Menentukan Indikator Kinerja Perpustakaan dengan SNI ISO 11620:2014

*Oleh: Muhammad Bahrudin

Salah satu momen yang ditunggu oleh masyarakat perpustakaan Indonesia adalah hadirnya standar yang bisa digunakan untuk mengindentifikasi indikator kinerja perpustakaan dan bagaimana cara pengukurannya. Penantian itu pun bersambut dengan hadirnya SNI ISO 11620:2014 yang ditetapkan oleh BSN pada tahun 2020 yang lalu.

SNI ISO 11620:2014 ditetapkan oleh Badan Standardisasi Nasional melalui Surat Keputusan Kepala BSN Nomor 15/KEP/BSN/1/2020. Standar ini berisi persyaratan indikator kinerja untuk perpustakaan yang dilengkapi rumusan metode pengukurannya. Standar ini dapat digunakan oleh semua jenis perpustakaan, tetapi sangat dimungkinkan bahwa tidak semua indikator kinerja dapat diterapkan oleh setiap perpustakaan. 

Perpustakaan perlu mengidentifikasi indikator-indikator yang dapat diukur sesuai dengan batasan ruang lingkup kebutuhan pengukuran yang aktual maupun potensial.

Ruang lingkup SNI ISO

Indikator kinerja dapat digunakan untuk perbandingan kinerja dari waktu ke waktu suatu perpustakaan. Selain itu, dimungkinkan pula untuk melakukan perbandingan antarperpustakaan, tetapi perlu kehati-hatian. Perbandingan antarperpustakaan perlu memperhatikan perbedaan kondisi, konstituensi dan atribut lain antara perpustakaan satu dengan lainnya.

Struktur SNI ISO 11620:2014

Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, ada kemungkinan bahwa indikator kinerja dalam standar ini tidak mencakup semua jenis layanan, kegiatan dan penggunaan sumberdaya perpustakaan. Hal itu dapat disebabkan karena indikator tersebut belum diusulkan pada saat pengembangan standar ini, maupun karena indikator tersebut tidak memenuhi kriteria yang ditentukan.

Setiap indikator dalam standar ini diberi nama yang unik. Nama ini terkadang berbeda dari literatur yang menjadi dasar deskripsinya maupun yang umum dikenal dalam ranah keilmuan bidang perpustakaan. Perbedaan tersebut didokumentasikan dalam deskripsi indikator

SNI ISO 11620:2014 ini juga tidak mencakup pengukuran untuk menilai dampak layanan perpustakaan, baik pada individu, komunitas yang dilayani perpustakaan atau masyarakat secara umum. Metode pengukuran dampak perpustakaan dijelaskan lebih lanjut di standar lainnya yaitu SNI ISO 16439.

Indikator kinerja perpustakaan

Menurut SNI ISO 11620:2014, tujuan dari indikator kinerja perpustakaan adalah;

• berfungsi sebagai alat untuk menilai kualitas dan efektivitas layanan, sumber daya, dan kegiatan lain yang disediakan oleh perpustakaan; dan
• untuk menilai efisiensi sumber daya yang dialokasikan oleh perpustakaan untuk layanan tersebut dan kegiatan lainnya.

Indikator kinerja yang tertuang dalam SNI ISO 11620:2014 telah diuji, divalidasi dan didokumentasikan secara menyeluruh. Pengujian indikator kinerja menggunakan kriteria diantaranya;

1. Isi informatif (informative content) -- Indikator harus informatif sebagai alat untuk mengukur suatu kegiatan, untuk mengidentifikasi pencapaian, dan untuk mengidentifikasi masalah dan kekurangan dalam kinerja perpustakaan sehingga tindakan dapat diambil untuk memperbaikinya. Indikator harus memberikan informasi untuk pengambilan keputusan, mis. penetapan tujuan, alokasi anggaran, prioritas layanan dan kegiatan, dll.
2. Keandalan (reliability) -- Indikator kinerja harus dapat diandalkan dalam arti bahwa pengukuran tersebut secara konsisten menghasilkan hasil yang sama ketika digunakan berulang kali dalam kondisi yang sama.
3. Validitas (validity) -- Indikator harus valid karena mengukur apa yang hendak diukur.
4. Kesesuaian (appropriateness) -- Indikator harus sesuai untuk tujuan yang dimaksud. Artinya, unit dan skala harus sesuai. Selain itu, langkah kerja yang diperlukan untuk mengimplementasikan proses pengukuran harus kompatibel dengan prosedur perpustakaan, tata letak fisik, layanan elektronik, dll.
5. Kepraktisan (practicality) -- Indikator harus praktis dalam arti menggunakan data yang dapat dihasilkan perpustakaan dengan upaya yang wajar dalam hal waktu, kualifikasi staf, biaya operasional, dan kesediaan waktu
6. Dapat dibandingkan (comparability) -- Indikator kinerja perpustakaan memungkinkan perbandingan antarperpustakaan jika nilai yang sama memungkinkan akurasi nilai. Hal ini berarti bahwa tingkat kualitas layanan yang sama atau tingkat efisiensi yang sama di perpustakaan dapat dibandingkan.

