ERP, Lock - In & Management - of Technology

Oleh : Mathiyas Thaib

Bukan sesuatu yang aneh dan sangat sering dalam 10-15 tahun terakhir ini kalau banyak ekekutif terutama para pimpinan pengelola teknologi informasi perusahaan-perusahaan  kelas menengah ke atas yang menyatakan

“Perusahaan kami juga telah menggunakan aplikasi SAP atau Oracle saat ini”.

Pernyataan ini mengandung makna:

• Perusahaan kami saat ini telah berbasis teknologi informasi yang terintegrasi
• Karena kami telah mendayagunakan software yang terbaik, termahal dan tercanggih.
• So perusahaan kami telah efisien dan siap berkompetisi secara global.

Inilah yang disebut “Nice to Have Mentality”.

Tetapi berdasarkan pengamatan dan temuan banyak pihak di lapangan, ternyata hal ini ibarat orang kampung membeli gadget hightech. Kendati begitu banyak fitur-fitur bermanfaat,  tetapi digunakan hanya sekedar browsing untuk membaca berita online dan ber SMS ria. Hal ini karena keterbatasan kemampuan untuk mendayagunakan fisilitas dan fitur fiturnya lebih dalam.

 

Enterprise Resources Planning (ERP)

Enterprise Resources Planning mengandung makna atau pengertian sebagai sebuah aplikasi komputer (software) untuk merencanakan, mengalokasikan dan mengoptimalkan pendayagunaan sumber daya perusahaan secara terintegrasi. ERP memang diperuntukkan bagi perusahaan berskala menengah ke atas yang sumber dayanya telah sangat beragam dan dinamis. ERP juga selalu terkait dengan tujuan dan keinginan eksekutif untuk dapat mengambil keputusan secara komprehensif, cepat dan tepat.

Untuk itu ada beberapa kata kunci

- Merencanakan, mengalokasikan, mengoptimalkan sumberdaya

- Terintegrasi, dinamis , beragam, komprehensif, cepat & tepat

Kata-kata kunci ini membawa banyak persyaratan dalam penggunaannya, yang harus dipenuhi antara lain:

• Bekerja secara sistemik, konsisten & disiplin pada seluruh fungsi
• Infrastruktur yang memadai pada tingkat perusahaan
• Paham tentang perilaku, sifat-sifat & tujuan pendayagunaan teknologi
• Paham tentang proses bisnis perusahaan
• Paham tentang investasi, biaya & manfaat yang ditimbulkan oleh pendayagunaan teknologi.

 

Berdasarkan kata-kata kunci dan persyaratannya di atas, maka pendayagunaan ERP  memang tidak mudah. Apalagi modul-modul aplikasi ERP yang berbasis fungsi-fungsi organisasisi itu sangat banyak dan beragam. Sehingga pengoperasian berbagai modul aplikasi yang diharapkan terintegrasi juga tidak mudah.

Di sisi lain, pengembang atau pemilik merek (Proprietary right) ERP terus saja menggadang-gadangkan “Best Practice”. Hal ini dimaksudkan untuk menegaskan bahwa ERP sangat mudah untuk dioperasikan dan didayagunakan.

Kenyataannya hal ini sangat jarang terjadi. Pendayagunaan ERP memerlukan waktu dan upaya pembelajaran yang tidak sedikit. Karena pada dasarnya sebuah Best Practise ERP  untuk perusahaan-perusahaaan atau kelompok industri di sebuah Negara belum tentu sama standartnya dengan perusahaan-perusahaan atau industri di Negara lain.

Untuk itu perlu dilakukan penyesuaian atau kustomisasi modul-modul ERP dengan kebiasaan kerja atau proses kerja di perusahaan-perusahaan atau kelompok industri dimana ERP itu akan didayagunakan.

Program penyesuaian atau kustomisasi ERP disebuah perusahaan memerlukan konsep dan upaya perubahan (change) yang cukup mendasar dalam berbagai aspek proses kerja, dan fungsional organisasi di perusahaan. Hal ini pasti memerlukan waktu, biaya dan tenaga.

 

 

Asal Muasal ERP

ERP pada awalnya adalah sebuah aplikasi komputer (software) untuk pengelolaan material di lantai pabrik yang sering disebut Material Resources Planning (MRP). Sampai pada versi terakhir disebut MRP II. Aplikasi ini ditemukan dan dikembangkan oleh BAAN, sebuah perusahaan pengembang aplikasi komputer dari negeri Belanda.

