yang besar.”
Lalu, Mbak Joice Tauris Santi, penulis utama buku “Perubahan Tiada Henti’ dan jurnalis Kompas berkata “secanggih-canggihnya mesin, jika orangnya/operatornya nggak bagus, maka hasilnya akan nggak bagus juga. We make people before we make product.” Tentunya dengan penerapan QCC ini, terbukti meningkatkan kemampuan SDM dalam jumlah banyak menjadi lebih baik lagi dalam waktu relatif singkat dan biaya relatif murah.
Langkah-langkah aktivitas QCC adalah proses panjang dan tidak instan. Proses terus-menerus untuk menjadi lebih baik, lebih baik, lebih baik, setiap harinya. Dalam berproses ini, para anggota dalam kelompok tidak hanya sekadar mengikuti kegiatan, tetapi juga ikut berproses di dalamnya menjadi lebih baik dari hari ke hari.
QCC ini bisa diterapkan di berbagai bidang dan berbagai tempat dan jika ini dijadikan kebiasaan (habbit) dan menjadi budaya baik yang konsisten, tentu tempat bekerja bisa jadi lebih menyenangkan, iklim kerja menjadi lebih baik, serta tidak menutup kemungkinan negara Indonesia menjadi lebih baik dan dunia pun juga ikut menjadi lebih baik (make it better place for you and for me…^_^).
