Salah satu faktor internal yang memiliki peran krusial dalam pencapaian tujuan organisasi adalah sumber daya manusia. Keberhasilan suatu organisasi sangat ditentukan oleh bagaimana sumber daya manusia diarahkan dan dikelola dengan baik. Konsep pengelolaan sumber daya manusia ini menekankan perlunya organisasi untuk menyelaraskan persepsi dan pandangan antara pegawai dan pimpinan guna mencapai tujuan bersama. Aspek-aspek yang tercakup dalam pengelolaan sumber daya manusia mencakup pembentukan mental kerja yang positif, penyediaan motivasi, pemberian bimbingan, serta pengarahan dan koordinasi yang efektif dari pemimpin terhadap para pegawainya (Sedarmayanti, 2017).
Penting untuk diakui bahwa SDM bukan hanya fondasi, melainkan aset strategis yang memberikan dorongan bagi kemajuan organisasi, bahkan di tingkat nasional. Oleh karena itu, organisasi harus berkomitmen untuk terus mengembangkan dan mengarahkan kualitas SDM secara berkelanjutan agar dapat meraih tujuan yang telah ditetapkan. Proses pengelolaan SDM bukanlah semata-mata tugas administratif, tetapi mencakup pemahaman mendalam terhadap potensi karyawan, pemberian pelatihan yang relevan, dan peningkatan kapasitas profesional sebagai faktor-faktor kunci yang mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan organisasi (Sari & Kiswanto, 2023).
Fokus pada pengelolaan SDM yang efektif tidak hanya menjamin ketertiban administratif, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang produktif, inovatif, dan berorientasi pada pencapaian tujuan jangka panjang. Dalam konteks ini, artikel ini akan mengeksplorasi praktik perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia yang diimplementasikan oleh Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya. Sebagai salah satu kantor pelayanan publik terbesar kedua di Indonesia, kantor ini memiliki peran strategis dalam memberikan pelayanan imigrasi di wilayah kerja yang mencakup tiga kota utama di Jawa Timur, yaitu Surabaya, Sidoarjo, dan Mojokerto. Dengan predikat sangat baik dan komitmen untuk menjadi Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani, kantor ini menjadi sorotan dalam pembahasan mengenai bagaimana perencanaan SDM dapat meningkatkan kinerja pelayanan publik, khususnya bagi masyarakat Jawa Timur.
Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses yang melibatkan identifikasi kebutuhan tenaga kerja berdasarkan perkiraan, pengembangan, implementasi, dan pengendalian sumber daya manusia. Proses ini harus terintegrasi secara menyeluruh dengan perencanaan organisasi untuk memastikan penciptaan jumlah pegawai dan penempatan yang optimal, sekaligus memberikan manfaat secara ekonomis. Perencanaan sumber daya manusia dirancang dengan tujuan untuk menjamin bahwa organisasi memiliki kebutuhan pegawai yang dapat terpenuhi secara konsisten dan sesuai dengan kebutuhan yang ada (Limpo et al., 2022).
Pentingnya perencanaan sumber daya manusia dalam konteks ini menggarisbawahi aspek keberlanjutan dan keefektifan organisasi. Dengan merancang perencanaan yang terpadu, organisasi dapat memastikan keberlanjutan operasional dan pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia secara tepat waktu. Lebih dari itu, aspek ekonomis menjadi fokus utama, di mana penempatan pegawai harus memberikan manfaat yang optimal bagi organisasi secara finansial. Dengan demikian, perencanaan sumber daya manusia bukan hanya mengenai kebutuhan pegawai tetapi juga strategi yang mendukung tujuan dan keberlanjutan keseluruhan organisasi.
Pada dasarnya, pelaksanaan perencanaan SDM pada Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya ialah sebagai berikut:
1)Meningkatkan ketaatan terhadap pengelolaan SDM di lingkungan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya pada masing-masing zona integritas menuju WBK/WBBM;
2)Meningkatnya transparansi dan akuntabilitas pengelolaan SDM di lingkungan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya pada masing-masing zona integritas menuju WBK/WBBM;
3)Meningkatnya disiplin SDM di lingkungan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya pada masing-masing zona integritas menuju WBK/WBBM;
4)Meningkatnya efektifitas manajemen SDM di lingkungan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya pada masing-masing zona integritas menuju WBK/WBBM;
5)Meningkatnya profesionalisme manajemen SDM di lingkungan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya pada masing-masing zona integritas menuju WBK/WBBM.
