PDCA ini pada implementasinya juga dijabarkan dalam 8 Step Problem Solving atau dikenal pula dengan 8 Langkah QCC. Yaitu (1) Idetifikasi masalah dan menentukan tema, (2) Analisis kondisi yang ada, (3) Menetapkan target dan membuat rencana kerja, (4) Analisi penyebab yang mungkin dan menentukan penyebab yang dominan, (5) Merencanakan penanggulangan, (6) Melaksanakan penanggulangan, (7) Evaluasi hasil, (8) Standardisasi dan tindak lanjut. Untuk memecahkan masalah di kelompok QCC ini biasanya digunakan tujuh alat bantu (7 tools), antara lain (1) Check Sheet, (2) Grafik, (3) Control Chart, (4) Diagram Pareto, (5) Diagram Tulang Ikan/Fishbone, (6) Diagram Pencar/Scatter, (7) Histogram.
Dalam melakukan QCC ini biasanya dilakukan diluar jam kerja, dibuat grup atau kelompok yang terdiri dari 7-10 orang dan menggunakan beberapa teknik seperti (1) diskusi (brainstorming) yang bertujuan untuk membuat anggota kelompok lebih kreatif dan mau mengungkapkan idenya, (2) pendekatan why-why-why untuk mencari akar permasalahan, (3) penggunaan diagram affinity sebagai alat untuk menjelaskan masalah rumit dengan mengordinasikan ide dan mendapat konsep melalui integrasi data terkait, (4) menghilangkan 3 M, yaitu muda (kemubaziran), mura (beban tidak seimbang), dan muri (beban terlalu berat), (5) mempertajam masalah dengan pendekatan 5W2H [what (apa), when (kapan), where (di mana), who (siapa), why (mengapa), how (bagaimana), how much (berapa banyak)], (6) mencermati berbagai kemungkinan dengan 4M1E [man, machine, material, method, environment/manusia, mesin, metode, lingkungan], (7) mengadakan pertemuan dan presentasi.
Dalam pelaksanaan aktivitas QCC ini, banyak dirasakan manfaatnya, baik bagi karyawan maupun perusahaan. Dengan QCC, kemampuan karyawan yang tersembunyi dapat digali, dari awalnya orangnya pemalu, tidak bisa presentasi, tidak bisa bicara di depan umum, jadi bisa setelah ikut QCC. Intinya melalui kegiatan QCC, kemampuan/kapasitas karyawan dapat ditingkatkan dengan membentuk kebiasaan baru yang baik, membentuk paradigma yang lebih positif, dan mempelajari sesuatu sehingga wawasan lebih luas sambil melakukan dan menjalankan hal tersebut (learning by doing).
Suasana di tempat kerja pun menjadi menyenangkan, membuat karyawan bersemangat dan bersukacita ketika pergi bekerja, proses kreatif pun didukung sehingga ide, masukan dan usulan-usulan perbaikan pun ikut bermunculan, lalu ditampung, dievaluasi bersama dan dilaksanakan bersama sehingga karyawan pun merasa dihargai dan pada ujungnya secara tidak langsung hal ini mampu meningkatkan produktivitas, kualitas, kepuasan pelanggan, yang tentunya ikut meningkatkan profit dan benefit perusahaan.
Penerapan QCC di Berbagai Tempat di Berbagai Bidang
Pada awalnya QCC dibentuk untuk para karyawan shop floor di pabrik yang notabene berkaitan dengan manufaktur. Namun, seiring dengan berjalannya waktu, QCC dapat juga diterapkan di berbagai bidang di luar manufaktur, seperti bidang marketing, pengembangan produk, administrasi perkantoran, hingga manajemen dan diberbagai tempat seperti halnya di kantor, di rumah sakit dan di sekolah.
Penerapan QCC di bidang marketing misalnya fokus meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan pelayanan yang lebih baik dan maksimal, sehingga pada ujungnya berimbas pada peningkatan permintaan mobil. Penerapan QCC di kantor misalnya adalah dengan melakukan penghematan pada toilet wanita yang menggunakan flush dari awalnya melakukan pembersihan 2x, menjadi cukup 1x saja. Hal ini terbukti dapat menghemat Rp.12 juta per bulan. Sebuah nominal yang cukup signifikan yang bisa dihemat dari satu tema kasus yakni toilet saja.
Penerapan QCC yang bisa dilakukan di sekolah misalnya memecahkan masalah pulpen yang sering hilang di sekolah. Hal ini pernah dilakukan Toyota dalam program Kaizen Goes To School bekerja sama dengan SMK Al Muslim di Bekasi. Melalui QCC, akhirnya ditemukanlah solusi yaitu setiap pulpen diberi label dan dibuat satu tempat penyimpanan pulpen di kelas. Setiap habis pakai, pulpen ditaruh di tempat yang telah ditentukan. Hal ini terbukti menurunkan tingkat kehilangan pulpen di sekolah pada murid laki-laki. Dengan pelaksanaan aktivitas QCC di sekolah, terbukti tingkat remedial anak sekolah bisa ditekan dan penggunaan air wudhu di mushalla sekolah bisa dihemat.
Kata-kata Berkesan dari Setiap Pembicara
Ada kata-kata bagus dari beberapa pembicara yang saya ingat. Seperti halnya kata-kata Bapak James Luhulima, Wakil Pimred Kompas yang mengatakan bahwa, ”kalau semua lini (baik dari top management, middle management, dan low management) mau turun ke bawah mencari solusi dan kalau sudah mulai, konsisten jangan sampai dilepas lagi, jadikan itu kebiasaan (habbit) dan kemudian menjadi budaya (culture), niscaya semua hal pasti bisa dirubah menjadi lebih baik.” Dulu (30 tahun silam) beliau tidak pernah menyangka akan menaiki kereta api yang lusuh, kotor, dan buruk pelayanannya.
Kini, 30 tahun telah berlalu, dan hal itu semua berubah total berkat pimpinan Bapak Ignasius Jonan dalam merubah layanan kereta api menjadi lebih baik, dan akhirnya beliau sendiri pernah beberapa kali mencicipi naik kereta api (yang dulunya tidak terbayangkan sama sekali).
Kemudian, Bapak Warih Andang Tjahjono selaku Wakil Presiden Direktur PT TMMIN mengatakan bahwa “ide-ide perbaikan dalam kaizen mungkin bukan ide-ide besar. Namun, ide-ide kecil dan sederhana yang digulirkan secara terus-menerus sehingga pada akhirnya membawa perubahan yang besar.”