Dalam pelatihan, orang dikembangkan agar sesuai dengan pekerjaannya — yaitu, orang dilatih sehingga mereka memiliki pengetahuan, keterampilan, atau persyaratan lain dari pekerjaan tersebut, seperti sertifikasi. Karena mereka lebih tahan lama, kemampuan dan karakteristik kepribadian jarang dilatih.
Beberapa bentuk pelatihan diperlukan untuk hampir setiap pekerjaan. Seperti perekrutan, pelatihan datang dalam berbagai variasi dari formal hingga informal. Pelatihan formal dapat dilakukan di luar tempat kerja dalam jangka waktu yang lama. Misalnya, pelatih penerbangan mekanis digunakan untuk melatih pilot tentang cara merespons keadaan darurat seperti kebakaran mesin. Atau pelatihan mungkin agak informal dan berlangsung di tempat kerja. Misalnya, seorang supervisor mungkin meminta bawahannya untuk menginstruksikan karyawan baru tentang cara menggunakan sistem telepon.
Pelatihan itu mahal. Karyawan yang berpartisipasi dalam pelatihan di luar lokasi jauh dari pekerjaan tetapi tetap dibayar. Instruktur pelatihan perlu dibayar, dan ruang serta peralatan apa pun yang digunakan dalam pelatihan harus didukung. Misalnya, biaya menggunakan simulator penerbangan mekanis untuk pelatihan mungkin lebih dari $1.000 per jam. Jika pelatihan dilakukan di tempat kerja, maka orang lain biasanya harus meluangkan waktu dari pekerjaannya yang biasa untuk memberikan pelatihan. Waktu yang begitu lama menyebabkan hilangnya efisiensi — entah beberapa pekerjaan gagal diselesaikan, atau diselesaikan lebih lambat.
Di sisi lain, biaya karena ‘tidak memberikan pelatihan’ umumnya lebih besar daripada biaya pelatihan. Banyak pekerjaan akan dilakukan dengan buruk atau tidak akan selesai tanpa pelatihan. Seorang pemrogram komputer yang tidak diberi akses ke akun tidak akan efektif. Perwakilan penjualan yang tidak terlatih dapat kehilangan bisnis dalam banyak hal. Orang yang menangani bahan berbahaya dapat melukai diri sendiri atau rekan kerja mereka. Orang yang mengoperasikan mesin yang kuat dapat menciptakan ancaman yang nyata. Oleh karena itu, pelatihan diperlukan untuk meningkatkan prestasi kerja yang berhasil dan untuk menghindari bencana. Dari perspektif karyawan, pelatihan dapat mengurangi stres dengan mendorong rasa percaya diri dan kompetensi.
Kita memulai bagian ini dengan garis besar dari apa yang kita sebut "Training Cycle". Training cycle adalah pendekatan gambaran besar untuk memecahkan masalah organisasi melalui pelatihan. Pelatihan tidak biasa dalam pendekatan pemecahan masalah yang komprehensif. Pendekatan semacam itu adalah cara yang sangat baik untuk memikirkan semua aplikasi analisis pekerjaan (misalnya, staffing, kompensasi, dan desain pekerjaan) dan bukan hanya pelatihan. Setelah menyajikan Training Cycle, selanjutnya adalah menjelaskan jenis informasi yang perlu disediakan oleh analisis pekerjaan untuk menjawab pertanyaan tentang pelatihan. Seperti yang akan Anda lihat, pelatihan mirip dengan pemilihan jenis informasi pekerjaan yang diperlukan, tetapi pelatihan biasanya membutuhkan informasi yang lebih spesifik tentang tugas (atribut pekerjaan) daripada pemilihan.
Training Cycle yang akan kita bahas disini dikembangkan di Goldstein dan Ford (2002, yang dibangun di atas karya Goldstein, 1993). Ini berisi empat fase yaitu Needs Assessment, Training and Development, Evaluation, and Training Goal.
a. Need Assessment
Need Assessment kadang-kadang disebut “analisis front-end” karena harus dilakukan sebelum pelatihan dikembangkan. Need Assessment sangat penting untuk mengembangkan program pelatihan yang baik. Dari empat fase Training Cycle, Need Assessment adalah fase yang paling erat kaitannya dengan analisis pekerjaan. Ide dasarnya adalah sebelum kita memulai pelatihan, kita harus memiliki gagasan yang baik tentang apa yang seharusnya dicapai pelatihan tersebut. Jika tujuan akhir pelatihan tidak ditentukan sebelum pelatihan, ada kemungkinan besar tujuan tersebut tidak akan tercapai. Need Assessment melibatkan tiga entitas utama: organisasi, tugas dan KSA (Knowledge, Skill, and Ability), dan orang yang akan dilatih.
