Self-Assessment Sederhana Manajemen Laboratorium

Pandemi Covid-19 tiga tahun lalu memicu pertambahan jumlah laboratorium di Indonesia secara signifikan. Banyak laboratorium baru yang mengadu nasib dan mencari keuntungan dengan menyediakan jasa pemeriksaan sampel Covid-19.

Menurut data Kemenkes, jumlah laboratorium tersebut mencapai 500 pada tahun 2021. Dari yang awalnya hanya belasan saja.

Pemerintah memberikan kemudahan izin kepada laboratorium baru sebagai laboratorium jejaring Covid-19. Hal ini semata bertujuan untuk menambah proses testing dan tracing pada waktu itu.

Benar saja masyarakat banyak butuh tes Covid-19 meski harganya mencapai 1.5-3 Juta per sampelnya. Tentu untung yang diperoleh sejalan dengan visi misi laboratoium saat itu guna membantu pemerintah melakukan testing dan tracing.

Semakin cepat keluar hasil pemeriksaan maka semakin mahal harganya. Hingga akhirnya pemerintah menetapkan harga maksimal hanya 275-300 ribu per sampelnya. Hal ini membuat beberap laboratorium kalang kabut. Karena harga segitu tidak menutup biaya untuk modal reagen dan konsumabel setiap pemeriksaannya.

Pemerintah resmi mencabut status pandemi Covid-19 pada Juni 2023. Berakhirnya pandemi membuat banyak laboratorium baru tutup. Ada pula yang mengurus izin baru sebagai laboratorium klinik seperti arahan Kemenkes.  

Manajemen laboratorium

Izin yang mudah sebagai laboratorium jejaring Covid-19 tentu membuat beberapa orang penasaran. Apakah laboratorium baru tersebut sudah menerapkan proses manajemen laboratorium sesuai regulasi?

Semua laboratorium baru yang masuk ke dalam laboratorium jejaring Covid-19 tentu telah mengikuti regulasi yang Kemenkes persyaratkan. Seberapa jauh penerapan regulasinya, hanya internal masing-masing laboratorium yang tahu detailnya.

Sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam proses pelayanan laboratorium jejaring Covid-19, Kemenkes melakukan evaluasi manajemen laboratarium setiap semester. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa proses pemerikasaan berlangsung dengan benar dan sesuai regulasi.

Manajemen laboratorium merupakan upaya untuk merencanakan, mengelola dan mengevaluasi proses operasional di laboratorium sehari-hari. Pimpinan dan semua staf laboratorium bertanggung jawab atas terselenggaranya manajemen laboratorium yang baik.

Tujuan dari manajemen laboratorium adalah untuk mengarahkan personel yang terbatas guna melaksanakan tugas dengan maksimal. Pengawasan dan komunikasi aktivitas harian dilaboratorium menjadi kunci.

Laboratorium yang dikelola dengan baik akan memberikan pelayanan yang memadai kepada pelanggan. Pelayanan yang baik dapat dilihat dari kecepatan hasil pengujian, kejelasan interpretasi data analisis, kemudahan akses informasi dan pembiayaan.

Kegiatan di laboratorium anda sudah mengacu pada strategi dan manajemen yang baik?

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk mengecek kondisi manajemen di laboratorium anda.

1.Apakah informasi struktur organisasi (STO), deskripsi tugas dan tanggung jawab diuraikan dengan jelas? Dalam sebuah laboratorium, personel laboratorium terdiri dari pimpinan, pelaksana, dan bagian administrasi. Masing-masing memiliki tanggung jawab dan uraian tugas yang jelas.

Jika manajemen bagus, penekanan tugas dan tanggung jawab akan diberikan di awal dan secara berkelanjutan akan terus dievaluasi. Dokumen STO dan deskripsi tugas dari personel laboratorium juga menjadi syarat dalam setiap penilaian akreditasi.

2. Apakah laboratorium anda memiliki visi, misi, dan tujuan yang jelas? Visi dan misi adalah bagian penting dari profil laboratorium. Semua staf akan bekerja dengan maksimal untuk menggapai apa yang menjadi tujuan bersama dari laboratorium tersebut.

