Pernahkah Anda membayangkan bahwa pencurian uang di perusahaan potensial dilakukan oleh orang-orang yang dipercaya untuk mengelola keuangan perusahaan itu sendiri? Kasus Koss Corporation di Amerika Serikat yang kehilangan uang sebanyak US$ 31 juta adalah salah satu contohnya. Siapa pencurinya? Pencurinya adalah Sujata “Sue” Sachdeva, yang telah dipercaya selama 15 tahun menjadi Vice President Finance, Sekretaris, dan Principal Accounting Officer, dibantu oleh Julie Mulvaney, akuntan senior, dan Tracey Malone, akuntan Koss Corporation. Aksi pagar makan tanaman itu berlangsung selama lebih dari lima tahun, sampai pada suatu hari American Express melaporkannya setelah diketahui bahwa kartu kredit pribadi Sue selalu dibayarkan oleh sejumlah rekening perusahaan milik Koss Corporation.
Koss Corporation adalah perusahaan penjual headphone stereo yang bermarkas di Wisconsin, Amerika Serikat. Pencurian tersebut terjadi antara tahun 2005 – 2009, dan material bagi Koss. Misalnya saja di tahun 2009, uang yang dicuri mencapai US$ 8,5 juta sementara penjualan di tahun yang sama adalah sebesar US$ 41,7 juta. Dalam hal ini auditor publiknya turut dipersalahkan, sebab mereka terbukti tidak melakukan audit dengan benar, sehingga kesalahan-kesalahan tersebut tidak bisa mereka ungkap. Mereka turut merugikan pemilik dan para karyawan Koss Corporation yang telah bekerja keras, sehingga mereka tidak bisa menikmati hasil jerih payahnya.
Metode Pencurian
Gerry Zack (2012) menuliskan, bahwa pencurian dilakukan dengan dua metode, yaitu:
- Transaksi pembayaran menggunakan cek oleh kasir sebesar US$ 15 juta; dan
- Transaksi pembayaran kartu kredit pribadi dan pembelian barang-barang pribadi menggunakan rekening perusahaan sebesar US$ 16 juta.
Di bulan Oktober 2009 saja, terjadi 17 kali pembayaran melalui rekening perusahaan sebesar US$ 1,5 juta. Hal ini menunjukkan bahwa Sue semakin maruk setelah sekian lama transaksinya tidak terdeteksi.
Sebenarnya sudah ada kebijakan internal tentang pengelolaan keuangan di Koss Corporation ini, misalnya untuk transaksi dengan nilai lebih dari US$ 5.000 harus mendapat persetujuan dari CEO Koss Corporation, Michael Koss. Sementara untuk pengeluaran di bawah itu, selain VP Finance, harus ada juga persetujuan dari VP Operasi atau CEO. Namun semua itu ternyata bisa dilalui. Bagaimana caranya?
Penyalahgunaan Wewenang
Curtis C. Verschoor (2011) mengatakan bahwa Sue mengakui telah melakukan otorisasi penerbitan lebih dari 500 cek sebesar US$ 1,5 juta untuk melakukan pembayaran atas transaksi-transaksi pribadinya. Cek pembayaran di waktu itu langsung diterbitkan kepada para vendor, seperti Nieman Marcus, Saks Fifth Avenue, atau kepada para vendor. Tak jarang digunakan akronim N-M, SFA, dan lain-lain. Artinya rata-rata cek yang dikeluarkan bernilai US$ 3.000 atau kurang dari US$ 5.000, batas nilai yang harus mendapat persetujuan dari CEO.
Cara seperti itu sebenarnya sangat tradisional. Seorang direktur di salah satu perusahaan besar di Indonesia bercerita bahwa pernah terjadi kasus yang mirip Koss Corporation di perusahaannya. Ceritanya di departemen sales ada bagian pembayaran insentif penjualan kepada para retailer dan salesman. Di sana terdapat seorang karyawan yang tampaknya sangat rajin bekerja, dan selalu pulang hingga larut malam. Hingga pada suatu hari ketika dia tidak masuk, seorang temannya melakukan rekonsiliasi, dan ditemukan ketidakcocokan sebesar milyaran Rupiah. Setelah diselidiki, ternyata karyawan yang selalu pulang larut malam tersebut menambahkan sejumlah rekening palsu pembayaran insentif, dan ujung-ujungnya rekening tersebut diambil olehnya hingga dia bisa membeli sebuah rumah mewah secara cash. Setelah ditangkap, karyawan tersebut diharuskan mengembalikan jumlah uang yang telah dicurinya tadi. Namun sayang tidak dipidanakan karena yang bersangkutan adalah anak seorang perwira tinggi aktif di masa itu.
