Absensi Online dan Aplikasi Konvensional, Mana yang Lebih Menguntungkan?

Imbauan work from home dari pemerintah untuk menekan angka penyebaran virus corona (Covid-19) memang menjadi tantangan tersendiri bagi para pelaku usaha, pemilik bisnis ataupun pemilik perusahaan. Terlebih lagi jika belum adanya pengalaman dan sistem bagaimana work form home (WFH) dapat berjalan sukses ketika di terpakan oleh pemilik bisnis.

Sebenarnya bagi perusahaan yang sudah memanfaatkan teknologi seperti menerapkan sistem absensi online bagi karyawannya maka wfh ini tidak menjadi begitu masalah untuk pencatatan kehadiran karyawan. Namun, bagaimana nasibnya bagi perusahaan yang masih menerapkan sistem absensi konvensional? Simak ulasannya dibawah ini, untuk mengetahui mana yang lebih menguntungkan dari sistem absensi online atau absensi konvensional.

Mengikuti perkembangan teknologi saat ini, pencatatan kehadiran atau absensi tidak lagi dilakukan secara manual namun menggunakan absensi online. Dengan kata lain absensi manual seperti menggunakan kertas atau bahkan fingerprint yang dulu sempat diterapkan oleh berbagai perusahaan kini mulai ditinggalkan. 

Saat ini cukup banyak aplikasi yang menyediakan fitur absensi online untuk memudahkan karyawan melakukan absensi. Kendati demikian masih ada beberapa perusahaan yang bertahan menggunakan absensi konvensional atau manual karena dinilai lebih mudah digunakan.

Lantas sebenarnya mana yang lebih mudah digunakan, obsensi online atau absensi konvensional? Mana yang lebih praktis dan akurat? Lebih lanjut mari kita bahas perbedaan, kelebihan maupun kekurangan masing-masing dari keduanya.

Absensi Konvensional

Pencatatan kehadiran dengan sistem manual tanpa menggunakan jaringan internet atau kadang menggunakan dukungan teknologi elektronik sederhana disebut absensi konvensional. Sering dibilang ketinggalan zaman karena untuk mendapatkan data absensi seluruh karyawan membutuhkan lebih dari satu orang. 

Absensi konvensional dinilai kurang efektif terutama jika diterapkan pada perusahaan besar dengan jumlah karyawan sangat banyak. Disamping itu sistem manual ini mempunyai risiko human error lebih tinggi karena data yang dimasukkan dihitung secara manual. 

Absensi Online

Pencatatan kehadiran dengan sisten cloud dan terhubung database secara real-time disebut absensi online. Karena menggunakan sistem cloud maka input data absensi dapat dilakukan secara otomatis. Jadi selama bisa terhubung internet data absensi tersebut dapat diakses dengan mudah kapan saja dan dimana saja.

Keuntungan dan Kekurangan Absensi Konvensional 

Sistem absensi ini sudah digunakan sejak lama. Pengoperasiannya sendiri menggunakan daftar atau kertas berisi nama-nama karyawan, jam check in dan sebagainya. Selain harus konsisten, sistem operasional absensi konvensional juga harus dilakukan secara fair.

Umumnya perusahaan menerapkan sistem absensi konvensional karena diasumsikan perusahaan tersebut memiliki karyawan yang tidak terlalu banyak. Dengan demikian sistem ini lebih mudah diimplementasikan pada kantor. Keuntungan lainnya, absensi manual ini memiliki administrasi yang simple. 

Absensi konvensional memiliki beberapa kekurangan. Sistem ini rentan dengan human error dan fraud dimana karyawan kerap melakukan kecurangan yang berkaitan dengan data dan waktu kehadiran. Fraud absensi karyawan biasanya terjadi karena karyawan sendiri yang mengoperasikan absensi. Disamping itu absensi konvensional juga dinilai sulit terintegrasi dengan beberapa hal lainnya.

Keuntungan dan Kekurangan Absensi Online

Salah satu keuntungan absensi online yaitu perampingan tenaga kerja sebab absensi dapat dilakukan secara otomatis. Hanya bermodal smartphone karyawan bisa melakukan absensi kapanpun tanpa harus mengantri. Perusahaan juga tidak membutuhkan banyak tenaga kerja untuk pengoperasiannya.

Dalam hal rekapitulasi data, absensi online juga lebih akurat. Artinya tingkat kesalahan jauh lebih kecil karena aplikasi sudah menggunakan sistem yang diprogram secara khusus. Dengan demikian menggunakan absensi karyawan online akan mengurangi kesalahan atau human error dan fraud absensi karyawan. 

Adapun kekurangan absensi online tidak terlalu signifikan. Mungkin hanya untuk pengadaan perangkat yang dibutuhkan kadang harganya lumayan mahal. Nilai minus lainnya, sistem absensi ini sangat tergantung jaringan internet. 

Dari perbedaan keuntungan dan kekurangan absensi konvensional dan absensi online diatas, sudah jelas bahwa absensi online jauh lebih praktis dan akurat. 

Apalagi pemilik perusahaan yang bekerja secara remote biasanya membutuhkan sistem absensi yang mudah dioperasikan secara cepat dan akurat.