Secara perencanaan dan penataan SDM pada Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya dapat dilihat dalam gambar ini :
1)Perencanaan Kebutuhan (Forecasting Need)
Forecasting Need menjadi sebuah langkah strategis yang diimplementasikan oleh Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya. Rencana ini membentuk landasan untuk menentukan jumlah dan penempatan petugas imigrasi yang diperlukan di unit kerjanya, dengan mempertimbangkan rasio beban kerja dan kualifikasi pendidikan yang sesuai dengan peta jabatan dan hasil analisis beban kerja pada setiap jabatan. Adapun penerapan rencana penempatan petugas imigrasi dilakukan dengan merujuk pada kebutuhan yang telah ditetapkan untuk setiap jabatan di dalam unit kerja. Hal ini memberikan arahan yang jelas dalam mendistribusikan sumber daya manusia dengan optimal sesuai dengan tuntutan pekerjaan (Aziz & Mustam, 2020). Langkah-langkah dalam perencanaan kebutuhan pegawai oleh Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya tidak berhenti pada penyusunan rencana saja, melainkan juga melibatkan monitoring dan evaluasi secara berkala. Setiap bulan, dilakukan evaluasi terhadap implementasi rencana kebutuhan pegawai di unit kerjanya. Monitoring dan evaluasi tersebut menjadikan proses perencanaan lebih dinamis, memungkinkan organisasi untuk menyesuaikan rencana kebutuhan pegawai sesuai dengan perubahan beban kerja atau kebutuhan yang muncul selama pelaksanaan. Dengan demikian, perencanaan kebutuhan pegawai tidak hanya menjadi instrumen statis tetapi juga responsif terhadap dinamika lingkungan kerja.
2)Pola Mutasi Internal
Dalam konteks perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya, pola mutasi internal menjadi salah satu strategi yang diterapkan untuk mengembangkan karier petugas imigrasi. Kebijakan ini menekankan mutasi antar jabatan sebagai langkah konkret dalam pengembangan karier, memungkinkan petugas untuk berpindah ke jabatan yang sesuai dengan kompetensi dan potensi mereka. Pendekatan ini tidak hanya diarahkan pada kebutuhan organisasi, tetapi juga memberikan kesempatan kepada para petugas untuk berkembang dan memberikan kontribusi yang lebih besar (Limpo et al., 2022). Dalam implementasinya, Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya menggarisbawahi pentingnya mempertimbangkan kompetensi jabatan dalam proses mutasi internal. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa petugas yang dipindahkan memiliki kecocokan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk menjalankan tugas-tugas baru dengan baik. Selain itu, kantor ini aktif melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kebijakan pola mutasi internal secara rutin setiap bulan. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk terus meningkatkan dan memperbaiki kinerja, sehingga mutasi internal tidak hanya menjadi alat pengembangan karier, tetapi juga memberikan dampak positif terhadap efisiensi dan efektivitas operasional kantor pelayanan publik tersebut.
3)Pengembangan Petugas Imigrasi Berbasis Kompetensi (Penetapan Kinerja)
Upaya ini melibatkan analisis kebutuhan pelatihan untuk memahami secara mendalam kompetensi yang diperlukan oleh petugas imigrasi. Dengan merinci rencana pengembangan kompetensi, termasuk mempertimbangkan hasil pengelolaan kinerja petugas imigrasi, tujuan utamanya adalah meningkatkan kemampuan dan pengetahuan petugas imigrasi sesuai dengan tuntutan beban kerja dan prosedur operasional standar (SOP) di masing-masing seksi. Seluruh petugas imigrasi di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya diberikan hak dan kesempatan untuk mengikuti diklat pengembangan kompetensi lainnya, menunjukkan komitmen untuk memastikan kesetaraan akses terhadap pembelajaran. Kerjasama dengan lembaga lain juga dijalin untuk meningkatkan kompetensi petugas imigrasi, memperluas sumber daya dan mendukung berbagai aspek pengembangan kinerja. Proses monitoring dan evaluasi terus-menerus dilakukan untuk memantau hasil pengembangan kompetensi, memberikan dasar untuk perbaikan kinerja yang berkelanjutan setiap bulan. Dengan demikian, pengembangan berbasis kompetensi bukan hanya sebuah inisiatif pelatihan, tetapi sebuah strategi terencana yang mendorong peningkatan kualitas dan efisiensi dalam pelayanan publik.
