Inilah 7 Etika dalam Menggunakan Email Resmi

3. Gunakan salam penutup

Ada salam pembuka, maka tutuplah juga dengan salam. Kata-kata yang sering dipakai seperti Best Regards, Salam hangat, dan sejenisnya. Sekali lagi salam penutup merupakan wujud kesantunan dan keramahan. Kesantunan ini akan membuat orang lebih welcome dengan kita.

4. Pahami fungsi To, CC, dan BCC

Mungkin masih ada yang bingung perbedaan dan fungsi ketiganya. TO merupakan alamat email yang anda tuju, CC merupakan orang-orang yang mungkin perlu mengetahui isi email tersebut. Sederhananya CC itu adalah tembusan. Jangan kebalik ya. 

Saya pernah menemukan email yang ditujukan ke bagian lain. Lucunya atasannya ada di kolom TO sedangkan bawahannya di kolom CC. Ingat CC adalah tembusan alias mengetahui. Jadi mestinya atasannya ada di kolom CC.

Sedangkan BCC mirip dengan CC hanya saja tidak terlihat oleh orang-orang dalam kolom "TO" maupun "CC". Ini seperti anda mengirim email, tetapi anda tidak ingin orang yang Anda tembusi diketahui oleh orang lain. Info ringan saja, CC adalah kepanjangan dari Carbon Copy. Sedangkan BCC adalah Blind Carbon Copy.

Sebagai contoh saja ya, Anda mengirimkan email kepada satgas covid di perusahaan (dalam hal ini personalia/HRD) hendak meminta ijin tes swab. Maka TO-nya adalah petugas HRD yang bersangkutan. CC-nya adalah ketua satgas, dan BCC-nya rekan Anda dalam satu ruangan kerja yang mungkin tidak perlu diketahui oleh satgas.

5. Jika Anda hendak membahas topik yang sama, jangan membuat email baru melainkan cukup meneruskan dari email yang lama

Ketika anda hendak membahas topik yang sama dengan email yang sudah ada, maka takperlu membuat email baru. Cukup balas atau timpa dari email yang ada untuk mempermudah penelusuran. Selain itu juga akan memudahkan orang lain memahami konteks pesan. Membuat email baru hanya akan membingungkan orang lain.

6. Buatlah email yang ringkas dan mudah dipahami. Lampiran hanya untuk membantu.

Bagaimanapun email adalah pesan singkat. Tidak perlu berpanjang lebar. Kalau Anda butuh menjelaskan secara gamblang lebih baik adakan forum meeting. Oleh karena itu, dalam pesan singkat tersebut usahakan memuat info yang jelas. Tuliskan poin-poinnya secara singkat namun jelas. Bila perlu bisa ditambahkan dengan infografis maupun tabel.