Penggunaan dan pemilihan indikator kinerja

Indikator kinerja yang dijelaskan dalam SNI ISO 11620:2014 dapat digunakan secara efektif dalam evaluasi perpustakaan. Dalam proses ini, kualitas dan efektivitas layanan dan kegiatan perpustakaan lainnya, serta efisiensi penggunaan sumber daya perpustakaan, dievaluasi terhadap misi, sasaran, dan tujuan perpustakaan itu sendiri.

Indikator kinerja harus dikaitkan dengan perencanaan dan evaluasi perpustakaan secara sistematis. Selanjutnya, proses pengukuran dan evaluasi harus dilakukan secara teratur. Hasilnya harus dilaporkan dengan cara menginformasikan proses pengambilan keputusan dan menunjukkan bagaimana perpustakaan memenuhi misinya.

Karena ada variasi yang sangat luas di seluruh dunia, penting untuk dipahami bahwa tidak semua indikator kinerja yang ada berguna untuk semua perpustakaan. Perpustakaan, berdasarkan koordinasi dengan lembaga induknya dan otoritas terkait, seperti pemerintah daerah dan nasional, serta pemustaka dan pemangku kepentingan lainnya, perlu memutuskan indikator mana yang paling sesuai untuk situasi tertentu.

Sumber daya manusia yang terlibat di perpustakaan perlu memiliki keahlian khusus dalam rangka menentukan indikator kinerja yang paling tepat, pengumpulan dan analisis data serta menafsirkan hasil temuan ke dalam rekomendasi kebijakan strategis bagi manajemen. Oleh karena itu, tentu diperlukan serangkaian pelatihan atau pengembangan kompetensi sebelum menerapkan indikator kinerja.

Menurut Bahrudin (2020), menentukan indikator kinerja yang relevan, perlu untuk mempertimbangkan beberapa faktor berikut, diantaranya;

1. Apakah indikator kinerja akan membantu manajemen perpustakaan, lembaga pendanaan, dan populasi yang akan dilayani?
2. Apakah pustakawan memiliki pengetahuan bahwa suatu aktivtas dalam pengelolaan perpustakaan mungkin tidak beroperasi sebagaimana mestinya?
3. Bagaimana tingkat upaya staf perpustakaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data dalam rangka mencapai indikator kinerja tertentu? Bahwa untuk menghasilkan indikator kinerja tertentu diperlukan waktu dan sumber daya lainnya yang memadai, diantaranya pengetahuan praktis tentang ilmu statistik.
4. Apakah ada pihak eksternal yang memerlukan data untuk dilaporkan pada area layanan tertentu? Jika ya, maka perlu untuk memutuskan apakah data yang sama juga dapat digunakan untuk menghasilkan capaian indikator kinerja tertentu.

Sebagai catatan, saat ini ISO 11620:2014 sedang dalam proses review (kaji ulang) dan kemungkinan terbesarnya adalah menuju revisi. Bagaimana perkembangannya, apakah akan ada pembaruan yang signifikan dan substantif pada versi revisinya? Mari kita pantau melalui laman www.iso.org, dan searching dengan kata kunci 11620 pada tab pencarian.

----

Dapatkan dokumen SNI ISO 11620:2014 melalui laman pesta.bsn.go.id

*Penulis adalah Pustakawan di Badan Standardisasi Nasional

Referensi 

Badan Standardisasi Nasional. (2020). SNI ISO 11620:2014, Informasi dan dokumentasi - Indikator kinerja perpustakaan. Jakarta: BSN

Bahrudin, M. (2020). Telah Rilis: SNI Indikator Kinerja Perpustakaan Berbasis ISO 11620:2014. Artikel Pustakawan

Bahrudin, M. (2020). Tentang SNI ISO 11620:2014, Indikator Kinerja Perpustakaan. Artikel Pustakawan