4)Penetapan Kinerja Individu
Penetapan kinerja individu dalam kegiatan perencanaan SDM pada kantor pelayanan publik menjadi suatu aspek yang sangat penting. Dalam hal ini, penerapan kinerja individu memperhatikan hubungan yang holistik, yang mencakup seluruh elemen terkait dengan kinerja individu tersebut. Hal ini ditunjukkan dengan kesesuaian ukuran kinerja individu yang diukur dengan indikator kinerja individu pada tingkat yang lebih tinggi. Proses pengukuran kinerja individu dilakukan secara teratur, dengan interval bulanan, sehingga memungkinkan pemantauan yang berkala terhadap pencapaian target kinerja individu. Selain itu, aspek yang tak kalah penting adalah pemberian reward kepada petugas imigrasi di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya. Reward ini didasarkan pada hasil penilaian kinerja individu yang melibatkan seluruh tahapan, mulai dari penetapan, implementasi, hingga pemantauan. Dengan memberikan reward, tidak hanya mendorong motivasi petugas imigrasi untuk meningkatkan kinerja mereka, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang kompetitif dan merangsang pertumbuhan profesional.
5)Penegakan Aturan
Penerapan penilaian kinerja individu dalam kegiatan perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) pada kantor pelayanan publik mencakup penegakan aturan disiplin, kode etik, dan kode perilaku pegawai. Langkah ini dilakukan dengan merinci kondisi yang seharusnya dilaksanakan oleh setiap individu, dengan mengimplementasikan seluruh aturan disiplin, kode etik, dan kode perilaku yang telah disesuaikan dengan karakteristik Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya. Dalam hal ini, aturan yang dimaksud ialah meliputi penerapan Standar Operasional Prosedur di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya. Penerapan SOP merupakan suatu keharusan dengan dikeluarkannya Peraturan Menteri Pemerintahan dan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 dalam hal Pemerintahan, SOP bermanfaat untuk membantu kinerja pemerintah untuk lebih efektif dan efisien dalam pelayanan publik. Melalui penegakan aturan disiplin, kantor pelayanan publik dapat menciptakan lingkungan kerja yang tertib dan profesional. Selain itu, pengukuran kinerja individu ini melibatkan implementasi penuh dari kode etik dan kode perilaku yang telah disesuaikan dengan konteks khusus Kantor Imigrasi.
6)Sistem Informasi Kepegawaian.
Penetapan kinerja individu merupakan bagian integral dari kegiatan perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) di Kantor Pelayanan Publik, khususnya di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya. Dalam konteks ini, langkah konkret yang diambil adalah pelaksanaan Sistem Informasi Kepegawaian, yang menjadi sarana untuk mengukur dan memantau kinerja individu. Evaluasi kinerja ini terwujud melalui pemutakhiran data informasi kepegawaian di unit kerja setiap bulan. Proses pemutakhiran ini tidak hanya berperan sebagai langkah administratif rutin, melainkan juga sebagai instrumen untuk mengukur pencapaian indikator kinerja individu. Dengan merinci data informasi kepegawaian secara berkala, Kantor Imigrasi dapat mengidentifikasi perkembangan dan kontribusi masing-masing pegawai. Hal ini membuka peluang untuk memberikan umpan balik, mengevaluasi pencapaian target, dan merancang langkah-langkah pengembangan yang sesuai.