Jadi pada awalnya, aplikasi ini awalnya hanya terdiri dari berbagai modul aplikasi proses  kerja di lantai pabrik, seperti modul produksi, inventori, distribusi dan sebagainya. Barulah pada era 80-an, modul-modul aplikasi ini menyentuh lantai perkantoran untuk perusahaan. Ketika itu mulai dikenal modul-modul aplikasi perkantoran untuk keuangan, sumber daya manusia, pemasaran & penjualan guna melengkapi modul-modul yang sudah ada di lantai pabrik.

Pengembang awalnya adalah beberapa orang yang berasal dari IBM Jerman dengan aplikasi SAP. Kemudian menyusul kalangan pekerja professional bidang keuangan dan marketing di Amerika Serikat yang akhirnya memunculkan berbagai merk (brand) seperti Oracle, People Soft, Sales.com, dan sebagainya.

Penemuan dan pengembangan ERP ini sama prosesnya dengan aplikasi komputer untuk kebutuhan personal yang dilakukan Bill Gates dengan Microsoft-nya.

 

Lock-In & Management - of Technology

Jamak jika penemu dan pengembang teknologi selalu memiliki naluri untuk melindungi hasil temuannya sebagai sebuah hak cipta. Tidak terkecuali untuk pengembang atau pembuat Enterprise Resources Planning brand global seperti SAP, Oracle, People Soft, dan lainnya.

Apalagi  proses penciptaan teknologi yang dibarengi dengan nilai-nilai bisnis dan komersial, selalu diikuti dengan sifat teknologi yang cenderung cepat sekali berubah dan kemudian menjadi usang. Hal ini akibat berbagai upaya setiap pihak untuk mengungguli pesaingnya. Dan imbasnya adalah munculnya perilaku pencipta teknologi untuk selalu membuat ketergantungan di kalangan penggunanya.

Namun ada pula kalangan penemu dan pengembang teknologi yang tidak setuju dengan paham teknologi yang selalu dilindungi hak cipta. Mereka kemudian melakukan gerakan perlawanan melalui Teknologi Open Sources. Hanya saja jumlah mereka masih relatif  terbatas.

Strategi bisnis yang membuat ketergantungan terhadap teknologi yang dilindungi hak cipta biasa disebut lock-in technology. Strategy Lock-In Technology mengandung makna:

• Membangun bisnis berbasis teknologi unggul yang akan memenuhi kebutuhan dan keinginan penggunanya secara unggul juga tetapi sekaligus menciptakan ketergantungan kepadanya. Ini adalah fenomena industri dalam 3 dekade terakhir, sehingga tidak heran kalau masing-masing pihak, baik pencipta maupun pengguna, harus sama-sama pintar agar tidak terjebak dalam kerugian nilai-nilai ekonomi di salah satu pihak.
• Kemampuan memahami kebutuhan dan keinginan dari pihak pengguna teknologi adalah sebuah keharusan, agar menjadi bijak dalam proses pembelian atau investasi barang-barang teknologi, karena teknologi memang tidak ada batasnya dan berharga mahal.
• Di sisi lain, kemampuan memahami barang-barang teknologi baik dayaguna, biaya investasi, umur ataupun perilaku penjual dan pencipta/pembuat teknologi juga sangat penting.  Sehingga pilihan dan tindakan alternatif dalam membeli dan menginvestasikan uang untuk suatu produk teknologi adalah keharusan bagi pembeli atau pengguna teknologi agar tidak terjebak dalam ketergantungan dan kerugian finansial.
• Pemahaman teknologi, pemilihan teknologi dan pemilihan siapa yang dapat dipercaya sebagai supplier dan developer teknologi tersebut secara bijak agar tidak terjebak dalam kerugian financial adalah sebuah pengetahuan dan keahlian yang disebut management of technology (mengelola teknologi). 
• Sayangnya pengetahuan disiplin dan kompetensi mengelola teknologi ini ternyata belum berkembang di tanah air. Termasuk di perguruan-perguruan tinggi teknologi terkemuka di Indonesia, seperti ITB dan UI. Untuk pengetahuan ini, kita masih tertinggal dari Negara Jiran seperti Singapore & Malaysia.

Hal ini sesuai dengan fenomena ekonomi dan industri di tanah air. Karena kita sangat dikenal sebagai suatu negara dan bangsa yang berkembang dan tumbuh secara ekonomi akibat peningkatan konsumsi bukan karena faktor produksi.

 

Barang-barang teknologi pada umumnya ataupun ERP pada khususnya,  cukup rumit dan kompleks pendayagunaannya. Sehingga pembelajaran untuk mendayagunakan barang teknologi tersebut adalah keharusan. Artinya tidak ada yang instan dalam pendayagunaannya.

