Teknik dan Sistem Persidangan yang Harus Direalisasikan Mahasiswa

Pengambilan keputusan (decision making) dalam sebuah organisasi merupakan suatu hal yang sangat penting, apabila organisasi tersebut ditimpang berbagai macam persoalan yang sangat mengancam stabitasnya kelangsungan sebuah organisasi. Setiap organisasi tentu saja mempunyai tujuan yang berbeda-beda,  namun dalam pengambilan keputusan tidak terlepas dari yang namanya secara demokrasi. Sebuah organisasi yang memiliki warna demokrasi. Lebih-lebih dalam organisasi kemahasiswaan, proses decision making selalu dilakukan secara musyawarah mufakat antar anggota ataupun antar pengurus. Sidang merupakan forum formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya menghasilkan keputusan, yang akan menjadi sebuah ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan. Mekanisme Persidangan setiap organisasi, mempunyai aturan tersendiri dalam melaksanakan persidangan baik dari segi quorum, maupun dari segi teknis pelaksanaannya. Sidang atau musyawarah atau rapat adalah suatu pertemuan untuk memutuskan suatu perkara atau masalah. Persidangan diartikan sebagai suatu forum yang dilaksanakan secara formal oleh suatu lembaga, organisasi atau unit-unit lain dengan suatu persoalan atau menyangkut pertanggung jawaban pengurus organisasi pada masa akhir kepengurusannya. Persidangan adalah termasuk jenis diskusi karena didalamnya terdapat interaksi antara peserta sidang untuk merumuskan suatu tujuan tertentu. Istilah persidangan memiliki nilai yang lebih sekedar diskusi karena didalam persidangan menghasilkan sesuatu yang akan memiliki kekuatan hukum. Hal itu dikarenakan bahwa persidangan biasanya dilakukan oleh lembaga-lembaga formal atau nonformal yang menempatkan persidangan sebagai forum tertinggi. Jadi persidangan sifatnya lebih formal dan isi pembicaraannya lebih bersifat politik legal serta menghasilkan keputusan-keputusan politik yang mengikat banyak orang serta kepentingan.Tekhnik adalah cara bersidang yang sesuai konstitusi atau aturan. Tujuan memahami Tekhnik dalam bersidang adalah tercapainya keputusan bersama dengan cara yang nikmat dan sah, serta memiliki kekuatan hukum yang lebih untuk dipertahankan dikemudian hari.Teknik dan sistem persidangan sangatlah penting bagi kemampuan mahasiswa, misal seperti kemampuan berpikir kritis, berdebatn public speaking dan yang lainnya. Realisasi teknik dan sistem persidangan sangat bermanfaat bagi mahasiswa nantinya untuk menghadapi dunia akademik ataupun dunia lainnya yang terdapat persidangan. Persidangan adalah forum formal suatu organisasi untuk membahas suatu konflik ataupun masalah dalam upaya menghasilkan sebuah keputusan, dimana keputusan tersebut akan menjadi suatu ketetapan.Persidangan adalah sebuah media atau tempat untuk merumuskan suatu permasalahan yang muncul dalam suatu komunitas yang didalamnya

mutlak terdapat beberapa perbedaan faham dan kepentingan yang dimilikinya. Persidangan juga dibuat dalam rangka merumuskan hal-hal yang menjadi kebutuhan sebuah kelompok/organisasi dalam menjalankan tata kerja organisasi tersebut. Persidangan itu sendiri dibuat melalui mekanisme-mekanisme yang telah dibuat sebelumnya. Mekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara harmonis dan kondusif. Untuk kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah :

* Pimpinan sidang adalah Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang. Pimpinan sidang biasanya terdiri dari 3 (tiga) orang, yakni pimpinan sidang ketua; pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan; dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.

* Materi sidang adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.

* Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.

Sifat persidangan ada 2 yaitu :

1. Persidangan terbuka (sidang terbuka yang boleh dihadiri oleh masyarakat umum. Pada saat majelis hakim hendak membuka sidang, harus menyatakan "sidang terbuka untuk umum". Setiap orang hendak mengikuti jalannya persidangan, dapat hadir memasuki ruangan sidang).
2. Persidangan tertutup (sidang tertutup untuk umum adalah masyarakat tidak dapat hadir jika bukan merupakan pihak yang berperkara atau dalam kapasitas sebagai kuasa hukum).

Jenis-jenis persidangan:

1.         Kongres Mahasiswa

2.         Musyawarah Besar

3.         Sidang Istimewa

4.         Sidang Komisi

            Sidang komisi hanya diikuti oleh anggota komisi saja dan biasanya membahas materi dari komisi tersebut.

5.         Sidang Pleno

            Sidang pleno biasanya membahas dan memutuskan tata tertib, pemilihan presidium siding serta sampai pada pengesahan laporan pertanggung jawaban pengurus suatu organisasi.

