Birokrasi Autopilot

1.    Peraturan dan SOP yang jelas dan sederhana
Peraturan dan SOP merupakan inti sistem dalam mewujudkan birokrasi autopilot. Peraturan dan SOP agar dibuat jelas dan sederhana sehingga dapat dimengerti dan dilaksanakan dengan baik dan mudah. Bila perlu pelaksanaan peraturan dan sop juga dapat didukung oleh teknologi yang canggih. PNS sebagai komponen utama dalam birokrasi autopilot wajib tahu, mengerti dan menguasai peraturan dan SOP pekerjaannya. Dengan demikian disamping dapat melaksanakan tugas dengan baik juga dapat memberikan masukan bagi perbaikan peraturan dan sop dalam rangka meningkatkan kualias pekerjaan dan pelayanan kepada masyarakat. Selain itu penting juga agar masyarakat diedukasi mengenai peraturan-peraturan dan sop terkait pelayanan yang akan mereka alami. Hal ini sekaligus membuat masyarakat tidak hanya sebagai objek pelayanan namun bisa menjadi subjek yang merasa memiliki dan bertanggungjawab terhadap peningkatan kualitas pekerjaan dan pelayanan instansi pemerintah.

2.    Kesadaran PNS
PNS adalah pemeran utama dalam birokrasi autopilot. PNS dalam tingkatan, golongan, jabatan apapun wajib memiliki kesadaran yang tinggi terhadap kedudukannya sebagai abdi negara dan pelayan masyarakat. PNS tidak boleh merasa lebih tinggi dari masyarakat karena pada hakekatnya masyarakat adalah majikan yang memberikan gaji kepada pelayannya (PNS).

Dalam rangka melaksanakan tugas dan memberikan pelayanan dengan baik tersebut maka PNS mau tidak mau harus selalu meningkatkan kemampuan dan kompetensinya dengan mengikuti perkembangan dan perubahan yang terjadi pada peraturan, sop, teknologi bahkan perkembangan masyarakat dan dunia. PNS seperti ini akan menjadi problem solver dan selalu dicari oleh masyarakat yang membutuhkan bantuan. Sebaliknya, PNS yang tidak mau meningkatkan kemampuan dan kompetensinya akan tertinggal, tidak mampu melaksanakan pekerjaan yang berubah, tidak bisa memberikan pelayanan yang dibutuhkan, bahkan terkadang menjadi beban dan pembuat/sumber masalah (problem maker/problem source).

3.    Reward & Punishment yang jelas dan konsisten
Reward dan Punishment adalah salah satu ciri utama dari birokrasi modern dan berorientasi kinerja. Reward dan Punishment adalah salah satu pembeda utama dengan sistem PGPS (Pinter Goblok Penghasilan Sama) atau KGKPS (Kerja gak Kerja Penghasilan Sama), bahkan dalam kasus-kasus tertentu yang malas terkesan mendapatkan reward yang lebih tinggi dari yang rajin.

Reward dan Punishment yang tidak jelas dan tidak konsisten dapat menyebabkan demotivasi bagi SDM yang kompeten dan berprestasi. Reward yang jelas dan konsisten akan memberikan semangat bagi SDM yang berkompeten untuk semakin meningkatkan kinerja dan prestasi. Hal ini juga akan membuat SDM-SDM lainnya berusaha meningkatkan kemampuan dan kompetensi untuk mendapatkan reward yang disediakan. Sebaliknya Punishment yang jelas, tegas dan konsisten akan memberikan efek jera bagi SDM untuk tidak melakukan kesalahan apalagi fraud baik di sengaja maupun tidak disengaja. Punishment yang tidak jelas, tidak tegas dan tidak konsisten akan menjadi preseden buruk bagi organisasi. SDM menjadi merasa tidak masalah bila melakukan kesalahan bahkan yang berulang-ulang. Peraturan-peraturan menjadi bahan olok-olok, sop menjadi tidak penting untuk dilaksanakan. Kondisi seperti ini lambat laun akan menghasilkan masalah bahkan bisa menimbulkan fraud yang akan menghambat kinerja organisasi dalam memberikan pelayanan yang memuaskan dan dapat memperburuk citra birokrasi dalam persepsi masyarakat.

Birokrasi Kebanggaan Masyarakat

Birokrasi autopilot sangat dibutuhkan oleh masyarakat. Dengan adanya birokrasi autopilot masyarakat menjadi percaya bahwa kebutuhan mereka akan terpenuhi, masalah mereka akan terselesaikan dan hidup mereka menjadi nyaman. Masyarakat yang akan berurusan dengan birokrasi akan bersemangat datang kepada instansi pemerintah terkait karena yakin bahwa urusan mereka akan diselesaikan dengan mudah, cepat, pasti, transparan dan akuntabel. Hal ini disebabkan adanya birokrasi autopilot, yang bekerja tanpa menunggu perintah, yang selalu sadar untuk meningkatkan kompetensinya.

Dalam birokrasi autopilot tidak ada istilah tidak ada pekerjaan, tidak ada atasan, tidak ada pengawasan. Setiap hari adalah hari-hari produktiv untuk melayani masyarakat dan atau untuk meningkatkan kompetensi diri. Tanpa atasan atau pimpinan pekerjaan tetap dijalankan, tidak perlu menunggu perintah karena tugas dan fungsi sudah jelas tinggal mengikuti SOP dan peraturan-peraturan. Tanpa pengawasan para birokrasi tetap sadar bahwa merekalah yang mengawasi diri sendiri, mereka tahu apa yang dilarang apa yang tidak, mereka bukan takut pada hukuman namun mereka malu bisa sampai melanggar peraturan.

Dengan birokrasi autopilot, negara akan semakin maju karena roda pemerintahan berjalan efektif, produktiv dan berkinerja. Kapten Pilot dan Co-pilot tidak perlu lagi turun tangan untuk menangani hal-hal kecil dan remeh karena tujuan sudah ditetapkan, sop dan peraturan sudah jelas. Tinggal masuk ke mode autopilot, para birokrasi akan bekerja sesuai tugas dan fungsinya masing-masing, saling berkomunikasi, berkoordinasi, dan bersinergi dalam rangka mencapai tujuan.