#3. Format dan pengemasan yang baik juga penting.
Surat, hasil survei risiko, dan informasi dari Divisi Risk Management harus dikemas dengan baik. Ini dimaksudkan agar siapa pun yang menerima informasi atau laporan dari risk management bisa dengan cepat memahami dan memutuskan tindakan yang apa harus diambil.
#4. Akses dan koordinasi yang cepat, mendalam, dan luas.
Pernahkah kamu merasa bingung saat menerima informasi yang tidak lengkap atau bahkan terdengar seperti gosip? Pasti sangat menjengkelkan bukan?Â
Untuk mengklarifikasi, memverifikasi, dan memvalidasi informasi tersebut, Divisi Risk Management harus memiliki akses yang cepat, mendalam, dan luas ke dalam, dan keluar organisasi.
Di industri ritel misalnya, akses dan keterlibatan semua departemen terkait sangat diperlukan. Mulai dari IT, Maintenance, Visual Merchandise, Merchandise Departement, Loss Prevention, Security, Crisis Management, Internal Audit, Finance & Acconting, Ikatan Karyawan/Serikat Pekerja Karyawan, Hubungan Industrial, Compensation & Benefit, Training, Legal, Asuransi, Reseach & Development, Marketing & Pormotion, hingga Distribution Center.
Untuk hubungan keluar organisasi, data kontak penting harus sudah terdata, mulai dari lingkungan terkecil dari setiap kantor cabang perusahaan hingga outsourching yang menjadi pemasok barang dan jasa di kantor pusat.
Contohnya, di kantor cabang, data kontak penting kondisi darurat harus ada, mulai dari Polsek, Polres, bank, rumah sakit, pemadam kebakaran, Gegana, penyewaan gudang sementara, perusahaan ekspedisi, hingga seluruh struktur penting di lapangan. Mulai dari level supervisor sampai kepala kantor cabang dan bagian supporting di regional itu.
Key person list ini setidaknya harus diupdate setiap 6 bulan sekali, sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan, bahkan pada saat libur panjang, tetap dapat dihubungi dan dimintai bantuan dan kerjasamanya.
Jadi, untuk mencegah kebingungan akibat informasi yang tidak lengkap (gosip, hoaks, rumor dan sejenisnya), divisi risk management harus memiliki akses yang cepat, mendalam, dan luas ke dalam dan keluar organisasi.
#5. Kecepatan akses.