6.         Sidang Umum

Istilah dalam persidangan :

1.Pending, yaitu menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.

2.Skorsing, yaitu menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antarpeserta sidang yang berseteru.

3.Lobying, yaitu proses diskusi antarpeserta sidang di luar pengaturan pimpinan sidang.

4.Pencerahan, yaitu upaya peserta sidang untuk meluruskan kesalahpahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.

5.Voting, yaitu proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.

6.Deadlock, adalah kondisi dimana musyawarah tidak menemukan kata sepakat.

7.Walkout, yaitu saat dimana peserta sidang keluar ruangan dengan alasan tidak menyetujui keputusan sidang.

8.Quorum, yaitu syarat jumlah peserta sidang dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.

9.Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.

10.Prosidang, yaitu hasil ketetapan sidang/musyawarah yang telah dibukukan (tertulis).

11.Konsideran, yaitu proses menimbang dalam menetapkan putusan sidang.

12.PK/Peninjauan Kemballi, yaitu me-review keputusan yang telah disepakati untuk melakukan perbaikan atau perubahan.

13.Opsi, yaitu usulan/pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang untuk mendapatkan suatu keputusan.

14.Afirmasi, adalah pendapat yang di sampaikan oleh peserta sidang untuk memperkuat pendapat yang telah di kemukakan sebelumnya.

15.Rasionalisai, adalah argumentasi yang dilontarkan oleh peserta untuk memberikan penjelasan logis terhadap pendapatnya.

Makna Ketukan Palu :

1 Kali Ketukan :

*Digunakan untuk perpindahan atau pergantian pimpinan sidang.

*Digunakan untuk pengesahan putusan biasa point per point dan atau bab per bab (keputusan sementara).

*Digunakan untuk skorsing dalam waktu yang tidak terlalu lama.

*Mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama.

2 Kali Ketukan :

*Digunakan untuk menskorsing waktu yang cukup lama. Misalnya istirahat, lobying, sembahyang, dan makan.

3 Kali Ketukan :

*Membuka dan menutup acara persidangan.

*Pengesahan keputusan yang bersifat prinsipil atau pengesahan keputusan akhir secara keseluruhan dari semua hasil persidangan (konsideran).

Macam-macam Interupsi :

*Interupsi point of order (digunakan apabila interupsi yang bersifat prinsipil).

*Interupsi point of information (digunakan apabila ada informasi yang berhubungan dengan acara persidangan).

*Interupsi point of clarification (digunakan apabila ada klarifikasi yang berhubungan dengan acara persidangan).

*Interupsi point of personal privilege (digunakan untuk melakukan pembelaan yang bersifat personal/privacy).