Kesimpulan :
Praktik perencanaan Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya menunjukkan komitmen yang kuat terhadap pengelolaan SDM yang efektif. Dengan berfokus pada perencanaan kebutuhan, pola mutasi internal, pengembangan kompetensi, penetapan kinerja individu, penegakan aturan, dan implementasi Sistem Informasi Kepegawaian, kantor pelayanan publik ini berhasil menciptakan lingkungan kerja yang profesional dan berorientasi pada pencapaian tujuan. Proses perencanaan kebutuhan pegawai dengan pendekatan forecasting need memberikan landasan strategis untuk menentukan jumlah dan penempatan petugas imigrasi yang sesuai. Langkah-langkah ini, yang mencakup monitoring dan evaluasi berkala, menjadikan perencanaan SDM dinamis dan responsif terhadap perubahan lingkungan kerja. Pola mutasi internal sebagai strategi pengembangan karier memberikan kesempatan pada petugas imigrasi untuk berkontribusi secara optimal sesuai dengan potensi mereka. Implementasi pengembangan berbasis kompetensi, terfokus pada peningkatan keterampilan dan pengetahuan, menunjukkan komitmen terhadap kualitas layanan publik. Penetapan kinerja individu, dengan pemantauan dan evaluasi yang rutin, menciptakan lingkungan kerja yang kompetitif dan mendorong pertumbuhan profesional. Penerapan aturan disiplin, kode etik, dan SOP mendukung terciptanya lingkungan kerja tertib dan profesional. Penggunaan Sistem Informasi Kepegawaian sebagai alat evaluasi kinerja individu menunjukkan kesiapan dalam menerapkan teknologi untuk memastikan keberlanjutan operasional dan efisiensi. Dengan demikian, kantor pelayanan publik ini berhasil mencapai tingkat pelayanan yang optimal dan memenuhi standar integritas dan pelayanan masyarakat.
Saran :
Oleh sebab itu, penulis menyarankan agar Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya melibatkan strategi perencanaan SDM yang efektif dalam optimalisasi kinerja pelayanan publik yang lebih proaktif. Pertama, perluasan dan diversifikasi program pelatihan dapat diterapkan untuk memastikan ketersediaan keterampilan yang relevan dengan dinamika pekerjaan. Kedua, pengenalan sistem insentif yang lebih terstruktur dapat menjadi motivator tambahan untuk pegawai, meningkatkan kinerja dan loyalitas. Selanjutnya, peningkatan transparansi dalam penilaian kinerja individu dapat memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai kontribusi setiap pegawai. Perlu juga perhatian khusus pada inovasi teknologi informasi untuk memaksimalkan efisiensi operasional. Kolaborasi dengan lembaga pendidikan dapat diperkuat untuk menjamin bahwa pengembangan kompetensi tetap relevan.
Referensi :
Aziz, M, A & Mustam, M. (2020). Penataan Sumber Daya Manusia Aparatur di Pemerintah Kota Salatiga. Departemen Administrasi Publik Fakultas Ilmu Sosial dan ilmu Politik Universitas Diponegoro.
http://surabaya.imigrasi.go.id
https://kanimsurabaya.kemenkumham.go.id/reformasi-birokrasi/penataan-sistem-manajemen-sdm/
Limpo, H., Hajar, I., & Kalsum, U. (2022). Analisis Inovasi Layanan Penataan Sistem Manajemen SDM Pada Kantor Imigrasi Kelas I Tpi Kendari. Eqien - Jurnal Ekonomi Dan Bisnis, 11(03), 248 - 254. https://doi.org/10.34308/eqien.v11i03.1195
Sari, R. P., & Kiswanto, K. (2023). Manajemen Perencanaan Penempatan Sumber Daya Manusia Di Dinas Kesehatan Kabupaten Rokan Hulu (Systematic Literature Riview). Jurnal Ilmiah Kesehatan Indonesia, 1(1), 50--55. Retrieved from https://publikasi.abidan.org/index.php/jiki/article/view/116
Sedarmayanti. (2017). Bedah Buku perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Surabaya: Universitas Dr. Sutomo Surabaya
