Arsip sebagai dokumen tertulis tidak pernah dengan sengaja diciptakan untuk kepentingan sejarah. Arsip sebagai sumber penelitian memperoleh tempat yang pertama sebagai bahan yang dipergunakan untuk penulisan sejarah dan diciptakan dalam suasana yang sezaman dan dekat dengan peristiwa yang terjadi dapat berarti sebagai firtshands knowledge (Mona Lohanda : 2011, hlm. 12 – 15). Terdapat beberapa sudut pandang akademis yang menempatkan arsip sebagai sumber penelitian:
- Arsip merupakan sumber sejarah yang menempati kedudukan tertinggi dibanding dengan sumber lainnya;
- Arsip diciptakan dalam suasana yang sezaman dengan dengan peristiwanya;
- Arsip merupakan firsthand knowledge yang kredibiltasnya dapat diandalkan;
- Arsip mempunyai nilai informasi dan nilai kebuktian
Arsip diperlukan juga dalam penelitian berbagai cabang ilmu. Dengan demikian, segala jenis informasi yang tercakup dalam catatan arsip dapat menjadi bukti penjelasan dan acuan bagi kepentingan analisis.
Mungkin pada masa lalu orang tidak begitu menggubris arti sebuah kuitansi pembayaran honorarium penulisan yang dilakukan oleh sebuah majalah di masa pemerintahan Kolonial Belanda kepada Sukarno.
Bagi seorang ahli sosiologi, kertas kecil itu sangat berarti untuk melihat situasi sosial dan tingkat perkembangan kuitansi yang dipergunakan pada waktu itu. Dengan melihat secarik kertas tersebut, seorang ahli ekonomipun tentunya akan berusaha untuk mengetahui berapa besar honorarium yang diterima oleh seorang penulis pada setiap kali tulisannya dimuat dalam penerbitan majalah itu. Dengan demikian banyak hal dan gambaran yang dapat diperoleh dari apa yang tercantum, terekam, tertulis dalam arsip, sebab arsip itu sendiri berarti catatan tentang segala kegiatan kehidupan manusia, baik secara pribadi, sebagai warga negara, sebagai anggota masyarakat atau sebagai anggota sebuah bangsa.
Arsip perlu dihidupkan dan dapat dihidupkan sebagai sumber bahan sejarah. Yang menghidupkan adalah manusia-manusia, yang hidup jiwanya dengan “sense of history” dengan kesadaran sejarah (Ruslan Abdulgani: 1980, hlm. 12)
Arsip Memori van Overgave, yaitu semacam laporan tertulis dan merupakan bahan pertanggungjawaban dari seorang pejabat pemerintahan pada masa pemerintahan kolonial Belanda yang akan meninggalkan tugas yang pernah diembannya (sekarang disebut memorandum akhir jabatan) (Mona Lohanda : 2011, hlm. 20 – 22 dan 36 – 37).
Hal ini perlu dilakukan agar kegiatan-kegiatan yang pernah dilakukan oleh pejabat itu dapat diketahui secara lengkap oleh pimpinannya atau dapat dipergunakan sebagai bahan referensi bagai para pejabat lainnya yang menggantikannya. Dengan demikian diharapkan pejabat pengganti telah mendapatkan informasi mengenai daerah yang bersangkutan yang dapat membantu penyelenggaraan tugas dan kebijaksanaan yang akan dijalankan selanjutnya.
Laporan-laporan yang ditulisnya mengenai perjalanan kariernya pada akhirnya dapat disebut sebagai arsip. Dengan adanya arsip itu para peneliti akan lebih mudah melakukan penelitiannya untuk mengetahui keadaan yang terjadi pada suatu daerah tertentu yang pernah dipimpin oleh pejabat itu.
Arsip Residensi (khasanah arsip daerah) adalah arsip yang lebih banyak memberikan informasi yang lebih jelas mengenai kondisi suatu daerah di wilayah nusantara (Hindia Belanda) pada masa pemerintahan Kolonial. Yang termasuk dalam khsanah Arsip Residensi antara lain: Batavia, Banten, Parahiyangan (Jawa Barat), Cirebon, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Madura, Aceh, Medan, Padang, Riau, Jambi, Bengkulu, Lampung, Kalimantan Barat, Makassar, Manado Gorontalo, Ambon, Banda, Bali, Timor Timor (Mona Lohanda: 2011, hlm. 19 – 21).
