Birokrasi Autopilot

Stigma Masyarakat

Sudah menjadi rahasia umum bahwa sampai saat ini secara umum kinerja birokrasi masih belum sesuai yang diharapkan. Masyarakat masih enggan bahkan takut berurusan dengan birokrasi. Kalo tidak sangat penting dan mendesak, masyarakat tidak mau berurusan dengan birokrasi. Saat hendak berurusan dengan birokrasi, seringkali masyarakat sudah bersiap diri dengan kekecewaan, kesulitan dan ketidakjelasan pelayanan yang akan dialami. Bahkan tak jarang masyarakat sudah “mempersiapkan diri” untuk keluar dari “kesulitan” saat akan mendapatkan pelayanan dari birokrasi. Masyarakat juga masih menilai bahwa birokrasi (PNS) adalah malas, pengangguran terselubung, kerja tidak kerja dapat gaji dan berbagai penilaian negatif lainnya.

Reformasi Birokrasi

Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 yang diimplementasikan dalam Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 20 tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014 telah menghasilkan pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Beberapa instansi pemerintah telah melaksanaan reformasi birokrasi untuk meningkatkan pelayanan, memberikan kepastian demi terwujudnya kepuasan masyarakat. Reformasi birokrasi dilaksanakan dengan meningkatkan kompetensi SDM, memperbaiki dan menyederhanakan proses bisnis, menyediakan sarana dan prasarana pelayanan yang nyaman serta memberikan remunerasi.

Hasilnya pun mendapat sambutan dari masyarakat dan mulai memberikan kinerja yang membanggakan. Beberapa survey pelayanan publik yang dilaksanakan oleh berbagai institusi menunjukkan bahwa reformasi birokrasi mulai memberikan kepuasan pelayanan yang dirasakan masyarakat sebagai akibat dari pelayanan yang mudah, jelas, pasti, nyaman, berkualitas serta bebas dari intimidasi, suap dan gratifikasi. KPK sebagai salah satu instansi pemerintah yang setiap tahun melakukan survey integritas dan pelayanan publik selalu mengumumkan hasil-hasilnya secara terbuka, hal ini cukup memberi dampak positif bagi instansi pelayanan publik. Yang mendapatkan hasil baik akan berbangga dan berusaha mempertahankan dan meningkatkan pelayanannya, sedangkan yang mendapat nilai kurang memuaskan akan menjadi perhatian masyarakat sehingga berusaha memperbaiki pelayanan agar tidak mendapatkan hasil yang sama saat survey berikutnya.

Birokrasi Autopilot

Dalam kamus bahasa inggris autopilot diartikan sebagai “a navigational device that automatically keeps ships or planes or spacecraft on a steady course”. Wikipedia mendefiniskannya sebagai “sistem mekanikal, elektrikal, atau hidraulik yang memandu sebuah kendaraan tanpa campur tangan dari manusia”. Dari pengertian-pengertian tersebut saya mengartikan autopilot sebagai berjalan sendiri secara otomatis berdasarkan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.

Dalam mekanisme pesawat terbang, dalam mode autopilot pesawat berjalan sesuai tujuan yang ditetapkan Kapten pilot dan Co-pilot nya dan beroperasi sesuai settingan yang ditetapkan. Meskipun begitu autopilot tidak bisa digunakan dalam segala situasi seperti saat akan take off ataupun landing, Kapten Pilot dan Wakilnya perlu turun tangan langsung dalam menghadapi situasi ini. Lantas apa hubungannya dengan birokrasi? Apa yang dimaksud birokrasi autopilot?