Tip Trick & Hints Diskusi Rapat dan Sidang Sidang yang Efektif Pemandu dengan tanggung jawabnya untuk mengarahkan dan membimbing peserta menuju pemahaman dan sasaran pembelajaran tentunya harus memiliki keterampilan tertentu dalam mengendalikan sebuah forum dimana didalamnya akan terjadi berbagai interaksi baik antar peserta maupun peserta dengan pemandu. Tentunya pemandu tidak akan memaparkan materi terus menerus secara keseluruhan hingga ia mendominasi jalannya sesinamun ia bisa mendorong peserta untuk mengeksplorasi pengetahuan dan gagasannya melalui sebuah diskusi yang teratur dan terarah. Kita dapat mendefinisikan diskusi sebagai bentuk kegiatan interaktif yang melibatkan 2 orang atau lebih dan tidak selalu memiliki pemimpin formal. Berarti diskusi yang sedang kita bicarakan ini tidak hanya terbatas pada forum-forum formal maupun semi formal maupun juga bisa dilakukan secara bebas tak resmi baik secara lisan maupun tulisan. Yang ditekankan disini adalah adanya hubungan timbal balik atau komunikasi dan terdapat upaya transfer informasi di dalamnya meskipun terdapat ketentuan umum dalam penyelenggaraan diskusi namun pada kenyataannya mekanismenya tidak selalu berlangsung mengikuti kaidah ilmiah dan interaksi berlangsung tanpa sepenuhnya mengacu pada kerangka yang umum asalkan terdapat topik yang dibicarakan dan orang yang menginteraksinya dan sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa dalam diskusi tidak harus selalu memiliki pemimpin yang bertugas mengatur dan memediasi berbagai kepentingan peserta diskusi. Komunikasi berjalan begitu saja sesuai keinginan dan kesepahaman kedua belah pihak baik terkait arah maupun penyelesaiannya. Hal lain yang seringkali ditemukan adalah bahwa dalam diskusi kita bisa menemukan bahwa tidak semua peserta mampu bersikap objektif. Masing- masing peserta diskusi memiliki kepentingan dan arah pemikiran tersendiri, apalagi jika emosi juga disertakan dalam menyikapi maupun mengutarakan pendapat maka kemungkinan yang terjadi adalah saratnya nuansa subjektivitas dalam diskusi. Hal ini cukup rawan terhadap efektifitas diskusi yang menuntut penyelesaian atau sebuah konklusi bersama. Maka disinilah salah satu alasan mengapa peran dari pemimpin diskusi dan pengendalian diri/kedewasaan peserta diperlukan tangan ketiga adalah bahwa diskusi bisa diselewengkan dengan tujuan tertentu. Kita bisa menemukan banyak kasus yang menunjukkan diskusi-diskusi yang tidak produktif/sia-sia. Diskusi dapat mengarah pada sebuah perencanaan kejahatan, fitnah/gossip dan mendekonstruksi pemikiran peserta oleh peserta yang lain yang dominan. Untuk menyelenggarakan sebuah diskusi ada beberapa hal yang harus dipersiapkan antara lain: 1. Kerangka diskusi, yaitu suatu alur diskusi antara pemandu dengan peserta yang biasanya berisi: tujuan/target metode & waktu yang direncanakan. Agar arah diskusi tampak jelas, maka kita perlu menentukan sasaran yang ingin kita capai/hasil yang diharapkan dari diskusi tersebut. Sehingga kita bisa mempersiapkan diri melalui referensi tertentu atau gagasan-gagasan penting tertentu sebelum diskusi tersebut mengalir. Lalu agar diskusi menjadi efektif, kita juga perlu menerapkan metode tertentu sesuai tujuan, peserta, suasana dan waktu yang tersedia untuk diskusi. Yang terakhir mengenai waktu, bahwa besarnya waktu akan mengukur berapa lama kita akan menyelenggarakan sebuah diskusi. Sehingga pembicaraan-pembicaraan yang terjadi berlangsung efektif dan efisien. Pemilihan waktu yang tepat juga merupakan salah satu indikator yang bisa menentukan sukses tidaknya diskusi yakni tercapainya tujuan. Kemudian terdapat beberapa tahapan sebagai alur dari kerangka diskusi sendiri yaitu Pengumpulan fakta. Agar pembicaraan dalam diskusi sarat dengan nuansa objektif dan memiliki suatu kejelasan maka kita perlu mengumpulkan berbagai macam fakta yang relevan dengan topic yang akan dibicarakan. Fakta tersebut biasanya berasal dari buku-buku, majalah, surat kabar, internet maupun radio. Penyaringan fakta yang relevan pada tahap ini terjadi pemilihan dan pengolahan data sesuai tujuan atau penyelesaian permasalahan yang diharapkan. Mana saja fakta-fakta yang dapat memperkuat gagasan atau memungkinkan untuk diolah bersama dengan pengaitan fakta menjadi kesimpulan. Fakta yang tadi sudah dipilih akan dijadikan referensi dalam diskusi yang nantinya konstruktif terhadap kesimpulan yang didapatkan. Sehingga apbila didasarkan pada fakta maka kesimpulan yang diperoleh akan lebih valid kesimpulan dengan situasi sehari-hari agar hasil diskusi nanti dapat dengan mudah diimplementasikan dalam kehidupan sehari-hari, perlu adanya sebuah koherensi antara hasil diskusi atau kesimpulan dengan kondisi lingkungan atau kehidupan sehari-hari. 2. Kerangka observasi. Merupakan suatu trik untuk mengarahkan pemahaman peserta berdasarkan struktur dari materi yang sudah dipersiapkan.Karena persepsi peserta beraneka ragam maka dalam waktu yang efisien kita harus mampu mengendalikannya agar sesuai dengan arah pembelajaran yang diharapkan. Adapun unsur-unsur yang terkandung di dalamnya antara lain : Fakta / temuan yang seharusnya terungkap dalam diskusi pertanyaan yang perlu diungkapkan untuk memperlebar terungkapnya fakta dan cara menggabungkan fakta tsb menjadi suatu kesimpulan dan contoh dalam kehidupan sehari-hari,supaya jelas pada saat pelaksanaan diskusi sendiri, pemandu harus sedemikian rupa memperhatikan unititas dalam diskusi dan alur yang sudah dipersiapkan. Lalu dilakukanlah evaluasi yang merupakan Penilaian akhir untuk mengetahui dan menjelaskan sejauh mana peserta mengerti materi yang disampaikan yang bertujuan memperbaiki yang kurang,membangun dan memotivasi peserta. Dan terakhir terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pemandu untuk dikurangi selama memimpin diskusi yakni menjawab pertanyaan, menjelaskan definisi dan memberi konfirmasi dan berilah kebebesan bagi peserta untuk mengungkapkan ide dan gagasannya dan tentu benahi kekeliruan-kekeliruan dan kendalikan arah diskusinya.