Pelanggan juga akan melihat visi dan misi sebagai informasi guna menentukan pilihan menggunakan pelayanan yang ada di laboratorium tersebut.

3.Apakah rutin diadakan meeting laboratorium? Meeting atau rapat laboratorium merupakan momen penting untuk melakukan evaluasi. Momen pimpinan memberikan arahan langsung kepada staf. Dan momen saat staf melaporkan perkembangan tugas kepada pimpinan.

Meeting selain untuk kepentingan evaluasi juga untuk mempererat komunikasi dan silaturahmi antar staf dan pimpinan. Hasil meeting yang berupa rencana juga harus di-followup agar menjadi outcome yang dapat dicapai dengan jelas dan bukan sekadar notulensi hasil meeting.

4.Apakah pimpinan laboratorium selalu ada? Bukan suatu keharusan untuk pimpinan selalu ada. Namun mendelegasikan tanggung jawab saat pimpinan tidak ada itu keharusan. Satu hal yang pasti, kehadiran pimpinan adalah bentuk dukungan moril bagi seluruh staf untuk bersemangat melakukan tugas sehari-hari.

5.Bagaimana semangat rekan kerja? Bekerja di laboratorium membutuhkan kerjasama yang solid antar staf. Jika hanya ada satu staf yang bersemangat, itu tidak akan mengubah keadaan lebih baik. Kondisi semangat sesama rekan staf ini yang harus selalu dipupuk, dipertahankan dan ditingkatkan.

Tidak semangatnya rekan kerja dalam bertugas memberikan indikasi ada yang belum maksimal dari sisi manajemen SDM laboratorium. Apakah karena tidak ada pelatihan rutin untuk meningkatkan kapasitas staf atau bisa jadi karena ada masalah komunikasi yang tidak baik antar satu staf denga staf lainnya.

6.Bagaimana kondisi alat di laboratorium? Alat-alat dilaboratorium banyak yang dibeli dengan harga fantastis dengan fungsi yang luar biasa. Namun, masalah di sebagian besar laboratorium yaitu tidak adanya perencanaan yang baik dalam melakukan pemeliharaan alat.

Alat dilaboratorium harus siap pakai, bersih, terkalibrasi, dan berfungsi dengan baik. Alat harus disertai pula manual book sebagai antisipasi terjadi kerusakan. Pengujian alat baru, penggunaan dan pemeliharaan alat juga harus didokumentasikan dengan baik.

7.Bagaimana tata kelola keuangan di laboratorium? Keuangan di laboratorium adalah masalah sensitif. Meskipun begitu kita harus tetap membahasnya. Tidak adanya transparasi pengelolaan keuangan di laboratorium bisa memicu hal-hal yang tidak produkti di kalangan staf.

Laporan keuangan laboratorium, menjadi gambaran sukses tidaknya manajemen laboratorium yang dilakasanakan. Pengeluaran untuk keperluan pembelian reagen, konsumabel, marketing dan yang lain, harus direncakan dan dievaluasi secara berkala.

Perencanaan keuangan di laboratorium harus dilaksanakan dengan seksama, oleh orang yang tepat, profesional dan tidak memiliki kepentingan. Keuangan laboratorium harusnya bisa mengapresiasi semua staf yang telah berperan dalam suksesnya kegiatan laboratorium.

8.Apakah laboratorium sudah dikelola untuk meminimalkan kecelakaan kerja atau terhindar dari paparan patogen yang ditangani? Penerapan manajemen biorisiko menjadi penting disni. Jika ada laboratorium yang belum konsern terhadap manajemen biorisiko, maka perlu dipertanyakan sistem manajemenya.

Delapan pertanyaan di atas bukan suatu hal yang baku namun dapat membantu untuk menganalisis secara sederhana kondisi manajemen laboratorium tempat anda bekerja. Acuan baku bisa dilihat lebih jauh dalam ISO 35001 tentang manajemen biorisiko atau ISO 17025 tentang kegiatan pengendalian dan jaminan mutu laboratorium serta regulasi lainnya.