Birokrasi autopilot adalah birokrasi yang dapat menjalankan tugas secara mandiri dan otomatis karena telah berada pada sistem yang jelas dan teratur. Masing-masing SDM dalam birokrasi (baca PNS) tahu dan mengerti tugas dan fungsinya masing-masing dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Birokrasi autopilot tidak perlu menunggu perintah dalam menjalankan tugas, semuanya bisa dilaksanakan sebagaimana mestinya dengan atau tidak adanya perintah. Perintah sudah jelas dijabarkan dalam uraian tugas masing-masing dan tinggal mengikuti sistem dan prosedur (SOP) dan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. Kadangkala perintah-perintah tambahan akan muncul untuk tugas-tugas tertentu namun tidak jadi masalah karena birokrasi autopilot dapat segera menyesuaikan diri dengan berbagai fasilitas, sarana dan prasarana yang disediakan. Birokrasi autopilot akan otomatis berkomunikasi, berkoordinasi dan bersinergi dengan berbagai pihak dalam melaksanakan tugas dan fungsinya untuk mencapai tujuan.
Birokrasi autopilot mengerti dan paham apa tujuan dari organisasi, pekerjaan dan bahkan tujuan negara. Mereka sadar sepenuhnya bahwa melaksanakan tugas dengan baik, produktiv, berorientasi output dan outcome akan menjadi kontribusi dalam mencapai tujuan-tujuan tersebut. Birokrasi autopilot tidak hanya melaksanakan pekerjaan karena merupakan tugas, tetapi mereka paham pentingnya peranan mereka sehingga selalu berusaha memberikan nilai lebih dan nilai tambah dalam melaksanakan pekerjaan, tidak asal selesai.

Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, birokrasi autopilot sangat sadar bahwa mereka tidak hanya sekadar memberikan pelayanan, tetapi mereka mencari cara agar masyarakat yang dilayani mendapatkan kepuasan. Selalu berusaha memberikan unsur “kejutan” dalam pelayanan yang diberikan. Birokrasi autopilot sangat sadar bahwa mereka adalah pelayan rakyat, digaji dari uang rakyat, memberikan makan keluarga, menyekolahkan anak-anak, bahkan ber-rekreasi berkat uang rakyat yang diberikan kepada mereka. Oleh karenanya mereka malu bila tidak melaksanakan tugas dengan baik, malu bila tidak bisa memberikan pelayanan yang memuaskan.

Menjadi birokrasi autopilot tidak serta merta bisa dilaksanakan semua organisasi pemerintah dan pns di dalamnya. Ada beberapa hal yang perlu dilakukan agar birokrasi autopilot bisa terwujud dan berjalan optimal, yaitu:

1.    Peraturan dan SOP yang jelas dan sederhana
Peraturan dan SOP merupakan inti sistem dalam mewujudkan birokrasi autopilot. Peraturan dan SOP agar dibuat jelas dan sederhana sehingga dapat dimengerti dan dilaksanakan dengan baik dan mudah. Bila perlu pelaksanaan peraturan dan sop juga dapat didukung oleh teknologi yang canggih. PNS sebagai komponen utama dalam birokrasi autopilot wajib tahu, mengerti dan menguasai peraturan dan SOP pekerjaannya. Dengan demikian disamping dapat melaksanakan tugas dengan baik juga dapat memberikan masukan bagi perbaikan peraturan dan sop dalam rangka meningkatkan kualias pekerjaan dan pelayanan kepada masyarakat. Selain itu penting juga agar masyarakat diedukasi mengenai peraturan-peraturan dan sop terkait pelayanan yang akan mereka alami. Hal ini sekaligus membuat masyarakat tidak hanya sebagai objek pelayanan namun bisa menjadi subjek yang merasa memiliki dan bertanggungjawab terhadap peningkatan kualitas pekerjaan dan pelayanan instansi pemerintah.

2.    Kesadaran PNS
PNS adalah pemeran utama dalam birokrasi autopilot. PNS dalam tingkatan, golongan, jabatan apapun wajib memiliki kesadaran yang tinggi terhadap kedudukannya sebagai abdi negara dan pelayan masyarakat. PNS tidak boleh merasa lebih tinggi dari masyarakat karena pada hakekatnya masyarakat adalah majikan yang memberikan gaji kepada pelayannya (PNS).

Dalam rangka melaksanakan tugas dan memberikan pelayanan dengan baik tersebut maka PNS mau tidak mau harus selalu meningkatkan kemampuan dan kompetensinya dengan mengikuti perkembangan dan perubahan yang terjadi pada peraturan, sop, teknologi bahkan perkembangan masyarakat dan dunia. PNS seperti ini akan menjadi problem solver dan selalu dicari oleh masyarakat yang membutuhkan bantuan. Sebaliknya, PNS yang tidak mau meningkatkan kemampuan dan kompetensinya akan tertinggal, tidak mampu melaksanakan pekerjaan yang berubah, tidak bisa memberikan pelayanan yang dibutuhkan, bahkan terkadang menjadi beban dan pembuat/sumber masalah (problem maker/problem source).

