Salah Satu Upaya Pelestarian Arsip sebagai Sumber Sejarah adalah Melalui Digitasi

1. Arsip adalah Rekaman Kegiatan 

Dalam Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009, pasal 1 disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 

Disebutkan dalam Undang Undang Kearsipan tersebut bahwa arsip terdiri dari berbagai bentuk seperti kertas, foto, film, video, peta, audio, kartografi/kearsitekturan, mikrografik, dan elektronik. 

Hal ini menandakan bahwa perkembangan dunia kearsipan sudah ada peningkatan, yang sebelumnya orang hanya mengenal arsip itu hanya kertas saja. Namun dalam perkembangannnya segala hal media yang dapat merekam kegiatan atau peristiwa dinamakan arsip.

Setiap waktu semua orang dapat melakukan kegiatan dan merekamnya untuk kepentingan sendiri, keluarga, dan kantor, bahkan rekaman tersebut ada yang diabadikan untuk kepentingan masyarakat, bangsa dan negara atau dihapus, karena dianggap kurang bermanfaat. Namun demikian ada juga rekaman kegiatan yang mengandung unsur sejarah seperti lokasi meletusnya Gunung Krakatau tahun 1888, perlawanan Pangeran Diponegoro 1825 - 1830, pembacaan Naskah Proklamasi 17 Agustus 1945, pelantikan Presiden RI dari masa Sukarno hingga Prabowo Subianto, dan lainnya. Semua itu terekam dalam arsip, baik arsip konvensional (kertas) maupun media baru (media selain kertas).

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai Lembaga Negara Non Kementerian (LNPK) yang mempunyai tanggung jawab dalam bidang kearsipan nasional, wajib untuk melaksanakan pelindungan, pemeliharaan, penyelamatan dan pelestarian arsip, baik yang berasal dari Lembaga Pemerintah, Perusahaan, BUMN, Organisasi Politik, Organisasi Masyarakat, dan Perseorangan di wilayah pusat. Diwajibkan pula bagi Pemerintah Daerah untuk melaksanakan pelindungan, pemeliharaan, penyelamatan dan pelestarian arsip di wilayah masing-masing. 

Setiap Pemerintah Daerah Provinsi akan melaksanakan kegiatan tersebut pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di wilayahnya, sedangkan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota akan melaksanakan hal yang sama. Arsip yang dikelola oleh daerah dinamakan sebagai arsip daerah atau lokal (Helius Sjamsuddin: 2007, hlm. 125; lihat juga Louis Gottschalk: 1986, hlm. 35 - 38). Sementara itu, untuk Lembaga Pendidikan, dalam hal ini Perguruan Tinggi akan melakukan hal yang sama di lingkungan masing-masing.

Peta ibukota jogya & istana 1830 . Sumber : ANRI, De Haan 

Dapat kami informasi, bahwa sampai saat ini ANRI telah melaksanakan pelindungan, pemeliharaan, penyelamatan dan pelestarian arsip kertas berjumlah 30.664,60 Meter Linier (213.757.600 lembar). Jumlah arsip kertas apabila dikonversikan ke dalam satuan boks berjumlah 150.221 boks. Arsip yang tersimpan tersebut terdiri dari khasanah:

1. Masa VOC 1602 – 1799
2. Masa Hindia Belanda 1800 – 1941
3. Masa Inggris 1811 – 1816
4. Masa Jepang 1942 – 1945 (berupa wawancara sejarah lisan dengan 40 orang yang mengalami peritsiwa tersebut, arsip perseorangan, dan buku Djawa Baroe)
5. Masa Republik 1945 – hingga saat ini

Penaikan Bendera Merah Putih, disaksikan oleh Sukarno dan Moh. Hatta, 1945. Sumber : ANRI, Kempen R 580811 FG 2