Berikut 10 alasan mengapa penting untuk memulai pengarsipan secara digital dalam perkantoran :
1. Efisiensi Penyimpanan: Pengarsipan digital mengeliminasi kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik yang besar untuk berkas dan dokumen.
2. Aksesibilitas : Dokumen-dokumen digital dapat diakses dari mana saja dan kapan saja melalui perangkat yang terhubung ke internet.
3.Memudahkan Pencarian : Dengan sistem pengarsipan digital, pencarian dokumen dapat dilakukan dengan cepat menggunakan fitur pencarian teks.
4. Keamanan Data: Dokumen-dokumen digital dapat dilindungi dengan langkah-langkah keamanan seperti enkripsi dan otorisasi akses, mengurangi risiko pencurian atau kerusakan.
5. Penghematan Biaya: Mengurangi biaya yang terkait dengan pembelian kertas, tinta printer, dan ruang penyimpanan fisik.
6. Perlindungan Lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas dan limbah kertas yang dihasilkan, berkontribusi pada pelestarian lingkungan.
7. Kolaborasi yang Mudah: Dokumen-dokumen digital dapat dengan mudah dibagikan dan dikolaborasikan oleh beberapa pengguna secara bersamaan.
8. Pencegahan Kehilangan Dokumen: Pengarsipan digital meminimalkan risiko kehilangan dokumen fisik karena kerusakan atau pencurian.
9. Fleksibilitas: Dokumen-dokumen digital dapat dengan mudah diatur ulang dan dikelola sesuai kebutuhan tanpa memerlukan pengurutan manual.
10. Kepatuhan Regulasi: Dengan pengarsipan digital yang teratur, mematuhi regulasi terkait dengan penyimpanan dan keamanan data menjadi lebih mudah dan dapat diawasi dengan lebih baik.