3.    Reward & Punishment yang jelas dan konsisten
Reward dan Punishment adalah salah satu ciri utama dari birokrasi modern dan berorientasi kinerja. Reward dan Punishment adalah salah satu pembeda utama dengan sistem PGPS (Pinter Goblok Penghasilan Sama) atau KGKPS (Kerja gak Kerja Penghasilan Sama), bahkan dalam kasus-kasus tertentu yang malas terkesan mendapatkan reward yang lebih tinggi dari yang rajin.

Reward dan Punishment yang tidak jelas dan tidak konsisten dapat menyebabkan demotivasi bagi SDM yang kompeten dan berprestasi. Reward yang jelas dan konsisten akan memberikan semangat bagi SDM yang berkompeten untuk semakin meningkatkan kinerja dan prestasi. Hal ini juga akan membuat SDM-SDM lainnya berusaha meningkatkan kemampuan dan kompetensi untuk mendapatkan reward yang disediakan. Sebaliknya Punishment yang jelas, tegas dan konsisten akan memberikan efek jera bagi SDM untuk tidak melakukan kesalahan apalagi fraud baik di sengaja maupun tidak disengaja. Punishment yang tidak jelas, tidak tegas dan tidak konsisten akan menjadi preseden buruk bagi organisasi. SDM menjadi merasa tidak masalah bila melakukan kesalahan bahkan yang berulang-ulang. Peraturan-peraturan menjadi bahan olok-olok, sop menjadi tidak penting untuk dilaksanakan. Kondisi seperti ini lambat laun akan menghasilkan masalah bahkan bisa menimbulkan fraud yang akan menghambat kinerja organisasi dalam memberikan pelayanan yang memuaskan dan dapat memperburuk citra birokrasi dalam persepsi masyarakat.

Birokrasi Kebanggaan Masyarakat

Birokrasi autopilot sangat dibutuhkan oleh masyarakat. Dengan adanya birokrasi autopilot masyarakat menjadi percaya bahwa kebutuhan mereka akan terpenuhi, masalah mereka akan terselesaikan dan hidup mereka menjadi nyaman. Masyarakat yang akan berurusan dengan birokrasi akan bersemangat datang kepada instansi pemerintah terkait karena yakin bahwa urusan mereka akan diselesaikan dengan mudah, cepat, pasti, transparan dan akuntabel. Hal ini disebabkan adanya birokrasi autopilot, yang bekerja tanpa menunggu perintah, yang selalu sadar untuk meningkatkan kompetensinya.

Dalam birokrasi autopilot tidak ada istilah tidak ada pekerjaan, tidak ada atasan, tidak ada pengawasan. Setiap hari adalah hari-hari produktiv untuk melayani masyarakat dan atau untuk meningkatkan kompetensi diri. Tanpa atasan atau pimpinan pekerjaan tetap dijalankan, tidak perlu menunggu perintah karena tugas dan fungsi sudah jelas tinggal mengikuti SOP dan peraturan-peraturan. Tanpa pengawasan para birokrasi tetap sadar bahwa merekalah yang mengawasi diri sendiri, mereka tahu apa yang dilarang apa yang tidak, mereka bukan takut pada hukuman namun mereka malu bisa sampai melanggar peraturan.

Dengan birokrasi autopilot, negara akan semakin maju karena roda pemerintahan berjalan efektif, produktiv dan berkinerja. Kapten Pilot dan Co-pilot tidak perlu lagi turun tangan untuk menangani hal-hal kecil dan remeh karena tujuan sudah ditetapkan, sop dan peraturan sudah jelas. Tinggal masuk ke mode autopilot, para birokrasi akan bekerja sesuai tugas dan fungsinya masing-masing, saling berkomunikasi, berkoordinasi, dan bersinergi dalam rangka mencapai tujuan.