4 Aktivitas Ini Membuat Kita Lebih Produktif di Tempat Kerja

Produktif dalam tempat kerja merupakan hal yang berharga bagi 2 pihak, perusahaan dan juga pekerja. Ketika pekerja produktif, perusahaan mendapatkan banyak manfaat seperti jumlah produksi yang meningkat, tulisan artikel berita yang lebih banyak dan bagus, publikasi media yang lebih sering, video animasi dengan kualitas lebih tinggi dan masih banyak lagi. Dari sisi pekerja, ketika kita produktif, kemungkinan untuk mendapatkan promosi lebih cepat, bonus bulanan yang lebih tinggi dan juga peningkatan kualitas diri menjadi lebih handal di bidang kita masing-masing.

Kesadaran akan pentingnya produktifitas bagi pekerja membuat banyak perusahaan mulai membuat suasana kantornya menjadi lebih "baik". Mulai dengan membuat tampilan kantor lebih menarik dengan warna-warna yang tidak mono tone,membuat konsep open-space untuk tempat duduk atas nama interaksi yang lebih baik, membuat tempat-tempat meeting kecil, lokasi khusus untuk bermain dan bersantai dan masih banyak lagi.

Pertanyaan yang muncul adalah, apakah hal-hal diatas meningkatkan produktifitas? Atau malah sebaliknya?

Produktif dalam konteks bekerja adalah ketika kita dapat menyelesaikan atau menciptakan sebanyak-banyaknya karya.

Pada umumnya orang bekerja 9 jam dalam 1 hari.  Uniknya, dengan waktu kerja yang sama, orang bisa menyelesaikan tugas yang berbeda. Ada yang hanya bisa menyelesaikan 3-4 tugas, ada yang bisa mencapai 8-10 tugas.

Pengalaman saya bekerja selama hampir 1 tahun di perusahaan rintisan di Malaysia bernama iPrice menyadarkan saya bahwa suasana kantor hanya memberikan pengaruh sebesar 20% bagi produktifitas dan sisanya 80% adalah bagaimana kita mengatur diri dan tugas yang ingin kita selesaikan.

Lalu bagaimana cara paling baik untuk menjadi produktif di tempat kerja? Berikut ini ada 4 aktifitas yang selalu saya lakukan, dan terbukti meningkatkan produktifitas saya sebesar 50-60%.

1. Minimalisasi Gangguan yang Ada

Untuk menyelesaikan tugas yang besar dan banyak, kita harus bisa memfokuskan pikiran dan tenaga. Gangguan yang ada di sekitar akan membuat waktu fokus kita menjadi lebih pendek atau bahkan tidak dapat fokus sama sekali.

Ada beberapa hal yang bisa kita lakukan untuk meminimalisasi gangguan di tempat kerja dan tetap fokus:

Pertama, jauhkan smartphone dan ubah menjadi mode silent. Smartphonemerupakan salah satu gangguan terbesar ketika kita ingin fokus. Tanpa disadari, tangan kita sering mengambil telefon genggam sekedar untuk mengecek notifikasi yang masuk.

Kedua, jika kita menggunakan aplikasi chat di perusahaan seperti Google hang out atau Slack, tentukan waktu tertentu untuk mematikan notifikasinya. Sama seperti smartphone, notifikasi yang tiba-tiba muncul di pojok kanan atas layar komputer, akan menghancurkan konsentrasi kita ketika sedang mengerjakan sesuatu.

Ketiga, jika tempat kerja kita menganut sistem open-space, cari lokasi yang lebih sepi atau menghadap ke dinding. Ketika kita sedang dalam keadaan fokus, objek yang bergerak akan mengalihkan perhatian kita dan merusak konsentrasi. Lokasi yang lebih sepi dan tenang, akan membuat kita lebih mudah berkonsentrasi.

Keempat, jika tidak memungkinkan untuk berpindah posisi atau ruangan, gunakan earphone dan dengarkan lagu-lagu yang bisa membuat kamu lebih fokus. Tiap orang memiliki kesukaan masing-masing ketika berbicara mengenai genre musik. Namun, berdasarkan penelitian, beberapa genre yang baik untuk didengarkan untuk tetap fokus adalah musik klasik, pop dan juga ambient.

Keempat hal ini saya terapkan ketika sedang menulis artikel ini dan saya rasa dapat meningkatkan kualitas fokus saya untuk menyelesaikan tulisan ini.

2. Mengontrol Apa yang Ingin Dikerjakan Hari Ini

Hal lain yang saya temukan bermanfaat untuk meningkatkan produktifitas adalah "kontrol". Ketika saya bertanya ke banyak orang mengenai cara mereka mengontrol hal yang dikerjakan, 90% memiliki jawaban yang sama, membuat to-do list,atau daftar hal yang ingin dikerjakan hari ini.

Menurut penelitian, hanya membuat daftar aktifitas yang ingin dikerjakan hari ini malah akan menunrunkan produktifitas kita. Karena, ketika kita tidak dapat menyelesaikan daftar tersebut, kita akan merasa stress dan semakin banyak hal yang menumpuk.