Dalam kasus Koss Corporation, selain pembayaran-pembayaran melalui cek, Sue juga menguangkan sejumlah traveler’s check milik perusahaan yang tidak jadi digunakan, namun uangnya diambil sendiri olehnya. Selain itu, dia juga melakukan pembayaran kartu kredit pribadinya melalui sejumlah rekening perusahaan ke American Express hingga total mencapai US$ 16 juta.
Bagaimana Bisa Terjadi ?
Apa yang dilakukan oleh Sue tidak lepas dari apa yang dikerjakan oleh Mulvaney dengan “red book”nya, yaitu buku jurnal yang berisi sejumlah jurnal yang salah, dan selanjutnya dibukukan ke dalam sistem pembukuan akuntansi perusahaan. Dia mengakui bahwa dia telah melakukan adjustment atau reklas atas sejumlah transaksi tanpa dilengkapi dengan dokumen yang valid maupun penjelasan yang sebenarnya.
Verschoor lebih lanjut mengungkapkan bahwa Mulvaney juga melakukan pemalsuan sejumlah pencatatan dan pembukuan akuntansi dan menyimpannya dalam folder berwarna-warni yang disebut sebagai “rainbow files”. Keseluruhan terdapat tujuh file sesuai dengan tahun fiskal masing-masing, yaitu tahun 1995-2000 (hijau), 2004 (oranye), 2005 (biru), 2005 (oranye), 2006 (biru), 2007 (kuning), dan 2008 (hijau). Di dalam “rainbow files” tersebut tersimpan lebih dari 100 transaksi curang yang dicatat dan dibukukan.
Penerimaan uang oleh perusahaan juga disembunyikan di dalam “rainbow files” tersebut melalui Debit/Credit wipe atau D/C wipe, yang membuat transaksi seolah-olah tidak pernah terjadi. Misalnya di tahun 2007, Koss Corporation menerima pembayaran sebesar US$ 100.000 dari pembeli luar negeri. Mulvaney mencatatnya dan membukukannya bahwa uang belum pernah diterima oleh perusahaan. Caranya, transaksi dipecah menjadi lima account dengan jumlah setara total penjualan, dan dianggap belum pernah dibayar. Hal itu dilakukan agar transaksi tersebut tidak terdeteksi. Demikian juga dengan penjualan via internet di tahun 2008 yang nilainya mencapai US$ 1,8 juta.
Yang paling fatal adalah jumlah uang kas yang tercatat tidak pernah direkonsiliasi dengan rekening koran dari bank. Mengapa bisa demikian? Karena kontrol keuangan atas perusahaan ada di tangan mereka, Sue dan Mulvaney. Bagaimana mungkin tidak terdeteksi oleh auditor publik? Karena setiap kali ada audit eksternal, maka semua pencatatan dan pembukuan transaksinya dikondisikan sedemikian rupa dengan dilengkapi dokumen-dokumen, sehingga semuanya terkesan wajar.
Singkat cerita, penyimpangan jurnal yang dilakukan oleh Mulvaney adalah antara lain dengan cara:
- Mengurangi nilai penjualan;
- Menaikkan biaya penjualan;
- Menaikkan jumlah piutang dagang (account receivables);
- Menaikkan biaya administrasi;
- Memanipulasi uang kas.
Jelaslah bahwa akhirnya laporan keuangan yang disajikan bukanlah laporan keuangan yang sesungguhnya, namun laporan keuangan yang telah dimanipulasi. Di sini tampak pula bahwa sebenarnya pemilik tidak memahami bisnisnya dengan baik. Sebab bila dia mengenali seluk-beluk bisnisnya dengan baik, maka penyimpangan bisa segera terdeteksi tanpa harus menunggu selama lima tahun.
Atas kasus tersebut, Sue dan Mulvaney ditangkap dan dihukum oleh pengadilan. Satu orang lagi yaitu Tracey Malone ikut ditangkap karena dia mengetahui perbuatan jahat tersebut, namun dia diam saja.
Bagaimana Mencegahnya?
Pemilik atau investor pasti tidak ingin uang di perusahaannya hilang, apalagi oleh orang-orang yang dipercayakan untuk mengelolanya. Apa yang terjadi di Koss Corporation sebenarnya bisa dicegah atau diminimalkan, antara lain dengan :
- Pembuatan kebijakan keuangan perusahaan, yang meliputi perencanaan keuangan, alokasi kebutuhan keuangan, pemenuhan kebutuhan keuangan, implementasi, review dan monitoring, evaluasi, kontrol, hingga di level operasional dilakukan pencatatan dan pembukuan atas semua transaksi keuangan, baik masuk atau keluar. Semua transaksi harus dilengkapi dengan dokumen
- Bisnis proses harus jelas dan dilengkapi dengan Standard Operating Procedure (SOP) sehingga semua proses bisa dimonitor dengan baik.