Analisis organisasi menganggap pekerjaan sebagai bagian dari organisasi yang lebih besar. Pekerjaan ada untuk memenuhi beberapa fungsi. Cara lain untuk mengatakan ini adalah dengan mempertimbangkan apa yang manajemen ingin capai dari pelatihan dan untuk mempertimbangkan apakah pelatihan adalah pilihan terbaik, dibandingkan, misalnya, memasang tanda atau hanya meminta pemegang jabatan untuk melakukan beberapa tugas secara berbeda. Analisis organisasi harus memberi tahu kita bagaimana mengetahui apakah pelatihan kita efektif. Analisis organisasi menginformasikan tujuan pelatihan; dengan kata lain, analisis organisasi menjawab pertanyaan mengapa pelatihan dilakukan.
Analisis tugas dan KSA menyediakan konten pelatihan. Semua pelatihan yang berorientasi pada pekerjaan harus mempertimbangkan pekerjaan itu sendiri, yaitu tugas-tugas yang terdapat dalam pekerjaan atau umum untuk beberapa pekerjaan. Analisis tugas dan KSA memberikan substansi pelatihan; Artinya, analisis tugas dan KSA (sebagian) menjawab pertanyaan tentang apa yang akan dilatih.
Analisis orang berfokus kepada KSA yang dibawa oleh peserta pelatihan. Petahana diharapkan mengetahui cara menambah, mengurangi, mengalikan, dan membagi sebelum mereka dipekerjakan. Di sisi lain, pelatihan tidak akan berguna jika pelatihan salah mengasumsikan bahwa peserta pelatihan memiliki keterampilan yang tidak mereka miliki. Analisis orang mengharuskan informasi dikumpulkan tentang calon peserta pelatihan sebelum pelatihan dikembangkan. Analisis orang membantu memastikan bahwa pelatihan itu efisien dengan menyediakan tidak lebih atau kurang dari apa yang dibutuhkan peserta pelatihan untuk mencapai tujuan pelatihan. Analisis orang membantu menjawab (sebagian) pertanyaan tentang apa yang akan dilatih. Ini juga dapat membantu kita mempelajari siapa yang kurang dalam keterampilan apa, jadi pertanyaan tentang siapa yang harus mengikuti kursus kita juga dibahas.
b. Training Development
Kegiatan Training & Development merupakan inti dari pelatihan itu sendiri. Need Assessment memberikan tujuan instruksional. Tujuan instruksional mengatakan apa yang seharusnya dilakukan oleh orang yang terlatih dengan baik. Training & Development menyediakan pengaturan dan aktivitas yang membuat peserta pelatihan mempelajari apa yang seharusnya mereka lakukan, dan jika program pelatihan berjalan dengan baik, pembelajaran akan dipertahankan di tempat kerja. Fase ini melibatkan pemilihan dan desain program instruksional dan pelatihan itu sendiri. Banyak pertanyaan yang harus dijawab dalam desain instruksi.
- Di mana instruksi akan dilakukan?
- Media apa yang akan digunakan?
- Siapa yang akan memberikan pelatihan?
- Instruksi apa yang sudah tersedia? Seberapa cocok itu? Seberapa mahal harganya?
- Berapa banyak waktu dan uang yang tersedia untuk pelatihan?
Keputusan tentang pelatihan dibuat dan pelatihan dikembangkan dengan satu atau lain cara. Seperti yang disebutkan sebelumnya, program pelatihan sangat bervariasi. Pengajaran tentang satu topik dapat dilakukan dalam diskusi kelompok kecil, melalui interaksi dengan mesin seperti komputer atau simulator, dengan membaca buku atau bahan cetakan lainnya, melalui media lain (misalnya, televisi), dengan mengamati seorang pekerja menyelesaikan tugas atau praktik di tempat kerja (sebaiknya disertai dengan umpan balik yang tepat waktu), atau melalui beberapa kombinasi dari ini.
c. Evaluation
Mudah untuk mengatakan bahwa kami menyukai pelatihan yang efektif dan efisien. Lebih sulit untuk mengetahui bahwa kita memilikinya. Bagaimana kita bisa menunjukkan keefektifan pelatihan? Ini adalah pertanyaan evaluasi. Bagian dari jawaban atas pertanyaan semacam itu disediakan oleh tujuan instruksional. Tujuan harus memberikan pernyataan tentang hal-hal berikut:
- Konteks atau situasi stimulus.
