Pentingnya Menata Kembali Area Kerja di Perusahaan

Lingkungan kerja merupakan tempat kedua setelah rumah. Tempat di mana kita banyak menghabiskan waktu. Tempat di mana kita berpeluh menghasilkan materi untuk kehidupan. 

Karena itu seperti halnya rumah, tempat kerja juga harus bisa dibuat senyaman mungkin demi aktivitas kerja yang efektif dan efisien. Dan tentu saja tujuan utamanya supaya kita nyaman dan betah ditempat kerja. Tempat kerja yang kurang nyaman bisa menjadi salah satu faktor pekerjaan kita menjadi kurang maksimal. 

Akhir tahun ini menjadi spesial ditempat kerja kami. Hari-hari menjelang libur Natal dan Tahun baru ini kami isi dengan kegiatan menata kembali (re-layout) ruang kerja. 

Khususnya bagian office yang terdiri dari staf, supervisor, manajer hingga Direktur. Layout (tata letak) sebelumnya dipandang kurang efektif. Mumpung akhir tahun kegiatan usaha juga sudah mulai menurun. Pekerjaan tidak terlalu banyak, malah cenderung sepi. Begitulah biasanya suasana kerja dipenghujung tahun. 

Alasan pentingnya menata kembali ruang kerja

Di perusahaan tempat kami bekerja, seperti layaknya di perusahaan lain terdapat beberapa bagian yakni Marketing, Purchasing, PPIC, Gudang, Engineering, QA/QC, Produksi, Finance, Accounting, HRD dan GA. 

Bagian-bagian ini menjadi satu kesatuan yang tak dapat dipisahkan antara satu dan lainnya. Kesemuanya memiliki keterkaitan yang erat. Tidak ada bagian yang paling penting karena semuanya memiliki peran masing-masing. 

Baiklah, mari kita lihat alasan pentingnya melakukan penataan kembali (re-layout) ruang kerja.

Ilustrasi ruang kerja. Gambar: anugerahdino.com

1. Tata letak kurang efektif

Di perusahaan, ada bagian yang terkait sangat erat. Dalam arti sangat intens berhubungan. Kita ambil contoh, PPIC dan produksi. PPIC (Production planning & Inventory Control) bertugas membuat jadwal produksi, memastikan penyediaan material, hingga distribusi gambar kerja tentu sangat intens berhubungan dengan bagian produksi. 

Maka seharusnya tata letak ruangannya saling berdekatan sehingga lebih mudah dalam berkoordinasi. Ini akan membuat koordinasi lebih cepat dan mudah. Bayangkan misalnya kedua bagian tersebut berjauhan atau bahkan beda gedung. Meskipun tetap bisa berkoordinasi, namun dalam praktik sehari-hari pasti akan menemui kendala-kendala khusus.

2. Meningkatkan produktivitas

Setiap menit dalam proses kerja itu adalah waktu yang amat berharga. Maka, sangat penting untuk membuat tata letak yang seefektif mungkin. Dalam proses produksi yang berurutan misalnya, usahakan antara satu station (lokasi kerja/mesin) dengan station berikutnya harus saling berdekatan. 

Hal ini bertujuan agar waktu handling (transportasi material) bisa efisien. Otomatis tenaga manusia (man hour) yang diperlukan juga tidak banyak. Dengan terkikisnya waktu proses, maka barang yang dihasilkan akan semakin banyak. Ini berarti produktivitas meningkat.

3. Suasana baru

Tahun baru, suasana baru, semangat baru. Adakah yang sudah memiliki resolusi untuk tahun depan? Jika kita sudah memiliki mimpi dan harapan yang hendak diwujudkan, maka ciptakan suasana yang sekondusif mungkin. 

Menata ruang kerja mungkin menjadi salah satu cara yang bisa dilakukan. Suasana baru sangat mungkin menciptakan mood yang baru, pandangan yang lebih luas, serta suasana yang lebih nyaman dan tenang. Sendi-sendi otakpun bisa lebih jernih dalam berpikir. 

4. Menambah space (ruang)

Diperusahaan kami, ruang meeting yang hanya 4 dipandang kurang. Gudang juga dipandang kurang luas. Sementara diruangan lain, ada beberapa bagian yang stafnya sedikit, tetapi ruangan terlalu luas. Maka re-layout ini sekaligus untuk membuat ruangan menjadi lebih efisien. 

Sekarang kami memiliki 7 ruang meeting dan gudang diperluas. Dengan penataan yang efisien ternyata dapat membuat kesan ruangan yang lebih lebar.

5. Menambah kerekatan hubungan

Suasana kerja kadang dingin, kadang panas. Dinamika hubungan kerja karyawan memang demikian. Melakukan re-layout tempat kerja mungkin bisa jadi solusi hubungan kerja yang lebih cair dan dinamis. 

Mungkin yang sebelumnya tidak pernah ngobrol, jadi ngobrol karena ruangannya dekat. Yang jarang berinteraksi, atau hanya berinteraksi lewat email, bisa langsung bertatap muka. Yang kurang mengenal, jadi tahu kebiasaan sehari-harinya. Oh ternyata baik orangnya. Kira-kira begitu. 

Bagaimana menata tempat kerja yang baik?

Berikut beberapa tip yang bisa dilakukan ketika melakukan re-layout tempat kerja.

1. Bagian yang berhubungan secara intens harus berdekatan.

Ini jelas bertujuan agar koordinasi lebih mudah dan efisien.

2. Atur kembali pencahayaan ruangan

Usahakan ruang kerja harus mendapatkan pencahayaan yang cukup. Bila perlu menambah kaca supaya sinar matahari bisa langsung masuk ke ruangan.

3. Pilih furnitur yang sesuai.

Kesalahan memilih meja dan kursi bisa membuat ruangan terkesan sempit. Pilihlah furnitur yang bisa menghemat tempat. Ringkas dan rapi. Termasuk lemari penyimpanan dokumen / berkas.

4. Aliran udara (sirkulasi) di dalam ruangan harus baik

Jangan lupa ventilasi dan bentuk sirkulasi udara lainnya. Bila terlalu panas jangan segan untuk menambahkan AC. Bagaimanapun ruangan kerja harus dibuat senyaman mungkin.

5. Tambahkan dengan perkakas/barang yang dapat menambah kenyamanan dalam ruangan

Anda bisa menambahkan apapun itu yang berfungsi untuk menambah kenyamanan. Contohnya ornamen, wallpaper, tanaman hias, pigura foto, dan lain sebagainya.

6. Selalu berpedoman pada 5R

5R adalah budaya yang perlu terus dibangun dimanapun berada. 5R yakin Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Rasanya ini takperlu lagi dijelaskan lebih jauh. Diperusahaan manapun sepertinya sudah sering didengungkan.

Wasana Kata

Tahun baru sudah didepan mata. Kita pasti berharap 2021 menjadi tahun yang lebih baik. Apalagi tahun ini kondisi begitu berat karena diguncang pandemi. Untuk memulai semangat baru didalam perusahaan, tak ada salahnya untuk melakukan penataan kembali area kerja. 

Suasana baru, mood kerja yang lebih baik, semangat bertumbuh, produktivitas meningkat, dan perusahaan lebih maju.

Semoga tahun 2021 menjadi tahun yang penuh berkat. Selamat menyambut tahun baru!