Hal ini yang menjadi masalah besar dan berat bagi para pengguna teknologi. Jangan sampai ketika pengguna teknologi belum sempat memaksimalkan penggunaan teknologi tersebut, pencipta atau pengembangnya telah mengeluarkan versi baru. Biasanya pengguna teknologi tersebut terpaksa harus melakukan investasi lagi bila ingin menggunakan versi baru dari teknologi tersebut.

 

Kesimpulan:

Berbasiskan pemahaman dan pengetahuan di atas maka tindakan dan keputusan bijak yang harus diambil oleh seorang CEO perusahaan yang akan menggunakan aplikasi teknologi informasi yang terintegrasi (ERP) sebagai berikut:

1. Sadari betul bahwa kerumitan, perubahan proses dan perilaku kerja, investasi yang mahal, dan kebergantungan kepada pencipta teknologi adalah sebuah kenyataan yang harus dihadapi
2. Lakukan dahulu perubahan perilaku dan proses kerja perusahaan secara mendasar dan  menyeluruh untuk persiapan pendayagunaan aplikasi teknologi yang terintegrasi sehingga tercapai kesederhanaan proses kerja (make it simple).

Penyederhanaan proses kerja perusahaan hanya dapat dilakukan oleh konsultan proses bisnis perusahaan bersama-sama dengan karyawan perusahaan, karena hanya karyawan perusahaan yang tahu dan paham cara-cara bekerja secara terperinci.

1. Setelah rancangan proses bisnis perusahaan yang lebih sederhana selesai atau menjelang selesai barulah perencanaan penggunaan aplikasi teknologi dibuat untuk dilaksanakan.

Untuk itu beberapa alternatif kemungkinan

1. Membeli produk ERP yang sudah ada di pasar mulai dari yang High End, Middle End, dan Low End, semua ini adalah pilihan yang mengandung manfaat dan risiko. Karena membeli produk ERP apapun kualitasnya tetap harus dilakukan sebuah proses kustomisasi (customization) atau proses penyesuaian atau penyelarasan antara proses kerja perusahaan yang telah disempurnakan dan disederhanakan dengan persyaratan proses kerja yang dipersyaratkan oleh infrastruktur ERP.

Proses ini disebabkan karena pasti selalu ada GAP antara proses kerja perusahaan dengan proses kerja yang dipersyaratkan oleh ERP.

Proses ini biasanya bersifat kolaborasi antara pengguna teknologi, pemilik atau penjual teknologi, implementator aplikasi yang memiliki lisensi dari pemilik/penjual teknologi dan konsultan proses bisnis perusahaan pengguna.

Keempat pihak diharapkan dapat berkolaborasi agar tercipta iklim kondusif dalam melakukan investasi dan pendayagunaan teknologi sehingga tidak menimbulkan kerugian di salah satu pihak, baik waktu maupun biaya. Proses implementasi cukup memakan waktu dan biaya.

1. Membangun dan membuat sendiri ERP, apakah secara inhouse atau oleh pihak lain yang memiliki kapasitas, keahlian dan pengalaman dalam membuat dan membangun aplikasi teknologi informasi untuk level korporasi.

Pembuatan dan pembangunan aplikasi ini berbasiskan rancangan hasil proses kerja perusahaan yang telah disempurnakan dan disederhanakan sebelumnya oleh konsultan proses bisnis perusahaan.

Pembuatan atau pembangunan aplikasi teknologi informasi dengan cara sendiri atau pihak lain yang bukan pemegang merk (brand) biasanya bersifat lebih ekonomis dan fleksibel karena dapat disesuaikan kebutuhan perusahaan pengguna walaupun waktunya bersifat relatif.

Relative artinya waktu pembuatan aplikasinya bisa lebih lama, kalau pengembangnya tidak siap atau tidak memiliki kemampuan, kapasitas dan pengalaman yang memadai. Tetapi hal ini bisa juga terjadi bila perusahaan penggunanya tidak memiliki disiplin yang tinggi

Sebaliknya waktu pembutannya bisa lebih cepat bila memenuhi persyaratan kapasitas, kemampuan, pengalaman dan sama-sama memiliki disiplin. Tetapi yang jelas, biasanya biaya investasinya bisa lebih murah dan tidak menciptakan ketergantungan.

 

Sumber Link : http://alomet.co.id/artikel/detail/76/erp-lock--in--management--of-technology-

Kompasianival

Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H