- Persyaratan perilaku (apa yang dilakukan orang tersebut).
- Respon minimal yang bisa diterima.
Pelatihan harus melibatkan pengujian sehingga peserta pelatihan dapat mendemonstrasikan apa yang telah dipelajari. Jika ketegasan sedang dilatih, peserta pelatihan harus menunjukkan perilaku asertif dalam situasi sosial. Model evaluasi yang tercantum dalam fase training cycle ini meliputi individual difference, experimental, dan content. Masing-masing model ini menyediakan strategi pengumpulan data yang menghasilkan informasi tentang kualitas pelatihan.
Model individual difference melibatkan pengumpulan data tentang posisi relatif peserta pelatihan dalam pelatihan dan posisi relatif peserta pelatihan dalam kinerja pekerjaan dan menghubungkan data pelatihan dengan data kinerja pekerjaan.
Model experimental melibatkan penggunaan kelompok terlatih dan kontrol dan / atau desain pretest-posttest untuk menunjukkan efek pelatihan. Diharapkan bahwa tes pengetahuan yang diberikan di awal dan akhir pelatihan akan menunjukkan hasil. Kinerja pada tes untuk kelompok yang baru saja menerima pelatihan jenis baru dapat dibandingkan dengan kinerja kelompok yang menerima bentuk pelatihan lama (status quo) (atau tidak ada pelatihan). Dengan demikian, kita dapat melihat bagaimana pelatihan baru dibandingkan dengan metode sebelumnya.
Model content hanya mengharuskan pelatihan dihubungkan ke KSA yang ditemukan oleh analisis pekerjaan.
d. Training Goal
Karena pelatihan dikembangkan untuk mencapai tujuan organisasi, ada baiknya untuk memeriksa apakah pelatihan tersebut menghasilkan hasil yang diinginkan. Goldstein dan Ford (2002) menjelaskan empat tujuan pelatihan:
- Training validity.
- Transfer validity.
- Intra-organizational validity.
- Inter-organizational validity.
Training validity berfokus pada apakah ada sesuatu yang dipelajari selama pelatihan. Ukuran kemahiran diambil di akhir pelatihan. Training validity dapat dinilai dengan menggunakan pendekatan eksperimental atau pendekatan tujuan instruksional. Informasi yang paling berguna untuk menetapkan validitas pelatihan adalah kualitas kinerja peserta pelatihan pada tugas-tugas yang seharusnya dilatih.
Transfer validity berkaitan dengan seberapa baik materi yang dipelajari dalam pelatihan berlaku untuk pengaturan pekerjaan. Atau ukuran kinerja di tempat kerja setelah pelatihan. Di sini, kita berfokus dengan prestasi kerja yang harus dipengaruhi oleh pelatihan.
Intra-organizational validity berkaitan dengan seberapa baik hasil evaluasi pelatihan untuk satu kelompok peserta pelatihan berlaku untuk kelompok peserta pelatihan lain dalam organisasi yang sama. Pertanyaan yang diajukan oleh validitas intraorganisasi adalah apakah hasil dari upaya evaluasi pelatihan berlaku untuk program pelatihan yang sedang berjalan.
Dalam Inter-organizational validity, pertanyaannya adalah apakah pelatihan yang dievaluasi dalam satu organisasi cenderung memiliki efek yang sama bila digunakan di organisasi lain. Inter-organizational validity membahas apakah hasil evaluasi untuk pelatihan akan diterapkan ketika pelatihan tidak lagi melibatkan evaluasi nilai peserta pelatihan di akhir pelatihan. Inter-organizational validity akan berlaku jika kita meminjam pelatihan supervisor dari perusahaan lain dan ingin menerapkan hasil studi evaluasi pelatihan perusahaan tersebut ke perusahaan kita.
Itulah penjelasan mengenai evaluasi pelatihan dalam bentuk siklus karena hasil evaluasi dapat dimasukkan ke dalam penilaian kebutuhan baru untuk meningkatkan pelatihan. Melanjutkan siklus akan menghasilkan data yang (a) menunjukkan bahwa pelatihan efektif, (b) menunjukkan di mana pelatihan perlu ditingkatkan, atau (c) menunjukkan bahwa pelatihan bukanlah cara terbaik untuk menyelesaikan masalah.