- Pastikan pembayaran telah memenuhi prosedur di dalam kebijakan keuangan perusahaan. Dibuat layering untuk pengeluaran uang dan disetujui oleh dua orang yang bisa saling mengontrol. Misalnya untuk jumlah sampai dengan US$ 5.000 dalam kasus Koss Corporation, harus disetujui oleh VP Finance atau stafnya yang ditunjuk dan VP Operasi atau stafnya yang ditunjuk, dan saling silang. Tidak boleh VP Finance dan stafnya menyetujui pembayaran itu, walau mereka berdua. Khusus untuk di atas US$ 5.000, selain mereka, harus mendapatkan persetujuan dari CEO.
- Harus dilakukan pemisahan tugas tanggung jawab antara bagian keuangan dengan bagian akuntansi. Bagian penerimaan uang pun tidak boleh sama dengan yang mengeluarkan uang. Dengan demikian, akan terjadi saling kontrol di antara mereka.
- Menggunakan teknologi informasi yang handal untuk melakukan pencatatan, pembukuan, dan monitoring atau biasa dikenal sebagai Enterprise Resources Planning (ERP), misalnya menggunakan SAP, Oracle, atau lainnya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Wajib dilakukan rekonsiliasi jumlah uang kas yang tercatat dengan rekening koran di bank. Bila terjadi selisih, harus segera dicari tahu sebabnya dan diselesaikan.
- CEO harus meminta laporan keuangan kepada CFO atau VP Finance tiap bulan. Selain untuk memastikan kinerja perusahaan, juga merupakan alat kontrol yang efektif atas kesehatan keuangan perusahaan.
- Lakukan internal audit secara berkala dan secara tiba-tiba. Hal tersebut untuk mendisiplinkan tim keuangan, agar semua transaksi dilakukan sesuai dengan kebijakan yang ada.
Selalu Lakukan Penyegaran dengan Tour of Duty
Seringkali penyimpangan terbongkar ketika pelaku tidak masuk kantor atau dilakukan rotasi jabatan. Seorang direktur group perusahaan besar di Indonesia mengisahkan, bahwa mereka baru menemukan fraud dalam jumlah besar ketika merotasi direksi anak-anak perusahaannya.
Dia bercerita bahwa perusahaannya kehilangan cadangan profit sebesar Rp 150 milyar karena fraud yang dilakukan oleh direksi anak perusahaan beserta jajarannya. Bukan rahasia lagi bahwa untuk menghemat biaya, maka direktur di group perusahaan besar biasanya merangkap jabatan direktur di beberapa anak perusahaan lainnya. Sebenarnya tidak menjadi masalah selama span of control-nya masih memungkinkan.
Diceritakan, sebelumnya direktur anak perusahaan tersebut sudah menjabat sebagai direktur di dua anak perusahaan. Selanjutnya dia dipromosikan menjadi presiden direktur di sebuah anak perusahaan lainnya lagi, dan harus meninggalkan posisi direktur di salah satu anak perusahaan yang dipegangnya, sehingga posisinya digantikan oleh pejabat baru.
Ketika digantikan oleh pejabat baru itulah, dia menghadap direktur group yang juga menjadi atasannya, dan melaporkan bahwa sebenarnya di perusahaan yang dia kelola itu telah terjadi duplikasi Stock Keeping Unit (SKU) atas inventory-nya, sehingga terjadi over stated nilai inventory di laporan keuangan perusahaan, dan otomatis ke induk perusahaan. Lebih parahnya lagi, selling price menjadi terlalu murah karena berpikir bahwa Cost of Goods Sold (COGS)-nya rendah. Sehingga bukannya laba yang didapat, perusahaan harus mengoreksinya menjadi kerugian.
Kontan hal itu membuat atasannya marah karena baru dilapori setelah sekian lama terjadi. Segera dilakukan pemeriksaan menyeluruh atas perusahaan yang dikelolanya itu dan disimpulkan bahwa akibat fraud itu, maka perusahaan dirugikan Rp 150 milyar. Sebagai hukumannya, direktur tersebut diminta mengundurkan diri dari jabatannya, termasuk jajaran keuangannya. Demikian juga dengan VP Internal Audit dan VP Controller di perusahaan induknya karena dianggap telah lalai dalam melakukan pengawasan. Terlebih setelah terungkap bahwa di anak perusahaan satunya lagi di mana si direktur tadi merangkap, ditemukan juga sejumlah penyimpangan.
Itulah pentingnya dilakukan penyegaran secara berkala, misalnya tiga tahun sekali. Seseorang yang terlalu lama duduk di jabatannya akan membuatnya berada di zona nyaman, sehingga tingkat kepekaannya berkurang. Bila orang tersebut tidak tahan terhadap godaan, maka bisa jadi dia justeru memanfaatkan kelemahan sistem yang ada di perusahaan, dan menjadi pagar makan tanaman.
(Andie Hazairin Soekamto, Chief of Group Treasury & Investor Relations pada PT Haka Sarana Investama, holding Kalla Group).