Untuk membuat diri tetap produktif, ada beberapa hal lain yang bisa kita lakukan:

Pertama, mengetahui prioritas tugas. Buat daftar aktifitas dengan mengurutkan mana hal yang paling penting dan harus diselesaikan terlebih dahulu yang urutkan dari atas sampai bawah. Dengan begini, kita dapat memfokuskan diri untuk menyelesaikan hal-hal yang lebih penting terlebih dahulu.

Kedua, tentukan waktu untuk masing-masing poin. Hal yang sering terlupakan ketika kita membuat daftar pekerjaan adalah menentukan waktu untuk masing-masing poin yang kita tulis. Untuk menjadi lebih produktif, alokasikan waktu untuk masing-masing tugas yang ingin kita kerjakan hari ini. Dengan begini, kita menjadi dapat mengontrol kapan kita harus mulai dan kapan harus mengerjakan hal lainnya. Metode ini juga memberikan kita dorongan tersendiri untuk dapat menyelesaikan tugas tepat waktu.

Contohnya, hari ini kita memiliki 3 tugas yang harus diselesaikan:

• Membuat tulisan (09:30-10:30)
• Mengedit video (10:30- 12:30)
• Mengirim undangan untuk media (01:30-02:30)

Mengontrol pekerjaan diri sendiri dengan lebih teratur dan juga ketat akan membuat kita lebih teratur dan cepat dalam menyelesaikan sebuat tugas. Tidak jarang juga saya menemukan bahwa semua daftar yang dibuat sudah terselesaikan semua dan saya masih memiliki waktu senggang yang dapat digunakan untuk mengerjakan tugas atau project lain.

3. Menghentikan Multi-Tasking

Multi-tasking adalah musuh terbesar dari produktifitas. Pengertian multi-taskingadalah mengerjakan berbagai hal dalam waktu yang sama. Multi-tasking terlihat "keren", tapi jika diperhatikan, metode kerja ini tidak akan menyelesaikan banyak hal, dan malah akan membutuhkan waktu yang lebih panjang.

Berdasarkan penelitian, 98% dari populasi tidak dapat melakukan multi-tasking dengan baik dan hanya 2% yang dapat menjalankannya dengan benar.

Aktifitas multi-tasking mengharuskan kita mengerjakan berbagai pekerjaan dalam waktu yang bersamaan. Untuk fokus mengerjakan satu pekerjaan saja sudah menjadi tantangan besar bagi banyak orang, apalagi harus memecah konsentrasi untuk fokus ke beberapa hal.

Berhenti mengerjakan presentasi ketika kita sedang dalam meeting tim, mengerjakan design ketika kita sedang ada conference call, mengirimkan email ketika kita sedang berdiskusi mengenai ide koten selanjutnya dengan teman. Berhenti melakukan lebih dari satu pekerjaan dalam satu waktu.

Fokus mengerjakan satu hal dalam satu waktu. Ketika sedang meeting ide kreatif, fokuskan pikiran untuk melemparkan ide-ide kreatif, ketika sedang ada conference call, fokus kepada topik yang sedang dibicarakan, jika sedang berdiskusi dengan teman untuk menyelesaikan masalah, fokus untuk menyelesaikan masalah tersebut.

4. Rutin Mengambil Waktu Istirahat

Bekerja sebagai senior content marketer diperusahaan rintisan, menuntut saya untuk dapat datang dengan ide-ide kreatif dengan cepat. Proses memikirkan ide-ide ini tidak jarang membutuhkan waktu konsentrasi yang besar dan tidak jarang membuat energi saya terkuras. Terlebih lagi ketika ide yang saya ajukan tidak begitu menarik dan harus melakukan riset ulang dan datang dengan ide-ide yang lebih menarik.

Kita harus menyadari kapan diri kita mulai lelah atau level stress kita meningkat. Biasanya hal ini terjadi ketika kepala kita mulai pusing dan juga tingkat fokus kita menurun.

Ketika saya merasa tugas yang dilakukan menguras banyak energi, saya biasa mengambil waktu istirahat singkat dengan melakukan beberapa hal, bisa pergi ke pantry untuk minum air putih atau kopi, berjalan keluar kantor untuk mengistirahatkan mata dari layar laptop, beranjak dari kursi untuk merenggangkan badan yang sudah lumayan lama ada di posisi duduk.

Untuk meningkatkan produktifitas, kita harus rutis mengambil waktu istirahat.

Yang dimaksud dengan waktu istirahat ini, bukanlah istirahat makan siang, tapi lebih ke istirahat yang sifatnya sebentar, sekitar 5-10 menit. Dengan rutin mengambil waktu istirahat, badan kita akan menjadi lebih segar dan fit, sehingga dapat melanjutkan tugas-tugas yang ada.

Demikian adalah 4 aktifitas yang bisa kita lakukan untuk menjadi lebih produktif di tempat kerja dan memiliki jenjang karir yang lebih baik. Semoga bisa bermanfaat dan memberikan inspirasi!