Inilah 7 Etika dalam Menggunakan Email Resmi

Email atau surat elektronik kini bukanlah hal yang asing. Hampir semua aktivitas membutuhkan email. Melamar pekerjaan, bertransaksi di e-commerce, aktivitas perbankan, aktivitas pekerjaan, hingga mendaftar di Kompasiana pun memerlukan email. Karenanya hampir setiap orang menggunakan email dalam aktivitasnya sehari-hari.

Email atau surat elektronik merupakan bentuk komunikasi resmi. Email jamak digunakan sebagai sarana komunikasi antara satu bagian dengan bagian lain dalam satu instansi maupun antara satu instansi dengan instansi lain. 

Tak hanya antar instansi, tetapi juga perorangan dengan instansi. Karena sifatnya resmi, maka ada etika yang harus dijaga dalam kita menggunakan email untuk menyampaikan pesan.

Mari perhatikan beberapa etika berikut.

Surat elektronik atau email. Gambar: gensindo.sindonews.com

1. Selalu gunakan sapaan pada awal surat

Awali dengan kata Yang Terhormat (Yth), Dear, Kepada atau sejenisnya. Unsur kalimat sapaan merupakan kaidah kesopanan dalam kita berkomunikasi dengan pihak lain melalui email. Sebenarnya sama seperti ketika Anda berkomunikasi dengan media lain, kata sapaan itu akan membuat suasana lebih hangat.

Saya pernah mendapatkan email dari seorang kolega. Tanpa basa-basi, ia langsung masuk ke topik yang ingin dibahas. Tanpa adanya sapaan. Rasanya kok nggak enak ya dibaca. Apalagi tanpa kata penutup. Jadi sekalipun Anda seorang atasan yang mengirimkan email kepada bawahan, usahakan untuk tetap menggunakan kata sapaan.

2. Gunakan bahasa baku/resmi

Karena sifatnya yang resmi, maka kita juga wajib menggunakan bahasa formal/baku. Jangan menggunakan bahasa santai atau informal. Karena memang biasanya email dipakai untuk urusan resmi dengan lembaga resmi. Kalau Anda menggunakan bahasa informal akan menimbulkan kesan bahwa Anda tidak serius. 

Selain itu juga terlihat kurang sopan. Contohnya dalam melamar kerja. Beberapa orang mungkin kurang memahami kaidah penggunaan bahasa resmi. Bila Anda kesulitan, jangan malu untuk bertanya kepada orang yang Anda anggap kompeten saat akan mengirim email.

3. Gunakan salam penutup

Ada salam pembuka, maka tutuplah juga dengan salam. Kata-kata yang sering dipakai seperti Best Regards, Salam hangat, dan sejenisnya. Sekali lagi salam penutup merupakan wujud kesantunan dan keramahan. Kesantunan ini akan membuat orang lebih welcome dengan kita.

4. Pahami fungsi To, CC, dan BCC

Mungkin masih ada yang bingung perbedaan dan fungsi ketiganya. TO merupakan alamat email yang anda tuju, CC merupakan orang-orang yang mungkin perlu mengetahui isi email tersebut. Sederhananya CC itu adalah tembusan. Jangan kebalik ya. 

Saya pernah menemukan email yang ditujukan ke bagian lain. Lucunya atasannya ada di kolom TO sedangkan bawahannya di kolom CC. Ingat CC adalah tembusan alias mengetahui. Jadi mestinya atasannya ada di kolom CC.

Sedangkan BCC mirip dengan CC hanya saja tidak terlihat oleh orang-orang dalam kolom "TO" maupun "CC". Ini seperti anda mengirim email, tetapi anda tidak ingin orang yang Anda tembusi diketahui oleh orang lain. Info ringan saja, CC adalah kepanjangan dari Carbon Copy. Sedangkan BCC adalah Blind Carbon Copy.

Sebagai contoh saja ya, Anda mengirimkan email kepada satgas covid di perusahaan (dalam hal ini personalia/HRD) hendak meminta ijin tes swab. Maka TO-nya adalah petugas HRD yang bersangkutan. CC-nya adalah ketua satgas, dan BCC-nya rekan Anda dalam satu ruangan kerja yang mungkin tidak perlu diketahui oleh satgas.

5. Jika Anda hendak membahas topik yang sama, jangan membuat email baru melainkan cukup meneruskan dari email yang lama

Ketika anda hendak membahas topik yang sama dengan email yang sudah ada, maka takperlu membuat email baru. Cukup balas atau timpa dari email yang ada untuk mempermudah penelusuran. Selain itu juga akan memudahkan orang lain memahami konteks pesan. Membuat email baru hanya akan membingungkan orang lain.

6. Buatlah email yang ringkas dan mudah dipahami. Lampiran hanya untuk membantu.

Bagaimanapun email adalah pesan singkat. Tidak perlu berpanjang lebar. Kalau Anda butuh menjelaskan secara gamblang lebih baik adakan forum meeting. Oleh karena itu, dalam pesan singkat tersebut usahakan memuat info yang jelas. Tuliskan poin-poinnya secara singkat namun jelas. Bila perlu bisa ditambahkan dengan infografis maupun tabel. 

Penjelasan selengkapnya ada di dalam lampiran. Namun ingat, lampiran hanya untuk membantu. Jangan menulis email tetapi inti email tersebut ada dalam lampiran karena beberapa orang mungkin tidak punya waktu untuk membuka lampiran. 

Hal ini juga dimaksudkan supaya orang lain bisa dengan mudah mengerti apa yang hendak disampaikan sekalipun hanya melihat halaman depan email.

7. Bila hendak menampilkan gambar, aturlah supaya posisinya proporsional

Ini yang sering diabaikan. Kadang-kadang gambarnya terlalu besar hingga memenuhi layar. Kadang-kadang orang sampai harus menggeser kursor untuk melihat gambar secara penuh. Tidak salah, namun kesannya jadi kurang baik. Bisa menimbulkan kesan asal-asalan. Anda mungkin akan dinilai sebagai orang yang tidak kompeten.

***

Demikian tadi 7 etika dalam berkomunikasi menggunakan email. Etika yang saya tuliskan tersebut bukanlah aturan tertulis. Tetapi 7 hal diatas perlu dicatat sebab dalam komunikasi resmi perlu adanya perilaku santun dalam rangka menjaga integritas kita.

Semoga bermanfaat.